A assinatura eletrônica em documentos odontológicos funciona em três níveis definidos em lei — simples, avançada e qualificada —, e o documento de saúde assinado pelo dentista só é válido para todos os fins nos dois níveis mais altos. O receituário de medicamento sujeito a controle especial e os atestados médicos em meio eletrônico exigem o nível qualificado, com certificado digital ICP-Brasil. A escolha do nível, portanto, não é preferência de ferramenta: é o que o tipo de documento pede.

Por que a assinatura eletrônica importa no documento odontológico

O prontuário é o documento que sustenta o que foi feito, quando e por quem. O mesmo vale para a anamnese, o termo de consentimento, o plano de tratamento e o orçamento aceito pelo paciente. Quando a clínica leva esses documentos para o meio eletrônico, a pergunta deixa de ser onde guardar e passa a ser como provar quem assinou e que o texto não mudou depois da assinatura.

É isso que a assinatura eletrônica resolve: autoria e integridade. E é por isso que o nível de assinatura deixa de ser detalhe técnico e passa a ser decisão de rotina. Um documento de saúde assinado no nível mais fraco não tem a validade para todos os fins que a lei garante aos dois níveis mais altos.

Há também o lado da guarda. Em muitos sistemas, o documento assinado nasce ligado ao cadastro do paciente, com data e hora e com o histórico de quem teve acesso — o que é difícil de reconstruir quando a via existe só em papel. Em novembro de 2020, o Conselho Federal de Odontologia (CFO) passou a integrar o portal de validação de documentos do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), para documentos assinados com certificado ICP-Brasil, como informa a notícia do CFO.

O prontuário assinado também é dado de saúde, e a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II) classifica o dado referente à saúde como dado pessoal sensível. A Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) fiscaliza essa lei, o que reforça a importância de saber quem assina e quem acessa.

Os três tipos de assinatura eletrônica que a lei brasileira define

A Lei nº 14.063/2020, de 23 de setembro de 2020, é a norma que separa os três tipos no Brasil. O art. 4º descreve cada um nos incisos I, II e III e, no § 1º, explica o que os distingue: “Os 3 (três) tipos de assinatura referidos nos incisos I, II e III do caput deste artigo caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular” (texto da Lei nº 14.063/2020 no Planalto).

Na prática, a diferença é esta:

  • Assinatura eletrônica simples — é a que permite identificar o seu signatário. É o clique de aceite, o login com usuário e senha, o código enviado por mensagem. Resolve identificação em contextos de baixo risco.
  • Assinatura eletrônica avançada — usa certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio, desde que admitido pelas partes como válido. Precisa estar associada ao signatário de maneira unívoca e tornar detectável qualquer modificação posterior do documento.
  • Assinatura eletrônica qualificada — usa certificado digital no âmbito da ICP-Brasil e é descrita na lei como a que possui nível mais elevado de confiabilidade.
Critério Simples Avançada Qualificada
Certificado ICP-Brasil Não exigido Não exigido Obrigatório
Associação unívoca ao signatário Não exigida Exigida Exigida
Alteração posterior detectável Não exigida Exigida Exigida
Validade para todos os fins em documento de saúde do dentista Não garante Sim Sim
Vale para receituário controlado e atestado médico eletrônico Não Não Sim
Facilidade de coleta com o paciente A maior Média A menor

Na última linha a simples leva vantagem, e é por isso que ela serve para confirmações e comunicações de baixo risco, fora do documento de saúde: o que ela ganha em praticidade perde em força de prova.

O ponto que costuma escapar da rotina da clínica é que os três níveis existem para tipos de documento diferentes, e não para o mesmo documento em dias diferentes. Quem decide o nível é a natureza do papel assinado — e, para os documentos de saúde, quem decide é a própria lei.

Qual nível de assinatura cada documento odontológico pede

O art. 14 da Lei nº 14.063/2020 é o dispositivo que interessa à odontologia: “os documentos eletrônicos subscritos por profissionais de saúde e relacionados à sua área de atuação são válidos para todos os fins quando assinados por meio de: I - assinatura eletrônica avançada; ou II - assinatura eletrônica qualificada.” Ou seja, para o documento clínico assinado pelo dentista, a assinatura simples não basta.

O art. 13 da mesma lei fecha a exceção mais restritiva: o receituário de medicamento sujeito a controle especial e os atestados médicos em meio eletrônico, previstos em ato do Ministério da Saúde, somente são válidos quando subscritos com assinatura eletrônica qualificada. O parágrafo único do art. 14 deixa a especificação de outras hipóteses a ato do Ministro da Saúde ou da Diretoria Colegiada da Anvisa.

