Dá para planejar o caixa do último trimestre sem adivinhar quanto vai entrar. O caminho é separar as saídas que têm data marcada em lei — a parcela final do 13º salário, o terço de férias e o pagamento das férias antes do descanso — e projetar a entrada pela série histórica da própria clínica. São três movimentos: listar as obrigações datadas do trimestre, projetar o recebimento pelo que a clínica efetivamente recebeu e decidir antes o que fazer com a diferença.
Por que parte do caixa do fim de ano já tem data marcada
Em muitas clínicas, o caixa é difícil de cronometrar. O paciente aceita o orçamento quando aceita, o convênio paga quando paga, a parcela atrasa quando atrasa. Nos últimos meses do ano, uma parte das saídas deixa de ser estimativa e passa a ser data: o 13º, as férias da equipe e o terço constitucional têm prazo definido em lei federal, e prazo é o que permite montar um calendário.
É uma inversão útil: o lado que assusta é o que entra; o lado que se pode datar com precisão é o que sai. Segundo a página de impacto da Capim, 7 em cada 10 clínicas gerenciam pagamentos manualmente. Quando o controle é manual, a série histórica costuma ser mais difícil de reunir na hora de projetar.
Lucro e caixa não são a mesma coisa — e o fim de ano separa os dois
Um mês pode fechar com lucro no papel e caixa apertado: o faturamento de um tratamento é reconhecido quando o serviço é prestado, e o dinheiro entra conforme o paciente paga. Lucro é o que a clínica ganhou no período; caixa é o que entrou. O 13º e as férias são saída de caixa no dia em que são pagos, não no dia em que o atendimento foi feito. Por isso o planejamento começa pela separação entre faturado e recebido.
O calendário das obrigações datadas do último trimestre
Quatro regras federais e dois dispositivos da CLT dão as datas que entram no calendário:
| Obrigação do trimestre | O que a regra determina |
|---|---|
| 13º salário — Lei nº 4.090/1962, art. 1º | No mês de dezembro, cada empregado recebe uma gratificação salarial correspondente a 1/12 avos da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço do ano correspondente |
| Parcela final do 13º — Lei nº 4.749/1965, art. 1º | A gratificação deve ser paga até o dia 20 de dezembro, compensado o adiantamento já recebido |
| Adiantamento do 13º — Lei nº 4.749/1965, art. 2º | Entre fevereiro e novembro, o empregador paga, de uma só vez, metade do salário do mês anterior; não é obrigado a pagar a todos os empregados no mesmo mês, e o empregado que pedir em janeiro o recebe junto com as férias (§ 2º) |
| Terço de férias — Constituição Federal de 1988, art. 7º, inciso XVII | Férias anuais remuneradas com pelo menos um terço a mais do que o salário normal |
| Pagamento das férias — CLT, art. 145 | A remuneração das férias, e o abono quando houver, é paga até dois dias antes do início do respectivo período |
| Férias coletivas — CLT, art. 139, §§ 2º e 3º | O empregador comunica ao órgão local do Ministério do Trabalho as datas de início e fim com antecedência mínima de 15 dias, envia cópia aos sindicatos e afixa aviso nos locais de trabalho; microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas de comunicar ao Ministério do Trabalho (Lei Complementar nº 123/2006, art. 51, V) |
Vale registrar o alcance: essas regras valem para empregado sob regime CLT. Dentista parceiro, autônomo ou que atua por pessoa jurídica não recebe 13º nem férias por essas leis, e eventuais regras próprias de convenção coletiva também podem se aplicar. Encargos e tributos sobre essas saídas dependem do enquadramento da clínica; vale confirmar com o contador o regime de cada profissional e a dispensa de comunicação das férias coletivas.
O passo a passo para montar a projeção
- Liste quem é CLT e qual é a base de cada um. Para o 13º, a referência é a remuneração devida em dezembro; para as férias, o salário do período mais o terço.
