Sim — e a clínica precisa entregar. O prontuário e os dados registrados nele pertencem ao paciente, e negar a cópia é infração ética, não uma decisão administrativa da clínica. O que muda de um pedido para outro é o caminho: quem está pedindo, o que exatamente é entregue, em que prazo e com que base legal.
Por que esse pedido costuma travar a recepção
A pergunta chega pelo balcão, pelo telefone ou por mensagem, quase sempre na forma mais simples possível: “posso levar uma cópia do meu prontuário?”. Quem atende raramente tem uma resposta pronta — e as três saídas mais comuns são todas problemáticas. Entregar tudo na hora, sem critério, expõe dados que podem ser de outra pessoa ou conter anotação que exige explicação. Prometer que “o doutor vê e retorna” transforma um direito em favor. Negar por precaução é a pior das três: é exatamente a conduta que o Código de Ética Odontológica descreve como infração.
O segundo motivo é a confusão entre duas coisas distintas. A clínica guarda o documento — o papel, o arquivo, o sistema. O paciente é titular do conteúdo. Quem não separa as duas ideias acaba tratando o prontuário como patrimônio da clínica e o pedido do paciente como um incômodo, quando a norma diz o contrário: os dados são do paciente e ficam sob a guarda da clínica.
Há ainda o efeito do formato. Numa clínica que ainda trabalha com fichas em papel, montar uma cópia significa fotocopiar dezenas de páginas, conferir se não entrou nada de outro paciente e escrever à mão as explicações. Isso é trabalho, e o trabalho costuma virar desculpa para o adiamento. A preparação resolve mais do que a boa vontade.
O que as normas dizem sobre a cópia do prontuário
Três normas respondem à pergunta por ângulos diferentes, e elas se encaixam. Continuam vigentes em 2026, e é delas que sai toda a rotina descrita aqui.
A primeira é o Código de Ética Odontológica, aprovado pela Resolução CFO-118/2012, em vigor desde 1º de janeiro de 2013. O artigo 18, inciso I, descreve como infração ética “negar, ao paciente ou periciado, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionem riscos ao próprio paciente ou a terceiros” (https://website.cfo.org.br/wp-content/uploads/2018/03/codigo_etica.pdf). Três obrigações num só dispositivo: dar acesso, fornecer cópia e explicar. A ressalva — risco ao próprio paciente ou a terceiros — é exceção estreita, não uma porta aberta para recusar.
A segunda é a Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei nº 13.709/2018. O dado de saúde é dado pessoal sensível, e o artigo 18, incisos I e II, garante ao titular o direito de obter do controlador, “a qualquer momento e mediante requisição”, a confirmação da existência de tratamento e o acesso aos dados (https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709compilado.htm). Não há exigência de justificar o motivo do pedido. O que a mesma lei exige da clínica no dia a dia está em o que a LGPD exige de uma clínica odontológica.
A terceira é a Resolução CFO-91/2009, que trata justamente de a quem pertencem os dados. Nos considerandos, a norma é explícita: o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que, quando solicitado por ele ou por seu representante legal, permitam o fornecimento de cópias autênticas (https://sistemas.cfo.org.br/visualizar/atos/RESOLU%C3%87%C3%83O/SEC/2009/91). É a peça que faltava: a clínica é depositária, o paciente é titular.
A tabela: quem pede, o que recebe e com que base
É aqui que a maioria das dúvidas se resolve. O pedido do próprio paciente é o caso simples; todo o resto depende de quem está do outro lado do balcão.
| Quem pede | O que a clínica entrega | Base |
|---|---|---|
| O próprio paciente | Cópia do prontuário, acompanhada das explicações necessárias à compreensão | Código de Ética Odontológica, art. 18, I (Resolução CFO-118/2012) · LGPD, art. 18, I e II |
| Responsável legal por menor ou incapaz | Cópia, na mesma rotina do titular | Código de Ética, art. 14, parágrafo único · LGPD |
| Advogado, escritório ou empresa | Só com autorização do paciente ou com justa causa prevista na norma | Código de Ética, art. 14, I |
| Convênio, operadora ou plano | Só com autorização do paciente ou justa causa | Código de Ética, art. 14, I |
| Perícia odontológica | Nos exatos limites do pedido pericial | Código de Ética, art. 14, I |
| Herdeiro, inventariante ou ordem judicial | Não há resposta automática: o caso concreto se resolve com apoio jurídico | Código de Ética, art. 14, I |
A leitura da coluna do meio é o que mais importa. A regra geral é entrega ao titular; a exceção legítima é o terceiro que chega com autorização do paciente ou com uma das justas causas que o próprio Código de Ética lista — entre elas a colaboração com a justiça nos casos previstos em lei, a perícia odontológica nos seus exatos limites e a revelação de fato sigiloso ao responsável pelo incapaz. Fora disso, terceiro que pede prontuário é terceiro que recebe a mesma resposta: sem autorização ou justa causa, não há entrega.
