Sim — e a clínica precisa entregar. Os dados do prontuário são do paciente, e negar a cópia é infração ética, não uma decisão administrativa da clínica. O que muda de um pedido para outro é o caminho: quem está pedindo, o que exatamente é entregue, em que prazo e com que base legal.
Por que esse pedido costuma travar a recepção
A pergunta costuma chegar pelo balcão, pelo telefone ou por mensagem, na forma mais simples possível: “posso levar uma cópia do meu prontuário?”. Sem uma resposta pronta, a recepção costuma cair em uma de três saídas, e todas trazem problema. Entregar tudo na hora, sem critério, expõe dados que podem ser de outra pessoa ou conter anotação que exige explicação. Prometer que “o doutor vê e retorna” transforma um direito em favor. Negar por precaução é a pior das três: é exatamente a conduta que o Código de Ética Odontológica descreve como infração.
O segundo motivo é a confusão entre duas coisas distintas. A clínica guarda o documento — o papel, o arquivo, o sistema. O paciente é titular do conteúdo. Quem não separa as duas ideias acaba tratando o prontuário como patrimônio da clínica e o pedido do paciente como um incômodo, quando a norma diz o contrário: os dados são do paciente e ficam sob a guarda da clínica.
Há ainda o efeito do formato. Numa clínica que ainda trabalha com fichas em papel, montar uma cópia significa fotocopiar dezenas de páginas, conferir se não entrou nada de outro paciente e escrever à mão as explicações. Isso dá trabalho, e o trabalho costuma empurrar o pedido para depois. A preparação resolve mais do que a boa vontade.
O que as normas dizem sobre a cópia do prontuário
Três normas respondem à pergunta por ângulos diferentes, e elas se encaixam.
A primeira é o Código de Ética Odontológica, aprovado pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO) na Resolução CFO-118/2012 (com alterações posteriores), em vigor desde 1º de janeiro de 2013. O artigo 18, inciso I, descreve como infração ética “negar, ao paciente ou periciado, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionem riscos ao próprio paciente ou a terceiros” (texto oficial do CFO). Três obrigações num só dispositivo: dar acesso, fornecer cópia e explicar. A ressalva — risco ao próprio paciente ou a terceiros — é exceção estreita, não uma porta aberta para recusar.
A segunda é a Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei nº 13.709/2018. O dado de saúde é dado pessoal sensível, e o artigo 18, incisos I e II, garante ao titular o direito de obter do controlador, “a qualquer momento e mediante requisição”, a confirmação da existência de tratamento e o acesso aos dados (texto oficial no Planalto). Não há exigência de justificar o motivo do pedido, e o § 5º do mesmo artigo prevê que o requerimento do titular seja atendido sem custos para ele, nos prazos e nos termos previstos em regulamento.
A terceira é a Resolução CFO-91/2009, que afirma, nos considerandos, a quem pertencem os dados: o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que, quando solicitado por ele ou por seu representante legal, permitam o fornecimento de cópias autênticas (texto oficial no sistema do CFO).
A tabela: quem pede, o que recebe e com que base
É aqui que muitas dúvidas se resolvem. O pedido do próprio paciente é o caso simples; todo o resto depende de quem está do outro lado do balcão.
| Quem pede | O que a clínica entrega | Base |
|---|---|---|
| O próprio paciente | Cópia do prontuário, acompanhada das explicações necessárias à compreensão | Código de Ética Odontológica, art. 18, I (Resolução CFO-118/2012) · LGPD, art. 18, I e II |
| Responsável legal por menor ou incapaz | Cópia, na mesma rotina do titular | Código de Ética, art. 14, parágrafo único · LGPD |
| Advogado, escritório ou empresa | Só com autorização do paciente ou com justa causa prevista na norma | Código de Ética, art. 14, I |
| Convênio, operadora ou plano | Só com autorização do paciente ou justa causa | Código de Ética, art. 14, I |
| Perícia odontológica ou ordem judicial | Nos exatos limites do pedido pericial ou da ordem | Código de Ética, art. 14, parágrafo único |
| Herdeiro ou inventariante | Não há resposta automática: o caso concreto se resolve com apoio jurídico | Código de Ética, art. 14, I |
A leitura da coluna do meio é o que mais importa. A regra geral é entrega ao titular; a exceção legítima é o terceiro que chega com autorização do paciente ou com uma das justas causas que o próprio Código de Ética lista — entre elas a colaboração com a justiça nos casos previstos em lei, a perícia odontológica nos seus exatos limites e a revelação de fato sigiloso ao responsável pelo incapaz. Fora disso, terceiro que pede prontuário é terceiro que recebe a mesma resposta: sem autorização ou justa causa, não há entrega.
