A taxa de inadimplência da clínica odontológica é o valor das parcelas vencidas e não pagas, a partir de um corte de dias de atraso definido pela clínica, dividido pelo total que ela tinha a receber no mesmo período. O resultado em percentual mostra quanto do dinheiro esperado não chegou, e só serve para decidir quando a conta usa sempre o mesmo corte, a mesma base e o mesmo período.

O mesmo mês pode render duas taxas na mesma clínica: quem divide o valor em atraso pelo faturamento chega a um número baixo, enquanto quem divide pelo que tinha a receber vê um percentual bem mais alto. É a segunda conta que mostra o tamanho do problema, e ela depende de quatro escolhas que você faz uma vez e repete todo mês.

Por que a forma de calcular a inadimplência importa?

O dinheiro que vence e não entra costuma faltar no mês em que a clínica já se comprometeu com folha, laboratório e fornecedores. Segundo o e-book de capital de giro do Sebrae/RS, “Quanto mais longo o ciclo financeiro, maior será a necessidade de capital de giro”, e cada parcela atrasada alonga esse ciclo.

Com o método fixo, a taxa deixa de oscilar só porque a base mudou e passa a figurar entre os indicadores que o dono compara mês a mês.

Quais escolhas definem o numerador e o denominador?

O numerador é o valor das parcelas vencidas e não pagas, e a primeira decisão é a partir de quantos dias de atraso uma parcela entra nele. Pelo Código Civil, art. 397, o inadimplemento da obrigação positiva e líquida no seu termo já constitui o devedor em mora de pleno direito.

Para a gestão, você fixa o corte que vai medir, como 30 dias, e não muda mais. Como referência de método, o Banco Central mede a inadimplência da carteira de crédito livre pelo percentual com pelo menos uma parcela com atraso superior a 90 dias; em muitas clínicas, um corte mais curto faz mais sentido.

O denominador é o que a clínica tinha a receber no período, e não o faturamento:

  • entram as parcelas de carnê e de crediário próprio (parcelamento que a própria clínica concede e cobra) com vencimento no período;
  • entram os saldos de tratamento combinados para aquelas datas;
  • fica de fora o que já entrou à vista, porque não havia o que atrasar.

Numa clínica com quatro dentistas e recepção própria, de cada 100 parcelas de mesmo valor a receber no mês, 8 venceram sem pagamento: a inadimplência é de 8%. Dividido por um faturamento que também soma o que entrou à vista, o mesmo atraso vira um percentual bem menor. Uma lista organizada de contas a receber permite separar essas parcelas sem retrabalho.

Qual período usar e o que deixar fora da conta?

O período pode ser o mês ou o trimestre, desde que seja sempre o mesmo: o mês mostra cedo uma mudança de comportamento, enquanto o trimestre suaviza um mês atípico. A data de corte também se repete, como o dia 10 do mês seguinte.

Entra na conta só o que a clínica carrega como risco: carnê próprio, crediário próprio e saldos de tratamento. Fica fora o financiamento concedido por outra empresa, porque somá-lo ao denominador faz a taxa parecer menor do que é.

Como ler a taxa por faixa de atraso e por forma de pagamento?

A taxa total diz quanto falta, enquanto a leitura por faixa diz o que cobrar primeiro:

Faixa de atraso O que a faixa costuma indicar O que fazer primeiro
1 a 30 dias Esquecimento ou data desencontrada Lembrete cordial e confirmação da data
31 a 60 dias Aperto no orçamento do paciente Contato da recepção e nova data
61 a 90 dias Risco de o paciente se afastar Conversa com quem responde pelo financeiro
Acima de 90 dias Chance menor de recuperação Decisão sobre renegociar o saldo

Por forma de pagamento, um carnê que atrasa bem mais que o crediário sinaliza que a política de pagamento merece revisão. As faixas também organizam a régua de cobrança, lembrando que o Código de Defesa do Consumidor, art. 42, veda expor o consumidor inadimplente a ridículo ou constrangimento. As ações para reduzir a inadimplência partem desse retrato.

Como a Capim entra no cálculo da inadimplência?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente, e ela entra no cálculo em dois pontos. O primeiro é separar o que vai para a taxa.

No Financiamento Capim, o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 2 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista. Essas parcelas ficam fora da conta.

Já no Carnê Capim, a clínica define parcelas e valores no boleto, recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança, e a consulta de CPF é opcional e feita pela própria clínica. É o carnê que entra na taxa.

O segundo ponto é o acompanhamento: o Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica e financeiro, além de relatórios. Para um recorte muito específico, como o valor em aberto por faixa, vale confirmar na demonstração se ele aparece e de que forma.

O que fazer com o número no caixa

Com a taxa por faixa em mãos, estime quanto daquele valor tende a não voltar pela recuperação histórica da própria clínica. Se cerca de metade do que passou de 90 dias nunca foi paga, esse é o percentual de perda da faixa, e as faixas curtas recebem percentuais menores; os números são só exemplo.

Registre a perda esperada como linha à parte no resultado do mês, confira o recebido no fechamento de caixa e revise os percentuais todo mês. O tratamento contábil e fiscal dessa perda é do contador, com quem vale confirmar o lançamento.

Perguntas frequentes

A inadimplência deve ser medida pelo número de parcelas ou pelo valor em aberto?

Pelo valor em aberto, que mostra o peso no caixa; a contagem de parcelas complementa, indicando quantos pacientes estão atrasados.

Parcela renegociada com o paciente continua contando como inadimplência?

A parcela antiga sai da conta quando o novo acordo é registrado, e as novas entram com os vencimentos combinados. Marque esses acordos à parte, porque uma taxa que cai só por renegociação pode esconder atraso que volta.

Paciente que pagou com atraso antes do dia do corte entra na taxa do mês?

Não entra, já que a taxa olha o que estava vencido e sem pagamento na data de corte. Esse pagamento, porém, alimenta o histórico de recuperação usado para estimar a perda de cada faixa.

Quem na clínica deve calcular a taxa de inadimplência todo mês?

Quem cuida das contas a receber, em muitas clínicas a recepção ou o financeiro, prepara o número, e o dono ou gestor lê e decide. Separar quem calcula de quem decide ajuda a manter o método igual.

O que fica

Lida por faixa de atraso e por forma de pagamento, a taxa de inadimplência mostra o que cobrar primeiro, quanto separar como perda esperada no resultado do mês e quando a política de pagamento merece revisão. Com a gestão da clínica, o Carnê e o Financiamento no mesmo lugar, o método fica mais fácil de repetir, e você pode conhecer a Capim e o financeiro do Capim Dash.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.