A agenda de uma clínica com várias especialidades se organiza por profissional e por cadeira, com a duração de cada procedimento definida por especialidade e com blocos reservados para quem atende em dias fixos. Com essas regras registradas, o encaminhamento entre especialidades segue um fluxo combinado e não depende de quem se lembrou de marcar.

Numa clínica de quatro cadeiras, o clínico geral, o ortodontista, o implantodontista e o endodontista dividem a mesma recepção, e um deles atende apenas em dois dias da semana. Cada especialidade ocupa a cadeira por um tempo e volta num ritmo próprio, e a secretária decide, a cada pedido de horário, qual profissional e qual cadeira cabem no encaixe.

Por que a agenda se complica quando a clínica reúne várias especialidades?

Em uma clínica de especialidade única, a agenda segue um só padrão de tempo e de retorno. Com várias, a recepção passa a lidar com padrões que não se parecem: avaliações, manutenções mensais, sessões de procedimento e retornos de acompanhamento disputam os mesmos horários e as mesmas cadeiras.

Num estudo em um Centro de Especialidades Odontológicas regional do Ceará, publicado na Revista ROBRAC, as consultas de retorno representaram 67% do total de faltas.

O problema é que o erro de uma especialidade se espalha pelas outras. Um procedimento que ultrapassa o tempo previsto atrasa o paciente seguinte, e um horário mal encaixado deixa uma cadeira ociosa enquanto outra fica sobrecarregada. Os princípios da agenda da clínica odontológica continuam valendo, com um acréscimo: cada especialidade ganha a sua própria regra.

Como dividir a agenda por profissional e por cadeira?

O ponto de partida é separar o que pertence ao profissional do que pertence à cadeira. O profissional tem dias, horários e especialidade; a cadeira, o equipamento e a sala, que podem ser usados por mais de um profissional ao longo da semana. Uma agenda que mostra os dois ao mesmo tempo evita a dupla marcação e deixa visível onde há espaço.

Na prática, a divisão costuma ficar assim:

  • uma coluna da agenda para cada profissional, com a especialidade identificada no nome;
  • a cadeira definida no mesmo registro do horário, sobretudo quando o procedimento exige um equipamento específico;
  • bloqueios para os períodos em que o profissional não atende, de modo que a recepção não ofereça um horário que não existe;
  • rótulos ou cores por tipo de atendimento: avaliação, procedimento, retorno e manutenção.

Como definir o tempo de cada procedimento em cada especialidade?

A duração se define por tipo de atendimento, e não apenas por profissional, já que um mesmo dentista alterna consultas curtas e sessões longas. A recomendação é pedir a cada especialista o tempo que cada atendimento realmente ocupa e comparar com os horários das últimas semanas. O método de medir está em como definir a duração de cada tipo de consulta.

Duas práticas mantêm o dia em ordem: prever o tempo pelo caso mais demorado de cada tipo de atendimento e deixar uma margem entre uma sessão longa e a consulta curta que vem depois.

Como encaixar o especialista que atende em dias fixos e o retorno mensal da ortodontia?

O especialista que visita a clínica em dias determinados pede uma agenda aberta com antecedência e organizada em blocos inteiros. A recepção concentra naquele dia as avaliações e os procedimentos dele, e o paciente que precisa do especialista sai da consulta com o horário já marcado.

Quando o profissional atende também em outra clínica, o cuidado é o da agenda de quem atende em mais de um lugar: combinar os dias, registrar os pacientes em um só cadastro e não deixar horários soltos.

A ortodontia pede uma regra à parte, porque vive de retorno mensal: o intervalo entre as manutenções é decisão do ortodontista, e à agenda cabe garantir que o paciente saia da consulta com o horário seguinte marcado. Para o paciente que precisa ser acomodado fora do bloco combinado, vale o método de encaixe sem bagunçar a agenda.

Como encaminhar o paciente de uma especialidade para outra sem perdê-lo?

O encaminhamento interno é um dos pontos em que o paciente se perde, porque a indicação é feita na cadeira e a marcação fica para depois. O fluxo que resolve isso tem poucos passos:

  • o profissional que indica registra o encaminhamento no cadastro do paciente, com a especialidade de destino;
  • a recepção marca a primeira consulta da outra especialidade antes de o paciente deixar a clínica;
  • uma lista semanal reúne os encaminhamentos ainda sem data marcada, e alguém da equipe entra em contato com cada um.

Assim, o paciente que sai de uma avaliação com a indicação de um implante ou de um tratamento de canal permanece dentro da clínica.

Em um estudo no Ceará com 237 prontuários de tratamentos ortodônticos, a chance de falta ficou em torno de duas vezes maior quando houve mudança de profissional, segundo a Ciência & Saúde Coletiva, na SciELO.

Como a Capim ajuda a organizar a agenda da clínica?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente.

O Capim Dash, software de gestão da Capim, traz a agenda junto com prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades e uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda, o que acompanha uma clínica em que cada especialidade tem os seus profissionais.

Os lembretes e as confirmações de consulta pelo WhatsApp saem de forma automática, no agendamento, 24 horas antes e 1 hora antes da consulta, sem custo por mensagem. Isso ajuda a proteger a agenda de cada especialidade das faltas de última hora. Se a clínica depende de um recurso muito específico, como a divisão da agenda por profissional e por cadeira, vale confirmar na demonstração.

Perguntas frequentes

Como organizar a agenda quando o ortodontista atende só duas vezes por semana?

Reserve os dias dele em blocos inteiros e abra a agenda com antecedência, concentrando ali as avaliações e as manutenções. O paciente deve sair de cada manutenção com a próxima já marcada, para que o retorno mensal não dependa de um novo contato da recepção.

Clínico geral e especialistas devem ter agendas separadas ou uma agenda única?

Uma agenda única, com uma coluna por profissional, costuma funcionar melhor, porque a recepção enxerga de uma vez as cadeiras e os horários livres. A separação por especialidade pode ficar nos rótulos por tipo de atendimento.

Quem deve marcar a consulta do paciente encaminhado para outra especialidade?

A recepção, com o encaminhamento anotado pelo profissional que indicou, e ainda antes de o paciente sair da clínica. Marcar na hora evita que a indicação dependa de o paciente ligar depois.

Como evitar que um procedimento longo atrase os pacientes das outras especialidades?

Defina o tempo do procedimento pelo caso mais demorado daquele tipo de atendimento e deixe uma margem depois das sessões longas. Revisar periodicamente a duração realizada mostra onde a agenda previu menos do que a rotina exige.

O que fica

A agenda de uma clínica com várias especialidades funciona quando cada uma tem a sua regra de profissional, cadeira, tempo e retorno, e quando o encaminhamento entre elas é marcado antes de o paciente sair. Reunir a agenda e as confirmações de consulta em um só sistema concentra o trabalho da recepção, e quem quiser conversar sobre a rotina da própria clínica pode falar com especialista.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.