O avaliador é o dentista que cuida da avaliação inicial do paciente: conduz a primeira consulta, estabelece o diagnóstico, monta o plano de tratamento e apresenta o orçamento, enquanto outros profissionais executam os procedimentos. A função costuma aparecer em clínicas maiores, onde dividir as etapas deixa cada dentista no que faz melhor. O plano que o avaliador elabora é uma decisão clínica, e não uma meta de venda.
Imagine uma clínica de seis cadeiras e cinco dentistas em que o paciente novo é recebido pelo mesmo profissional: ele examina, explica o que encontrou, monta o plano e apresenta o orçamento. Depois, cada etapa segue para o dentista indicado.
Por que a função de avaliador importa para a clínica?
Sem um avaliador, cada dentista conduz a primeira consulta do seu jeito, e o paciente recebe explicações que variam conforme o profissional. A função concentra a avaliação em quem tem o hábito de explicar o diagnóstico e de apresentar o plano, o que dá consistência à primeira impressão da clínica.
Há um ganho de rotina também: os dentistas que executam passam menos tempo em orçamentos e mais tempo no tratamento. Para a gestão, o avaliador cria um ponto único para observar o percurso entre a primeira consulta e a decisão do paciente.
A avaliação inicial é a porta de entrada do cuidado, e cada paciente que a atravessa conta: segundo a Pesquisa Nacional de Saúde 2019, do IBGE, 49,4% das pessoas consultaram dentista nos 12 meses anteriores à entrevista, proporção que não chegou à metade da população do Brasil.
Como funciona a divisão de trabalho entre o avaliador e os demais dentistas?
A divisão segue a sequência natural do atendimento, em cinco etapas:
- Primeira consulta: o avaliador ouve a queixa, registra a anamnese e solicita os exames necessários.
- Diagnóstico e plano: com os resultados, ele estabelece o diagnóstico e monta o plano, etapa detalhada em como montar um plano de tratamento odontológico.
- Orçamento: ele apresenta ao paciente o plano e os valores, conforme o passo a passo de como apresentar o orçamento para o paciente aceitar.
- Encaminhamento: o paciente que aprova é direcionado ao dentista que executa cada etapa.
- Registro: o diagnóstico, o plano e o orçamento aprovado ficam no prontuário, para que quem executa consulte o mesmo registro antes de cada procedimento.
O sucesso da divisão depende dessa passagem de informações. Quando o registro é completo, o paciente não repete a história a cada dentista, e o avaliador continua responsável pelo plano até o fim.
Como medir o trabalho do avaliador?
A medida mais direta é a relação entre os orçamentos apresentados e os aceitos, a taxa de aceitação, cujo cálculo e a leitura estão em como aumentar a taxa de aceitação de orçamento. A taxa isolada, porém, diz pouco: um avaliador que apresenta só planos simples terá uma taxa alta sem que isso signifique melhor avaliação.
Por isso, leia a taxa por tipo de tratamento e acompanhe sinais complementares: se o paciente entendeu o plano, se os retornos foram agendados e quantos orçamentos seguem sem resposta. A clínica define a sua referência a partir do próprio histórico, e não de um número de mercado.
A taxa de aceitação se aproxima do que o Sebrae chama de taxa de conversão, o percentual de contatos ou visitantes que viraram clientes. Já os retornos merecem atenção própria: em um estudo sobre um Centro de Especialidades Odontológicas (CEO) regional do Ceará, publicado na revista ROBRAC, as consultas de retorno representaram 67% do total de faltas.
Qual é o cuidado ético com o plano de tratamento?
O plano nasce da necessidade do paciente, e o orçamento é a tradução financeira desse plano. Meta de vendas para o avaliador corre o risco de inverter essa ordem e transformar o diagnóstico em oferta. O critério mais seguro é medir a qualidade da avaliação, como a clareza da explicação e o acompanhamento do paciente, em vez de pressionar por fechamento.
A discussão de como acompanhar a equipe sem forçar a venda está em metas para a equipe sem forçar venda. Em caso de dúvida sobre atribuições e conduta de cada função, vale confirmar com o CRO.
Como a Capim entra na hora de pagar o plano de tratamento?
A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente, oferece o Financiamento Capim para o paciente que aprova o plano e precisa dividir o valor.
O paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF. A clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.
A forma de pagar é uma conversa à parte do plano clínico, e a clínica pode ter mais de uma opção para apresentar.
No Carnê Capim, também no boleto, a clínica define parcelas e valores, recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança. A consulta de CPF é opcional e feita pela própria clínica. As duas opções aparecem nas soluções financeiras da Capim.
Perguntas frequentes
O avaliador precisa ser dentista?
Sim, quando a função inclui diagnóstico e plano de tratamento, que são decisões clínicas do dentista. Para confirmar as atribuições de cada função, vale consultar o CRO.
Todo paciente novo passa pelo avaliador?
Em clínicas que adotam essa divisão, o paciente novo costuma passar pelo avaliador antes de qualquer procedimento. As exceções, como as urgências, ficam definidas por escrito.
Como o avaliador explica o orçamento a quem acha o valor alto?
Ele retoma o que o plano resolve, mostra as etapas e o valor de cada uma e apresenta as formas de pagamento da clínica. A conversa trata do tratamento e da forma de pagar, sem pressão para fechar na hora.
O que o avaliador deve registrar na primeira consulta?
A queixa principal, a anamnese e os exames solicitados na primeira consulta, e depois o diagnóstico e o plano proposto. É esse registro que permite a outro dentista continuar o atendimento.
O que fica
O avaliador organiza a porta de entrada da clínica: conduz a primeira consulta, monta o plano e apresenta o orçamento com clareza a cada paciente, e a taxa de aceitação, lida com critério, mostra se o processo funciona. Conheça a Capim e veja como o Financiamento Capim entra na conversa sobre a forma de pagar.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.