Documento Nível mínimo O que isso significa na rotina
Receituário de medicamento sujeito a controle especial Qualificada (certificado ICP-Brasil) Não há caminho alternativo: sem certificado qualificado, o documento não é válido.
Atestado em meio eletrônico Qualificada (certificado ICP-Brasil) Mesma trava do receituário controlado. O art. 13 usa a expressão “atestados médicos”; para o atestado odontológico, o caminho seguro é a qualificada, e vale confirmar a exigência com o CRO da região.
Demais documentos de saúde: prontuário, anamnese, plano de tratamento, relatório, pedido de exame Avançada ou qualificada A simples não basta; qualquer um dos dois níveis mais altos serve.
Termo de consentimento do tratamento Avançada ou qualificada Quando subscrito pelo dentista e ligado à sua área de atuação, tende a entrar no art. 14; na dúvida, use um dos dois níveis mais altos.
Contrato de prestação de serviços e orçamento firmados com o paciente Definido entre as partes Não são documentos de saúde; a lei não fixa o mesmo nível (ver abaixo).
Prontuário de papel digitalizado Certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito A regra de digitalização vem da Lei nº 13.787/2018.

E os documentos que não são de saúde: contrato, orçamento e digitalização

Para os documentos não clínicos que a clínica também assina com o paciente — contrato de prestação de serviços e orçamento —, o caminho é outro.

O Capítulo II da Lei nº 14.063/2020, que trata da interação com entes públicos, não se aplica à interação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado (art. 2º, parágrafo único, inciso II, alínea “a”). Para esse tipo de documento, o que sustenta a validade é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, de 24 de agosto de 2001. O art. 10, § 1º, estabelece que as declarações constantes de documento assinado com certificado ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários; o § 2º diz que a MP não obsta a utilização de outro meio de comprovação de autoria e integridade, “inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil”, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento (texto da MP nº 2.200-2/2001).

Traduzindo para a clínica: no documento de saúde, a lei diz quais níveis dão validade para todos os fins; no documento contratual entre clínica e paciente, o que vale é o acordo entre as partes sobre o meio utilizado, e o certificado ICP-Brasil traz a presunção de veracidade que os demais meios não trazem por si. Quando o caso é contrato, orçamento ou qualquer peça com efeito financeiro relevante, vale levar a dúvida ao advogado da clínica antes de definir o padrão — e aí entra um documento que a clínica já usa todos os dias, o orçamento do tratamento odontológico.

Há ainda a digitalização. A Lei nº 13.787/2018, de 27 de dezembro de 2018, trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuário. O art. 2º, § 2º, define que, no processo de digitalização, será utilizado certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito. Quem está convertendo o acervo de papel encontra a comparação entre os dois formatos em prontuário em papel ou prontuário eletrônico: o que muda.

Como funciona o fluxo de assinatura no dia da clínica

Fora da teoria, o fluxo de assinatura é uma sequência curta — e cada etapa tem uma decisão embutida.

  1. Gerar o documento no sistema. Prontuário, anamnese, plano de tratamento, orçamento, receita ou atestado saem do sistema com formatação e conteúdo definidos, não como arquivo solto em pasta compartilhada.
  2. Definir o nível antes de enviar. O tipo do documento determina o nível — e é aqui que muitos erros acontecem, ao se usar o mesmo padrão de coleta para tudo.
  3. Colher a assinatura na presença do paciente ou por link. Na sala, o paciente assina na tela; a distância, recebe uma via com link próprio e assina no celular ou no computador.
  4. Registrar a trilha. Data, hora, identificação de quem assinou e o mecanismo usado ficam ligados ao documento. Nos níveis com detecção de alteração, qualquer modificação posterior é percebida.
  5. Guardar junto ao prontuário. O documento assinado passa a fazer parte do registro do paciente, com acesso controlado por papel na equipe.
  6. Entregar a via ao paciente. Documento assinado na tela sem cópia acessível ao paciente enfraquece a relação.
  7. Arquivar com critério. O acervo digital precisa de rotina de backup e de controle de quem vê o quê dentro da equipe.

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O que olhar em um sistema antes de contar com a assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica faz parte de vários sistemas de gestão odontológica, e o que importa é como ela funciona por baixo. Vale exigir clareza em seis pontos:

  • Quais tipos de assinatura o sistema suporta. Um sistema pode permitir apenas coleta de assinatura simples; outro pode trabalhar com níveis mais altos. A pergunta correta não é “tem assinatura eletrônica?”, e sim qual tipo está disponível para qual documento.
  • Como o signatário é identificado. O mecanismo de identificação é o que dá lastro ao nível de confiança: login e senha descrevem um nível; certificado e verificação associada ao signatário descrevem outro.
  • Se a alteração posterior é detectável. Documento que pode ser editado depois de assinado sem deixar rastro não sustenta integridade.
  • Se existe trilha de auditoria. Quem assinou, quando, de onde e por qual método precisa ficar registrado e recuperável.
  • Se o documento assinado fica dentro do prontuário. Assinatura em ferramenta separada do prontuário cria dois acervos que não se conversam.
  • Controle de acesso e exportação. Perfis por papel na equipe, histórico de acessos e possibilidade de exportar o documento quando o paciente ou o advogado pedir.