- Calcule o 13º proporcional. Cada empregado acumula 1/12 avos da remuneração por mês de serviço no ano: quem entrou em março tem menos avos a receber do que quem está desde janeiro.
- Confira o adiantamento. Se já foi pago, abate a parcela final; se ainda não foi, a decisão de quando pagar entra no calendário, e pode ser em meses diferentes para empregados diferentes.
- Mapeie as férias da equipe. Quem tem período a vencer, quem já marcou, quando cada período começa. O pagamento sai até dois dias antes do início, o que define a semana da saída.
- Se a ideia é férias coletivas, comece pelo prazo. A comunicação das datas de início e fim exige antecedência mínima de 15 dias; esse prazo define quando a decisão tem de estar tomada.
- Monte o cenário base de entrada pelo recebido, não pelo faturado. Some o que entrou de fato nos últimos meses, semana a semana, e use isso como ponto de partida: a série da própria clínica costuma ser a referência mais confiável de que se dispõe. O movimento do fim do ano varia de clínica para clínica: o que vale é o que os números da própria clínica mostram.
- Some o que já está a receber e compare, semana a semana, com a saída datada mais as despesas fixas. As parcelas vencidas e as que vencem no trimestre entram com o comportamento real de atraso, não com o prazo ideal. O mês inteiro esconde o problema; a semana em que as curvas se cruzam é a que importa.
- Decida a diferença antes, e por escrito. Antecipar recebimento, renegociar prazo com fornecedor, usar reserva ou escalonar o adiantamento são alternativas que precisam de dias para acontecer. O Sebrae/RS define o capital de giro como “o montante de dinheiro que você precisa para fazer a empresa girar e para pagar os compromissos todos os meses”. Se o tamanho da reserva não estiver claro, comece pelo custo fixo mensal: como calcular quanto custa manter a sua clínica odontológica.
Processo, planilha ou sistema: o que serve a cada tamanho de clínica
Escolher o suficiente, não o máximo, depende do porte da clínica:
| Critério | Papel ou caderno | Planilha | Sistema de gestão |
|---|---|---|---|
| Custo de começar | Menor: nenhum | Baixo | Maior: exige implantação |
| Equipe pequena, poucas saídas datadas | Basta o calendário | Funciona | Pode ser mais do que a rotina pede |
| Projeção semana a semana pela série de recebimentos | Trabalhosa | Boa, com disciplina de preenchimento | Boa, se os pagamentos forem registrados no sistema |
| Faturado, recebido e em aberto no mesmo lugar | Não | Só com redigitação | Sim, se os pagamentos forem registrados no sistema |
| Risco de erro de digitação | Alto | Médio | Menor |
O que medir para saber se o planejamento funcionou
- Caixa projetado contra caixa realizado, por semana. A diferença mostra se a projeção está calibrada ou se tende a ser otimista no mesmo ponto.
- Idade média dos valores vencidos e ainda em aberto. Se cresce ao longo do trimestre, a projeção do próximo período já nasce errada.
- Saldo mínimo da semana mais apertada. É a linha que o planejamento existe para proteger.
- Quantas das saídas datadas saíram no prazo.
Os erros que fazem a conta não fechar no fim do ano
- Projetar entrada pelo faturado. O tratamento fechado em outubro pode entrar em janeiro.
- Decidir férias coletivas em cima da hora. O prazo de 15 dias de antecedência obriga a decisão a vir antes.
- Somar ao 13º quem não é CLT. Dentista parceiro, autônomo e pessoa jurídica não entram nessa conta.
O que dá para fazer só com processo — e onde entra ferramenta
Quase tudo neste planejamento se resolve com processo: a lista de empregados, o calendário das obrigações datadas e a projeção pela série de recebimentos.
A ferramenta entra quando esse acompanhamento passa a ser recorrente. A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente: a gestão da clínica com o Capim Dash, a Maquininha, o Financiamento e o Carnê, no mesmo lugar.
