Como montar um DRE simples para a clínica odontológica

Dá para montar um DRE de clínica odontológica em uma planilha, com uma tarde de trabalho por mês. O difícil não é o formulário: é separar a receita por procedimento, o material e o laboratório que cada atendimento consome, o repasse de quem atende junto e o pró-labore do dono. Sem essas quatro separações, o número que sobra no fim do mês parece lucro e não é.

Por que um DRE simples importa para a clínica odontológica em 2026

O saldo da conta bancária não responde se a clínica deu lucro. Ele mistura o dinheiro do tratamento em andamento, o do parcelamento que só entra nos próximos meses e, em muitas clínicas, o dinheiro da empresa com o dinheiro pessoal do dentista. O DRE — Demonstração do Resultado do Exercício — faz outro recorte: mostra, num período fechado, o que a clínica faturou, o que consumiu para faturar e o que sobrou.

Sem essa conta, decisões como reajustar preço, contratar mais um dentista, trocar de laboratório ou ampliar o marketing são tomadas por sensação.

Dois números publicados pela própria Capim na página de ESG mostram o ponto de partida: 7 em cada 10 clínicas gerenciam pagamentos manualmente e 50% dos brasileiros interrompem o tratamento por falta de dinheiro (página ESG da Capim, consultada em 09/2026). A receita de uma clínica entra picada, em meios de pagamento diferentes, e parte dela não chega. O DRE simples transforma esse movimento disperso em uma conta que cabe em uma folha.

O que entra em cada linha: o esqueleto do DRE de uma clínica

A ordem das linhas importa mais do que os nomes que a clínica dá a elas. O princípio é subtrair em camadas: primeiro o que reduz a receita, depois o que varia com o atendimento, depois o que é fixo, e só no fim o que remunera o dono.

Linha do DRE	O que entra nela na clínica odontológica
Receita bruta	Tudo o que foi executado e faturado no período, agrupado por procedimento: consultas, profilaxia, restaurações, endodontia, exodontia, implantes, ortodontia, próteses
Deduções da receita	Impostos sobre o faturamento, descontos concedidos no orçamento, valores glosados por convênio e taxas de cartão
Custos variáveis	Material odontológico, material de consumo e laboratório de prótese — crescem com o volume de atendimento
Repasse de associado	O percentual combinado com o dentista que atende e não é sócio; quando há contrato de repasse, é custo direto do procedimento
Despesas fixas	Aluguel, energia, água, internet, salários e encargos, contador, sistema de gestão e marketing
Resultado operacional	O que sobra depois de todos os custos e despesas, antes de pagar o dono
Pró-labore do sócio	A remuneração do dentista pelo trabalho clínico e de gestão que ele executa; é despesa da clínica
Resultado líquido	O que sobra depois do pró-labore — o lucro da empresa, não o salário do dono

Duas linhas costumam ser as mais mal preenchidas. O repasse de associado é muitas vezes pago como se fosse retirada de lucro, e o resultado do mês parece melhor do que é. O laboratório de prótese, por sua vez, é lançado como despesa fixa mesmo sendo um custo que acompanha o número de próteses entregues. Nos dois casos, o custo real do procedimento desaparece da conta.

O passo a passo para montar o DRE da clínica

O caminho abaixo foi pensado para ser feito uma vez por mês, com o mês anterior fechado. Na primeira rodada, reserve mais tempo: a classificação inicial é a parte lenta.