A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. A empresa foi fundada em 2021, e mais de 100 mil pacientes têm acesso facilitado ao tratamento (página de impacto da Capim). O Capim Dash, seu software de gestão, tem prontuário eletrônico, anamnese digital e assinatura eletrônica, em plano único com todas as funcionalidades, e aplicativo para Android e iOS.

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Os erros que enfraquecem ou anulam a assinatura

Tratar todos os documentos com o mesmo padrão. É um erro que custa caro: a clínica adota a assinatura mais simples disponível e passa a usá-la em receita controlada, atestado e prontuário, que exigem níveis mais altos.

Imprimir, assinar à mão e digitalizar sem certificado. A digitalização de prontuário tem regra própria na Lei nº 13.787/2018, e a digitalização feita por foto ou scanner, sem certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito, não atende ao que a norma pede para a clínica poder descartar o papel.

Não registrar a trilha. Documento assinado sem registro de quem assinou, quando e por qual mecanismo perde justamente a prova que a assinatura deveria criar.

Assinar versão que muda depois. Se o sistema permite editar o conteúdo depois da assinatura sem deixar marca, o documento não sustenta integridade — e nenhuma clínica quer descobrir isso numa discussão com o paciente.

Confundir assinatura com consentimento informado. A assinatura comprova autoria do que está escrito; ela não substitui a conversa registrada sobre riscos, alternativas e limites do tratamento, que continua sendo conteúdo clínico. Já a ficha de saúde que antecede o tratamento está em anamnese digital e como usar na clínica.

Deixar o paciente sem via. Assinatura colhida sem cópia acessível cria assimetria de informação. Pesa mais justamente em contrato e orçamento.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada?

A Lei nº 14.063/2020 define três tipos, e o que os separa é o nível de confiança sobre a identidade de quem assina e sobre a manifestação de vontade. A simples é a que permite identificar o signatário. A avançada usa certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio admitido pelas partes como válido, associa o signatário de maneira unívoca e torna detectável qualquer modificação posterior do documento. A qualificada usa certificado digital no âmbito da ICP-Brasil e é a de nível mais elevado de confiabilidade.

A assinatura eletrônica simples vale para prontuário e receita odontológica?

Para o documento de saúde assinado pelo dentista, a simples não basta: o art. 14 da Lei nº 14.063/2020 considera os documentos eletrônicos subscritos por profissionais de saúde e relacionados à sua área de atuação válidos para todos os fins quando assinados por assinatura eletrônica avançada ou qualificada. Para documentos que não são de saúde, como o contrato firmado entre a clínica e o paciente, a lei não fixa esse mesmo nível: o que vale é o meio admitido pelas partes, na forma da MP nº 2.200-2/2001.

Receita de medicamento controlado pode ser assinada eletronicamente?

Pode, e exige o nível mais alto. O art. 13 da Lei nº 14.063/2020 diz que o receituário de medicamento sujeito a controle especial e os atestados médicos em meio eletrônico somente são válidos quando subscritos com assinatura eletrônica qualificada, ou seja, com certificado digital ICP-Brasil. Fora desses casos específicos, o parágrafo único do art. 14 deixa outras hipóteses a critério de ato do Ministro da Saúde ou da Diretoria Colegiada da Anvisa.

Preciso de certificado ICP-Brasil para assinar documentos odontológicos?

Depende do documento. A assinatura qualificada exige certificado ICP-Brasil; a avançada admite certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio, desde que associada ao signatário de maneira unívoca e com modificação posterior detectável. Os documentos de saúde precisam de um desses dois níveis. Já a digitalização de prontuário em papel pede certificado emitido no âmbito da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito, conforme a Lei nº 13.787/2018.

O que verificar no sistema da clínica antes de contar com a assinatura eletrônica?

Quais tipos de assinatura o sistema suporta e para quais documentos, como o signatário é identificado, se a alteração posterior é detectável, se há trilha de auditoria com data e hora, se o documento assinado fica dentro do prontuário e se os acessos são controlados por papel na equipe. Como a oferta varia bastante entre sistemas, vale confirmar na demonstração o nível exato de assinatura disponível para cada tipo de documento.

Em resumo

A assinatura eletrônica em documentos odontológicos não é um recurso homogêneo: a Lei nº 14.063/2020 define três níveis, e o tipo do documento decide qual deles serve — avançada ou qualificada para o documento de saúde, qualificada para o receituário de controle especial e para os atestados médicos, e o aceite das partes para o documento contratual. Na rotina, a clínica precisa saber qual documento pede qual nível, manter a trilha de assinatura junto ao prontuário e escolher um sistema que deixe claro o que oferece em cada caso.

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Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.