O Capim Dash, software de gestão odontológica da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica e financeiro. O plano é único, com todas as funcionalidades, lembretes e confirmações de consulta pelo WhatsApp sem custo por mensagem e aplicativo para Android e iOS. A Maquininha Capim pode ser contratada sem o Capim Dash; usada junto com ele, cada venda entra no financeiro da clínica ligada ao paciente. As soluções da Capim estão presentes em mais de 12 mil clínicas e dentistas (página de impacto).
No Financiamento Capim, o paciente parcela em até 36x e a Capim analisa o crédito. A clínica recebe o valor à vista em até 3 dias úteis depois que o financiamento é aprovado, sem esperar o tratamento terminar, e o risco e a cobrança ficam com a Capim.
No Carnê Capim, o parcelamento é por boleto: a clínica define parcelas e valores, recebe conforme o paciente paga cada boleto e fica com o risco e a cobrança. A consulta de CPF é opcional e feita pela própria clínica.
Na categoria de software de gestão odontológica, Capim Dash, Simples Dental, Clinicorp e Codental estão entre os sistemas que a clínica costuma avaliar.
Perguntas frequentes
O que entra no calendário de caixa do último trimestre?
As saídas com data definida em lei para empregados CLT — a parcela final do 13º, o adiantamento do 13º e as férias com o terço — e a projeção de entrada, feita pela série de recebimentos da própria clínica e pelos valores já em aberto.
Preciso pagar o adiantamento do 13º a todos os empregados no mesmo mês?
Não. A Lei nº 4.749/1965, no art. 2º, não obriga o empregador a pagar o adiantamento a todos no mesmo mês, e o empregado que pedir em janeiro o recebe junto com as férias.
Como projetar a entrada se a clínica não tem série histórica organizada?
Comece pelo que existe: extratos, comprovantes de maquininha, registro de Pix e a lista de parcelas em aberto. Reconstrua mês a mês, e depois semana a semana, o que efetivamente entrou — não o que foi faturado. Com dois ou três meses reconstruídos já se vê o padrão de recebimento e de atraso da clínica.
Férias coletivas no fim do ano resolvem o caixa?
Não. Elas mudam quando as saídas de férias acontecem, mas não eliminam o pagamento: a remuneração das férias, com o terço, continua devida e sai até dois dias antes do início do período (CLT, art. 145). A decisão tem prazo: o empregador comunica ao órgão local do Ministério do Trabalho as datas de início e fim com antecedência mínima de 15 dias, envia cópia aos sindicatos e afixa aviso nos locais de trabalho (CLT, art. 139), e microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas de comunicar ao Ministério do Trabalho (Lei Complementar nº 123/2006, art. 51, V).
Dentista parceiro que não é CLT recebe 13º e férias?
Não pelas leis trabalhistas. O 13º da Lei nº 4.090/1962 e as férias da CLT valem para empregados sob regime CLT. Dentista parceiro, autônomo ou que atua por pessoa jurídica tem relação própria, definida em contrato. Antes de incluir qualquer profissional na projeção, confirme o regime de cada um e se a convenção coletiva da categoria traz regra específica.
O que fazer se a projeção mostrar que o caixa não fecha?
Decida antes de dezembro, porque as alternativas precisam de prazo. As mais comuns são antecipar recebimento de valores em aberto, renegociar prazo com fornecedores com vencimento no trimestre, usar a reserva de caixa e escalonar o adiantamento do 13º entre outubro e novembro, pagando empregados diferentes em meses diferentes. Qual dessas cabe na clínica depende do tamanho da reserva.
Em resumo
- No fim do ano, parte da saída tem data em lei: a parcela final do 13º até 20 de dezembro, o adiantamento entre fevereiro e novembro e as férias com o terço pagas até dois dias antes do início do período.
- A entrada se projeta pela série histórica de recebimentos da própria clínica, e não por expectativa de movimento.
- Processo resolve a maior parte; a ferramenta entra quando o acompanhamento passa a ser recorrente.
Para conhecer a Capim: Fale com especialista.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.