O que a tabela não autoriza é o oposto: usar o sigilo como argumento contra o próprio paciente. O dever de sigilo protege o titular, não a clínica.
Prazo, formato e explicação: o que a entrega exige na prática
O prazo mais claro está na LGPD. O artigo 19 prevê duas formas de resposta ao pedido de acesso: o formato simplificado, que pode ser dado imediatamente, e a declaração clara e completa, fornecida “no prazo de até 15 (quinze) dias, contado da data do requerimento”. O Código de Ética não fixa prazo próprio; quando a clínica organiza a rotina, o prazo de 15 dias da LGPD é o que serve de referência.
O formato é escolha do paciente, não da clínica. A LGPD prevê a entrega por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou sob forma impressa, a critério do titular. Na prática: se o paciente pede arquivo, a conversa é sobre como esse arquivo sai de forma segura — e não sobre a conveniência interna de fotocopiar.
Há ainda o cuidado com o canal. Se a cópia sai por meio eletrônico e algo dá errado, a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) informa que a comunicação do incidente de segurança ao titular e à ANPD deve ser feita pelo controlador em três dias úteis, ressalvada legislação específica.
Uma parte que costuma ser esquecida é a explicação. O Código de Ética não pede só a cópia: pede que a clínica dê ao paciente as explicações necessárias à compreensão do que está ali. O prontuário odontológico tem abreviação, sigla de face dentária e anotação técnica que fazem sentido para quem escreveu e pouco para quem lê. Entregar o papel sem contexto cumpre metade do dever.
Quando a clínica pode — ou deve — dizer não
A ressalva existe e é estreita. O artigo 18 do Código de Ética abre exceção quando o acesso ou a explicação ocasionem riscos ao próprio paciente ou a terceiros. Duas coisas importantes: a avaliação é sobre o risco concreto, feita caso a caso, e ela não transforma a recusa em regra. “Não entregamos por política da casa” não é exceção prevista na norma — é a infração que o próprio artigo descreve.
Há um segundo cenário de recusa, e ele é comum no balcão: o terceiro sem autorização. Advogado que chega pedindo o prontuário do cliente sem procuração ou autorização do paciente, convênio que solicita o documento por rotina de auditoria, empresa que quer conferir um atendimento. O Código de Ética, no artigo 14, inciso I, trata como infração revelar, sem justa causa, fato sigiloso conhecido em razão do exercício da profissão — e as justas causas são as listadas na norma. A resposta, nesse caso, não é discricionária: é a própria regra. Quem pode acessar o prontuário dentro da própria clínica é um recorte diferente, tratado em quem pode acessar o prontuário do paciente na clínica.
Quando o pedido vem de herdeiro ou inventariante, a orientação é outra. Não há resposta automática para esses casos concretos, e a decisão de entregar, entregar em parte ou aguardar determinação deve ser tomada com apoio jurídico, à luz do caso real.
A cópia não substitui a guarda
Um erro comum é imaginar que entregar a cópia encerra a responsabilidade da clínica sobre o documento. Não encerra. A clínica continua fazendo a guarda do prontuário, e a cópia entregue ao paciente é um documento paralelo, não a transferência da guarda. Quem só usa papel guarda o papel por 20 anos a partir do último registro. Quem digitaliza seguindo a Lei nº 13.787/2018 pode descartar o papel, e a versão digital passa a cumprir os 20 anos.