O que a tabela não autoriza é o oposto: usar o sigilo como argumento contra o próprio paciente. O dever de sigilo protege o titular, não a clínica.
Prazo, formato e explicação: o que a entrega exige na prática
O prazo mais claro está na LGPD. O artigo 19 fixa que a resposta ao requerimento do titular é fornecida “no prazo de até 15 (quinze) dias, contado da data do requerimento”. O mesmo artigo trabalha com duas formas de resposta: o formato simplificado, que pode ser dado imediatamente, e a declaração clara e completa, que é o que uma cópia de prontuário costuma exigir — e que cabe dentro dos 15 dias. O Código de Ética não fixa prazo próprio; quando a clínica organiza a rotina, o prazo da LGPD é o que serve de referência.
O formato é escolha do paciente, não da clínica. A LGPD prevê a entrega por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou sob forma impressa, a critério do titular. Na prática: se o paciente pede arquivo, a conversa é sobre como esse arquivo sai de forma segura — e não sobre a conveniência interna de fotocopiar.
A parte mais esquecida é a explicação. O Código de Ética não pede só a cópia: pede que a clínica dê ao paciente as explicações necessárias à compreensão do que está ali. Prontuário odontográfico tem abreviação, tem sigla de face dentária, tem anotação técnica que faz sentido para quem escreveu e nenhum para quem lê. Entregar o papel sem contexto cumpre metade do dever. O tema se conecta ao que o documento representa juridicamente, tratado em prontuário odontológico tem valor jurídico.
Quando a clínica pode — ou deve — dizer não
A ressalva existe e é estreita. O artigo 18 do Código de Ética abre exceção quando o acesso ou a explicação ocasionem riscos ao próprio paciente ou a terceiros. Duas coisas importantes: a avaliação é sobre o risco concreto, feita caso a caso, e ela não transforma a recusa em regra. “Não entregamos por política da casa” não é justa causa — é a infração que o próprio artigo descreve.
Há um segundo cenário de recusa, e ele é o mais frequente no balcão: o terceiro sem autorização. Advogado que chega pedindo o prontuário do cliente sem procuração ou autorização do paciente, convênio que solicita o documento por rotina de auditoria, empresa que quer conferir um atendimento. O Código de Ética, no artigo 14, inciso I, trata como infração revelar, sem justa causa, fato sigiloso conhecido em razão do exercício da profissão — e as justas causas são as listadas na norma. A resposta, nesse caso, não é discricionária: é a própria regra. Quem pode acessar o prontuário dentro da própria clínica é um recorte diferente, tratado em quem pode acessar o prontuário do paciente na clínica.
Quando o pedido vem de herdeiro, inventariante ou por ordem judicial, a orientação é outra. As normas conferidas não trazem resposta automática para esses casos concretos, e a decisão de entregar, parcialmente entregar ou aguardar determinação deve ser tomada com apoio jurídico, à luz do caso real.
A cópia não substitui a guarda
Um erro comum é imaginar que entregar a cópia encerra a responsabilidade da clínica sobre o documento. Não encerra. A Lei nº 13.787/2018, no artigo 6º, trata do destino do prontuário e prevê que, alternativamente à eliminação, ele poderá ser devolvido ao paciente (https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13787.htm). Ou seja: a devolução do original é uma hipótese regulada, não a consequência automática de um pedido de cópia.
A clínica continua guardando o registro pelo prazo mínimo de 20 anos, e a cópia entregue ao paciente é um documento paralelo — não a transferência da guarda. Quem trata os dois atos como a mesma coisa costuma descobrir o problema anos depois, quando precisa do histórico e não o tem mais. O que muda entre papel e sistema nesse ponto está em prontuário em papel ou prontuário eletrônico: o que muda.
