O software de uma franquia odontológica deve permitir que a marca imponha o mesmo padrão em todas as unidades e que cada franqueado enxergue a própria agenda, o próprio caixa e os próprios recebíveis. Na prática, exija cadastro único do paciente, acesso por função, financeiro separado por unidade e relatórios comparáveis, confirmados por escrito pelo fornecedor. O crédito ao paciente também entra nesse padrão.
Imagine uma franquia com quatro unidades: a marca define como o paciente é recebido, quanto custa cada procedimento e como o pagamento é oferecido, mas é o franqueado quem abre o caixa todas as manhãs e fecha a conta no fim do mês. O software precisa servir às duas pontas ao mesmo tempo.
Por que o software importa mais numa franquia do que numa clínica independente?
Na clínica independente, quem decide o padrão é a mesma pessoa que o executa. Na franquia, a decisão está na marca e a execução está em cada unidade, e o software é o canal pelo qual o padrão chega à recepção e o resultado volta para a franqueadora.
Sem esse canal, o padrão vira orientação em documento e o resultado vira planilha enviada ao fim do mês. A escolha do software, nesse caso, também define como a marca e o franqueado se enxergam.
O que a franqueadora costuma querer enxergar?
A franqueadora acompanha a rede pela comparação entre unidades, e a comparação só vale quando os dados nascem com o mesmo critério. O que costuma entrar nessa leitura:
- Faturamento e recebimentos de cada unidade, no mesmo período e com o mesmo critério de lançamento.
- Ocupação da agenda e das cadeiras.
- Orçamentos apresentados e orçamentos aprovados.
- Forma de pagamento oferecida ao paciente, conforme o padrão da marca.
Os relatórios semanais do dono da clínica são a base dessa leitura, que a franqueadora faz unidade por unidade.
O que a unidade franqueada precisa ver no dia a dia?
Antes de qualquer relatório da marca, o franqueado precisa da agenda do dia, do caixa e dos recebíveis da própria unidade, porque é com eles que a conta do mês fecha ou não:
- Agenda por profissional e por cadeira, com os encaixes do dia.
- Caixa do dia: o que entrou, em que forma de pagamento e ligado a qual paciente.
- Recebíveis do mês: o que a unidade espera receber e quando.
- Acesso por função, para que a recepção veja o que precisa e nada além, na lógica de quem pode ver e alterar cada dado.
O franqueado que enxerga esses quatro pontos sem pedir ajuda tende a corrigir o rumo da unidade ainda na semana.
O que exigir no contrato e na demonstração?
Cada exigência abaixo vira uma pergunta ao fornecedor, de preferência respondida por escrito:
- Cadastro único e preenchimento padrão: a ficha do paciente segue o mesmo modelo em todas as unidades.
- Acessos por função: quem libera e quem retira o acesso de um profissional que muda de unidade.
- Financeiro por unidade e da rede: o mesmo critério de lançamento nos dois níveis, para a soma da rede bater com o caixa de cada franqueado.
- Pagamento e crédito ao paciente: a forma de pagamento e o crédito ao paciente configurados do mesmo modo em todas as unidades.
- Saída dos dados: como os dados da unidade são exportados se a franquia ou o franqueado trocar de sistema. Vale confirmar com o advogado da rede a redação dessa cláusula.
- Treinamento: como a equipe de cada nova unidade aprende o sistema antes de abrir.
Em uma franquia, vale também definir por escrito quem é o controlador e quem é o operador dos dados: o art. 5º da LGPD chama de controlador aquele a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais e de operador aquele que realiza o tratamento em nome do controlador.
Sobre a saída dos dados, a ANPD lembra que cabe ao titular o direito de solicitar a portabilidade a outro controlador para o qual deseje migrar a operação de tratamento. E, em caso de incidente, a ANPD informa que a comunicação à própria ANPD e aos titulares deve ser feita pelo controlador em três dias úteis, ressalvada a existência de prazo previsto em legislação específica.
Na demonstração, peça que o fornecedor mostre esses itens com dados de duas unidades, e não com a apresentação padrão.
Como a Capim ajuda no recebimento e no crédito ao paciente?
A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente.
No crédito, o Financiamento Capim funciona assim: o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.
O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades. A página de preço da Capim informa o uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda.
Como cada franquia se desenha de um jeito, vale confirmar na demonstração como o sistema organiza mais de uma unidade.
Perguntas frequentes
Que dados de cada unidade a franqueadora deve ver no sistema?
Faturamento, recebimentos, ocupação da agenda e orçamentos aprovados, todos com o mesmo critério de lançamento em cada unidade. O acesso aos dados clínicos do paciente deve seguir uma regra por função, definida antes da implantação.
Como acompanhar cada franqueado sem depender de planilha?
Use um relatório do próprio sistema que compare as unidades no mesmo período, com os mesmos critérios de lançamento. Assim a marca acompanha a rede sem esperar a planilha que cada unidade monta por conta própria.
O que o franqueado deve conferir no sistema antes de abrir a unidade?
Confira se a agenda, o caixa e os recebíveis já estão configurados e se cada função da equipe tem o acesso certo. Um dia de teste com atendimentos fictícios, do agendamento ao pagamento, mostra onde o fluxo ainda trava.
O que perguntar ao fornecedor sobre os dados se o franqueado trocar de sistema?
Pergunte se os dados do paciente e do financeiro podem ser exportados, em que formato e quem os recebe. Peça a resposta por escrito e leve a cláusula ao advogado da rede.
O crédito ao paciente deve fazer parte do padrão da franquia?
Vale incluí-lo quando a marca quer que todas as unidades apresentem a mesma alternativa de pagamento em tratamentos de valor mais alto. Cada unidade oferece a mesma opção ao paciente, e o financeiro registra o resultado do mesmo jeito.
O que fica
O software de uma franquia atende bem quando a marca enxerga as unidades com o mesmo critério e o franqueado enxerga o próprio caixa sem esforço. Exigir isso por escrito e ver na demonstração diminui o risco de surpresa depois da assinatura. Para levar essas exigências a uma conversa, fale com especialista.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.