Feche a receita do período. Trabalhe com mês encerrado, nunca com o mês corrente. Some toda a receita faturada, independentemente de o valor já ter entrado, e separe o particular do que vem de convênio.
Agrupe a receita por procedimento. Crie de cinco a oito grupos, não trinta. “Restauração”, “endodontia”, “cirurgia”, “implante”, “ortodontia”, “prótese” e “outros” já revelam de onde vem o faturamento.
Separe as deduções. Impostos sobre o faturamento, descontos dados no orçamento, glosas de convênio e taxas de cartão e de outros meios de pagamento, cada um em linha própria.
Levante os custos variáveis. Some o material consumido e o pago ao laboratório de prótese. Com controle por atendimento, o custo variável por grupo de procedimento mostra quais tratamentos realmente pagam a conta.
Some os repasses de associados. Considere o que foi combinado e pago a cada profissional não sócio, pelo critério do contrato.
Liste as despesas fixas. Aluguel, energia, água, internet, folha e encargos, contador, sistema, marketing, manutenção. O que é cobrado uma vez por ano entra rateado, para não distorcer um mês isolado.
Calcule o resultado operacional. Receita líquida menos custos variáveis, repasses e despesas fixas. É o número que diz se a operação se paga do jeito que está montada.
Defina o pró-labore e lance-o como despesa. Escolha um valor mensal para a remuneração do dono, registre-o de forma constante e trate-o como qualquer outra despesa.
Chegue ao resultado líquido. Resultado operacional menos pró-labore — o que pode ser reinvestido, distribuído ou guardado para os meses fracos.
Compare com os meses anteriores. Um DRE isolado informa pouco; três meses na mesma planilha mostram tendência de receita, de custo e de margem.

Se a clínica usa um software de gestão, boa parte do passo 1 já está registrada no sistema e o trabalho mensal se resume a classificar. O que o sistema não decide é o critério de classificação — esse é do dono, e vale escrever as regras para que não mudem a cada mês.

O pró-labore: a linha que faz o resultado mentir

Um DRE de clínica sem pró-labore é um relatório otimista. Se o dono não recebe salário, ele retira dinheiro da empresa conforme a necessidade — e essa retirada não aparece como custo em lugar nenhum. O resultado operacional fica inflado, e a clínica pode parecer lucrativa mesmo quando não dá para pagar o que deveria pagar ao dentista por seu trabalho.

A pergunta que resolve isso é simples: se o dono não atendesse nessa clínica e trabalhasse em outra, quanto receberia? Esse valor, ou a parte dele que a clínica sustenta hoje, é o pró-labore. Pró-labore é remuneração pelo trabalho; lucro é retorno do negócio. Misturar os dois faz o dono acreditar que a clínica vai bem quando o que existe é um emprego caro.

Uma clínica pode ter resultado operacional positivo e resultado líquido apertado — e essa é uma informação valiosa: a operação se paga, mas ainda não há folga para contratar, ampliar estrutura ou distribuir lucro.

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O que acompanhar depois que o DRE existe

O demonstrativo não substitui os outros números da gestão; ele organiza o contexto deles.

O lucro e o caixa são coisas diferentes. Um mês com resultado positivo pode ter caixa apertado se as parcelas dos tratamentos ainda não entraram — é o que explica por que existem meses em que a conta fecha no papel e não fecha no banco, assunto de qual a diferença entre lucro e caixa na clínica odontológica.

O valor médio por atendimento explica a receita. A linha de receita bruta só melhora de duas formas: mais atendimentos ou procedimentos de maior valor. Acompanhar o valor médio por atendimento ao lado do número de atendimentos mostra qual dos dois está puxando o resultado — o cálculo está detalhado em como calcular o ticket médio da clínica odontológica.

A conversão de orçamento explica o funil. Se o custo variável sobe e a receita não acompanha, o gargalo pode estar antes do caixa, no momento em que o paciente decide. Comparar os orçamentos apresentados com os aprovados no mês ajuda a localizar onde a receita planejada se perdeu — o indicador está em qual a taxa de aceitação de orçamento de uma clínica odontológica.

A comparação entre unidades fecha o quadro. Quando a clínica tem mais de um endereço, o mesmo demonstrativo por unidade mostra qual sustenta o resultado do grupo e qual apenas acompanha — o método está em como saber qual unidade da clínica dá mais lucro.

Os erros que fazem a conta não fechar

Misturar o dinheiro pessoal com o da clínica. Quando a mesma conta paga o aluguel da casa e o laboratório, nenhum dos dois lados tem resultado confiável.
Lançar a compra de material pelo valor pago, não pelo consumido. Um lote comprado em janeiro e usado até abril distorce os quatro meses.
Tratar o parcelamento do paciente como receita recebida. O tratamento faturado entra na receita, mas o dinheiro que ainda não chegou é conta a receber.
Anotar o repasse de associado como distribuição de lucro. Se o contrato é de repasse por atendimento, é custo do procedimento.
Esquecer as taxas dos meios de pagamento. Elas são dedução da receita e, no acumulado do ano, mudam a margem.
Não ratear o que é anual. Lançados inteiros, seguro, licenças e tributos anuais fazem um mês parecer ruim e os outros onze parecerem melhores do que são.