O que organizar antes que o primeiro pedido chegue
Nenhuma das obrigações acima depende de software. Uma clínica que ainda trabalha com ficha de papel consegue cumprir todas elas com processo: uma pessoa responsável por receber o pedido, um formulário simples de requisição com data, um registro de quem recebeu o quê, e uma tabela de duração para o prazo começar a contar do dia certo.
O que a ferramenta muda é o custo de fazer isso toda vez. Com o cadastro e o histórico em um lugar só — assunto de como organizar o cadastro de pacientes da clínica odontológica —, localizar o registro de um paciente e conferir o que ele contém deixa de ser garimpo em arquivo físico, e o mesmo cuidado vale para quem está digitalizando o acervo antigo, tema de como digitalizar os prontuários de papel da clínica odontológica.
A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas fundada em 2021, reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente: o Capim Dash, software de gestão com prontuário eletrônico entre seus recursos; a Maquininha Capim; e o Financiamento Capim. A empresa afirma atender mais de 12 mil clínicas — número auto-declarado pela empresa — e publica, na página ESG, um depoimento anônimo de dentista: “Gastava 6 horas respondendo pacientes. Agora só 20 minutos.” (capim.com.br/site/esg). Vale registrar o limite: as normas tratadas aqui não descrevem rotinas de exportação de prontuário, e qualquer recurso muito específico de geração de cópia, formato de arquivo ou trilha de acesso deve ser confirmado na demonstração, à luz do que a clínica precisa entregar.
Perguntas frequentes
O paciente pode pedir cópia do prontuário sem justificar o motivo?
Pode. A LGPD garante ao titular o direito de obter do controlador a confirmação da existência de tratamento e o acesso aos dados a qualquer momento e mediante requisição, sem exigir justificativa. E o Código de Ética Odontológica descreve como infração ética deixar de fornecer a cópia quando solicitada, com a ressalva estreita de risco ao próprio paciente ou a terceiros.
Em quanto tempo a clínica precisa responder ao pedido de cópia?
O prazo que serve de referência é o da LGPD: até 15 dias, contados da data do requerimento, para a resposta em declaração clara e completa. A resposta em formato simplificado pode ser dada imediatamente. O Código de Ética Odontológica não fixa prazo próprio, por isso o prazo da LGPD é o que organiza a rotina da clínica.
A cópia do prontuário pode ser entregue em arquivo, e não em papel?
A escolha do formato é do titular. A LGPD prevê que a entrega seja feita por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou sob forma impressa, a critério do paciente. Quem pede o arquivo define o formato; cabe à clínica garantir que a saída seja segura e que o conteúdo esteja completo.
A clínica pode cobrar pela cópia do prontuário?
As normas conferidas para este texto não dizem se a cópia pode ser cobrada nem quanto ela poderia custar. Não há, nas fontes consultadas, regra de gratuidade nem tabela de valor. A orientação é levar a dúvida ao Conselho Regional de Odontologia e ao apoio jurídico da clínica antes de definir qualquer política interna de cobrança.
O advogado ou o convênio podem pedir o prontuário direto à clínica?
Só com autorização do paciente ou com uma das justas causas previstas na norma. O Código de Ética Odontológica trata como infração revelar, sem justa causa, fato sigiloso conhecido em razão da profissão, e lista entre as justas causas a colaboração com a justiça nos casos previstos em lei, a perícia odontológica nos seus exatos limites e a revelação ao responsável pelo incapaz.
O prontuário pertence à clínica ou ao paciente?
Os dados pertencem ao paciente. A Resolução CFO-91/2009 afirma que o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que o fornecimento de cópias autênticas seja possível quando ele ou seu representante legal solicitar. A clínica mantém a guarda física e a responsabilidade sobre o documento, pelo prazo mínimo de 20 anos.
Em resumo
O paciente pode pedir cópia do próprio prontuário, e a clínica deve entregar: o Código de Ética Odontológica trata a negativa como infração, a LGPD garante o acesso a qualquer momento e mediante requisição, e a Resolução CFO-91/2009 confirma que os dados são do paciente. O prazo de referência é de até 15 dias, o formato é escolha do titular, e a entrega inclui as explicações necessárias à compreensão. Terceiros — advogado, convênio, empresa — só recebem com autorização do paciente ou justa causa prevista na norma, e casos de herdeiros e ordem judicial pedem apoio jurídico. A clínica continua guardando o original pelo prazo mínimo de 20 anos: cópia não é transferência de guarda.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.