Centralizar o estoque de uma rede de clínicas odontológicas começa pela escolha do modelo de abastecimento: uma central que compra e distribui às unidades, ou uma compra conjunta com entrega direta em cada endereço. Depois, a rede registra cada pedido interno e cada transferência entre unidades. A central cuida do cadastro e da compra em lote, e cada unidade, do estoque do dia a dia.

Hoje, muitas redes crescem com cada unidade comprando do seu jeito: o mesmo anestésico aparece com três nomes no cadastro, uma unidade fica sem resina enquanto outra guarda caixas paradas, e o gestor não sabe quanto a rede gasta de material por mês.

Por que centralizar o estoque importa para a rede?

O sinal mais claro de estoque descentralizado é o pedido urgente feito por fora do fluxo: a unidade descobre a falta durante o atendimento e compra de quem entrega mais rápido, pagando mais caro, sem que a central saiba. Repetido em várias unidades, esse pedido avulso tende a corroer a vantagem de comprar em volume.

A RDC 63/2011 da Anvisa se aplica a todos os serviços de saúde do país, “sejam eles públicos, privados, filantrópicos, civis ou militares”, o que alcança cada unidade da rede. Centralizar, na prática, significa trocar a compra improvisada por um fluxo que a rede consegue repetir e conferir.

O que a rede compra junto e o que fica com cada unidade?

A divisão separa o que ganha escala do que exige olhar de perto. Fica com a central:

  • o cadastro único de itens, com um nome e uma unidade de medida para cada material;
  • a compra em lote do que gira muito e é padronizado;
  • a negociação com fornecedores e a visão de consumo de cada unidade.

Fica com cada unidade:

  • o estoque do dia a dia, nos consultórios e no almoxarifado local;
  • o controle da validade dos lotes que chegam;
  • a conferência semanal da prateleira contra o que o sistema mostra.

Material de uma especialidade que só uma unidade atende costuma ir para a compra local, respeitando o cadastro único, e a cotação de cada pedido segue a lógica das compras da clínica. Assim, a central decide o que comprar e de quem, e a unidade responde pelo que usa.

Central que distribui ou compra conjunta: qual modelo escolher?

Na central que distribui, a rede compra, recebe, confere e abastece as unidades, o que exige espaço, responsável e transporte. Na compra conjunta, a rede negocia em bloco e o fornecedor entrega em cada unidade, que confere o próprio recebimento.

Critério Central que abastece as unidades Compra conjunta com entrega direta
Onde o material fica Almoxarifado central e estoque local Somente no estoque de cada unidade
Quem confere o recebimento A equipe da central, antes de distribuir A equipe de cada unidade, na chegada
O que exige da rede Espaço, responsável e transporte Fornecedor que entregue em vários endereços
Para quem faz mais sentido Unidades próximas, com consumo parecido Unidades distantes ou com rotinas diferentes

Uma rede com quatro unidades na mesma cidade e 14 cadeiras no total tende a se beneficiar da central, e os dois modelos podem conviver: itens de alto giro pela central e itens específicos com entrega direta.

Como organizar o pedido interno e a transferência entre unidades?

O pedido interno funciona melhor com ciclo fixo: cada unidade pede à central num dia definido, conforme o que consumiu, e a central consolida tudo antes de comprar. O estoque mínimo e o máximo valem por unidade, já que uma unidade voltada à ortodontia não consome como outra focada em implante.

A transferência entre unidades precisa de registro com item, lote, quantidade, quem enviou e quem recebeu. O art. 54 da RDC 63/2011 pede que o serviço de saúde gerencie suas tecnologias “mantendo as condições de seleção, aquisição, armazenamento, instalação, funcionamento, distribuição, descarte e rastreabilidade”. Para as exigências locais, vale confirmar com a vigilância sanitária.

Na fase de duas unidades, o pedido interno e a transferência registrada já organizam boa parte do fluxo.

Como comparar o consumo e o custo de material entre as unidades?

O inventário rotativo confere um grupo de itens por semana, alternando até cobrir o cadastro, sem parar a unidade; divergência repetida no mesmo item costuma apontar perda ou baixa esquecida.

O custo de material por procedimento mostra se uma unidade gasta mais que as outras no mesmo atendimento. No guia de precificação do Sebrae, gastos variáveis são os que “variam com o volume de vendas”; na clínica, o material de consumo segue essa lógica e acompanha o número de procedimentos.

O custo da própria central também se divide entre as unidades, por um critério que, segundo o mesmo material, “diga respeito a um fator de fato relevante no processo produtivo”. Os princípios do controle de estoque seguem valendo em cada endereço, agora com números comparáveis.

Onde a Capim entra no controle de estoque da clínica?

Na clínica, o estoque convive com agenda, prontuário e financeiro, e é nesse conjunto que entra a Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, inclui agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, num plano único, com todas as funcionalidades.

A Capim publica a página do módulo de gestão de estoque do Capim Dash, que mostra como esse controle funciona na clínica. Antes de decidir, recomenda-se verificar se o sistema registra entrada, saída e transferência por item. A Capim atende clínicas com mais de uma unidade, redes e franquias. As regras do fluxo continuam sendo decisões da equipe, que a ferramenta apoia sem substituir.

Perguntas frequentes

Quem deve cuidar do estoque central de uma rede odontológica?

Costuma funcionar melhor uma pessoa nomeada na central, responsável pelo cadastro, pelos pedidos consolidados e pelos fornecedores, com um ponto de contato em cada unidade. Assim, a unidade sabe a quem recorrer antes de comprar por fora.

Uma unidade pode emprestar material para outra sem registrar no sistema?

Pode emprestar numa falta pontual, mas o empréstimo deve entrar no registro como transferência. Esse registro mantém cada estoque fiel à prateleira e permite localizar o lote depois.

Vale a pena centralizar o estoque quando a rede tem só duas unidades?

Com duas unidades, a centralização costuma começar pelo cadastro único e pela compra conjunta, sem almoxarifado central. A central física tende a fazer sentido quando volume e proximidade justificam transporte e pessoa dedicada.

O dentista de uma unidade pode usar um material fora da lista da rede?

Pode, com justificativa clínica, e o mais organizado é pedir a inclusão do item no cadastro único antes da compra. Assim, o material entra no consumo da rede e no custo por procedimento.

O que fica

Centralizar o estoque de uma rede começa pela escolha do modelo de abastecimento e se sustenta no registro de cada pedido interno e de cada transferência, com a central cuidando da escala e a unidade, do uso diário. Com cadastro único e custo de material comparável, cada unidade passa a responder por números que a gestão consegue acompanhar. Se quiser conversar sobre o controle de estoque da sua clínica, fale com um especialista.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.