Passado esse prazo, a lei permite eliminar o prontuário ou, alternativamente à eliminação, devolvê-lo ao paciente (art. 6º, texto oficial no Planalto). Ou seja: a devolução do original é uma hipótese regulada, não a consequência automática de um pedido de cópia. Quem trata os dois atos como a mesma coisa costuma descobrir o problema anos depois, quando precisa do histórico e não o tem mais. O que muda entre papel e sistema nesse ponto está em prontuário em papel ou prontuário eletrônico: o que muda.
O que organizar antes que o primeiro pedido chegue
As obrigações acima não dependem de software. Uma clínica que ainda trabalha com ficha de papel consegue cumpri-las com processo: uma pessoa responsável por receber o pedido, um formulário simples de requisição com data, um registro de quem recebeu o quê e um controle de prazos, para que os 15 dias comecem a contar do dia certo.
Um sistema de gestão que mantém o cadastro e o histórico em um lugar só — assunto de como organizar o cadastro de pacientes da clínica odontológica — muda o custo de fazer isso toda vez: localizar o registro de um paciente e conferir o que ele contém deixa de ser garimpo em arquivo físico.
A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas, fundada em 2021, que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, tem plano único, com todas as funcionalidades (agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica e financeiro) e aplicativo para Android e iOS. A Capim está presente em mais de 12 mil clínicas e dentistas (página de impacto da Capim). Se a clínica depende de um recurso muito específico, vale confirmar na demonstração.
Perguntas frequentes
O paciente pode pedir cópia do prontuário sem justificar o motivo?
Pode. A LGPD garante ao titular o acesso aos dados a qualquer momento e mediante requisição, sem exigir justificativa, e o Código de Ética Odontológica descreve como infração ética deixar de fornecer a cópia quando solicitada, salvo risco ao próprio paciente ou a terceiros.
Em quanto tempo a clínica precisa responder ao pedido de cópia?
O prazo que serve de referência é o da LGPD: até 15 dias, contados da data do requerimento, para a resposta em declaração clara e completa. A resposta em formato simplificado pode ser dada imediatamente. O Código de Ética Odontológica não fixa prazo próprio.
A cópia do prontuário pode ser entregue em arquivo, e não em papel?
A escolha do formato é do titular: a LGPD prevê que a entrega seja feita por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou sob forma impressa, a critério do paciente. Cabe à clínica garantir que a saída seja segura e que o conteúdo esteja completo.
A clínica pode cobrar pela cópia do prontuário?
A LGPD prevê, no art. 18, § 5º, que o requerimento do titular seja atendido sem custos para ele, nos prazos e nos termos previstos em regulamento. O art. 18, inciso I, do Código de Ética Odontológica descreve como infração deixar de fornecer a cópia quando solicitada, mas não fala em valor.
O advogado ou o convênio podem pedir o prontuário direto à clínica?
Só com autorização do paciente ou com uma das justas causas previstas na norma. O Código de Ética Odontológica trata como infração revelar, sem justa causa, fato sigiloso conhecido em razão da profissão, e lista entre as justas causas a colaboração com a justiça nos casos previstos em lei, a perícia odontológica nos seus exatos limites e a revelação ao responsável pelo incapaz.
O prontuário pertence à clínica ou ao paciente?
Os dados pertencem ao paciente. A Resolução CFO-91/2009 afirma que o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que o fornecimento de cópias autênticas seja possível quando ele ou seu representante legal solicitar. A clínica faz a guarda do prontuário, pelo prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro.
Em resumo
O paciente pode pedir cópia do próprio prontuário, e a clínica deve entregar: o Código de Ética Odontológica trata a negativa como infração, a LGPD garante o acesso a qualquer momento e mediante requisição, e a Resolução CFO-91/2009 confirma que os dados são do paciente. O prazo de referência é de até 15 dias, a LGPD prevê atendimento sem custos para o titular, o formato é escolha dele, e a entrega inclui as explicações necessárias à compreensão. Terceiros — advogado, convênio, empresa — só recebem com autorização do paciente ou justa causa prevista na norma, como a ordem judicial; casos de herdeiros e inventariantes pedem apoio jurídico. A clínica continua fazendo a guarda do prontuário pelo prazo mínimo de 20 anos, em papel ou, se digitalizar pela Lei nº 13.787/2018, em versão digital: cópia não é transferência de guarda.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.