O que dá para fazer só com processo — e onde entra ferramenta

Nas primeiras rodadas, o DRE é processo: planilha, critério escrito e uma rotina fixa de fechamento. Depois que o critério está estável, o gargalo deixa de ser a conta e passa a ser o dado de entrada — quem junta os recebimentos por meio de pagamento e quem lembra quais parcelas entraram.

É nesse ponto que a ferramenta entra, e a Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. Fundada em 2021, ela opera em três frentes: o Capim Dash, o software de gestão odontológica que concentra agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica e financeiro, com aplicativo para iOS e Android; o crédito ao paciente, com o Financiamento Capim e o Carnê Capim como formas de parcelamento do tratamento; e a Maquininha Capim, o meio de pagamento da própria Capim, com baixa automática no sistema. Quando o pagamento passa pela maquininha da mesma casa, o passo 1 do fechamento mensal deixa de depender de alguém comparar comprovante, extrato e agenda.

O que um sistema não faz é definir o critério de classificação nem escolher o valor do pró-labore — essas duas decisões são do dono. E vale a prudência de sempre: o nível de detalhe que o módulo financeiro entrega em relatórios e a forma de exportar para a contabilidade são pontos a confirmar na demonstração, com a própria rotina na mão. A comparação entre um sistema de gestão e a planilha está em como medir o retorno do software de gestão na clínica odontológica.

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Perguntas frequentes

Com que frequência a clínica deve fechar o DRE?

O mínimo útil é uma vez por mês, com o mês já encerrado — o fechamento mensal permite corrigir rumo antes que o erro se acumule. O fechamento trimestral e o anual ganham outra função: comparar tendência e servir de base para a conversa com o contador.

Uma clínica de uma cadeira precisa de DRE?

Precisa, e talvez mais do que uma clínica maior. Em estrutura pequena, o dono costuma ser o clínico, o gestor e o caixa ao mesmo tempo, e é aí que a separação entre dinheiro da empresa e dinheiro pessoal se perde com mais facilidade. O demonstrativo de um consultório pode ter poucas linhas — receita, material, laboratório, despesas fixas e pró-labore — e ainda assim responder à pergunta que importa.

Quem deve montar o DRE: o dono ou o contador?

O contador cuida das obrigações fiscais e da apuração de tributos, e a contabilidade oficial segue regras próprias. O DRE gerencial tem outro objetivo: ser simples, mensal e legível pelo dono, para orientar decisão de preço, de contratação e de investimento. Quem melhor entende os critérios de classificação da casa é quem acompanha a rotina.

Como tratar o material de consumo no DRE?

Material de consumo entra como custo variável, pelo que foi consumido no período, e não pelo que foi comprado. Clínicas que compram em lote podem trabalhar com estoque e baixa de consumo: a compra é registrada como estoque e o custo reconhecido conforme o material é usado nos atendimentos. Sem essa separação, um mês de compra grande esconde a margem real dos outros.

O que fazer quando o DRE mostra prejuízo?

Antes de mexer em preço, vale separar as causas. Prejuízo pode vir de receita baixa, de custo variável alto em relação ao que se cobra por procedimento, de despesa fixa grande para o volume atual ou de pró-labore acima do que a operação sustenta. Cada causa pede uma resposta diferente: reajuste de tabela, renegociação com fornecedor e laboratório, revisão de estrutura ou ajuste do próprio pró-labore.

Em resumo

Um DRE de clínica é uma subtração em camadas: receita bruta, deduções, custos variáveis, repasse de associado, despesas fixas, pró-labore e resultado líquido.
Material, laboratório e repasse de associado são custos que acompanham o atendimento; sem separá-los, a margem por procedimento desaparece.
O pró-labore precisa estar no demonstrativo como despesa. Sem ele, o resultado operacional fica inflado e o dono confunde salário com lucro.
Se a clínica usa um sistema, o fechamento mensal fica mais rápido — mas o critério de classificação e o valor do pró-labore continuam sendo decisão do dono.

Para revisar a rotina financeira da clínica com quem acompanha clínicas odontológicas todos os dias: Fale com especialista.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.