Como captar mais pacientes para a clínica odontológica

Captar mais pacientes não depende de um canal único. Em muitas clínicas, começar por um canal, testar por um mês com um indicador claro e só então somar o próximo costuma ser mais fácil de sustentar, sempre dentro do que o Código de Ética permite divulgar.

Por que captar pacientes importa para a clínica odontológica

Na Pesquisa Nacional de Saúde de 2019, do IBGE, a proporção de pessoas que consultaram dentista nos 12 meses anteriores à entrevista foi de 49,4% — menos da metade da população (Pesquisa Nacional de Saúde do IBGE). O número é de pessoas residentes no Brasil naquele ano; o dado não mede a demanda de um bairro nem de uma clínica.

Do outro lado, quem atende também está longe de ser poucos. Em maio de 2025, o Sistema Conselhos de Odontologia informou reunir 800 mil inscritos, entre eles 87 mil clínicas, tecnicamente chamadas de EPAOs (CFO — Sistema Conselhos de Odontologia).

Captar costuma ser mais sobre ser lembrada quando a pessoa decide ir. Em muitas clínicas, trazer de volta quem já foi paciente costuma custar menos; a conta do custo por paciente novo está em Quanto custa conseguir um paciente novo na odontologia.

Os seis canais de captação e o que cada um exige

Os canais que uma clínica pequena costuma conseguir trabalhar sem parar o atendimento são seis: indicação, Google, Instagram, retorno de pacientes inativos, convênio e parcerias locais. Cada um pede um esforço diferente da equipe, produz efeito em um ritmo diferente e esbarra em um limite próprio do Código de Ética. Anunciar em canal pago é comum entre pequenos negócios: na Pesquisa Pulso dos Pequenos Negócios do Sebrae, 59% das micro e pequenas empresas disseram ter pago por propaganda nas redes sociais ou em outros canais da internet (Pesquisa Pulso dos Pequenos Negócios do Sebrae); o dado é de empresas de todos os setores, não de clínicas, e mede quantas já pagaram por essa propaganda, não o retorno que tiveram.

Critério	Indicação	Google	Instagram	Retorno de inativos	Convênio	Parcerias locais
Esforço da equipe	Baixo: pedir a indicação no fim do atendimento	Médio: manter perfil e site atualizados e responder avaliações	Médio a alto: publicar com constância	Médio: separar a base por tempo de ausência e escrever a mensagem	Alto: credenciamento e conferência de repasses	Baixo a médio: conversar com empresas e profissionais do bairro
Velocidade de efeito	Média: depende de quantos pacientes passam pela clínica	Alta para quem procura dentista na região	Média: depende da constância das publicações	Alta: usa a base que já existe	Média: depende do credenciamento	Média: depende da rede de contatos
Limite do Código de Ética	Pedir indicação é permitido; dar ou receber gratificação por encaminhamento é infração	Nome e número de inscrição constam na divulgação	Nome e número de inscrição constam na divulgação; sem preço, serviço gratuito ou modalidade de pagamento, nem propaganda enganosa ou abusiva	O texto de divulgação segue os mesmos preceitos	A divulgação da clínica conveniada segue os mesmos preceitos	O encaminhamento entre profissionais ocorre sem gratificação
Indicador para medir	Pacientes que chegam citando quem indicou	Contatos e ligações vindos do perfil e do site	Conversas no direct que viram consulta marcada	Respostas e agendamentos da campanha	Consultas de convênio realizadas no mês	Encaminhamentos recebidos e convertidos

Dois desses canais admitem trabalho orgânico ou pago. A comparação entre os dois principais canais pagos está em Google Ads ou Instagram: o que traz mais paciente para a clínica. Já o retorno de inativos é um canal que não depende de público novo: ele trabalha a base que a clínica já tem, e o passo a passo está em Como montar uma campanha de reativação de pacientes pelo WhatsApp.

Três perguntas para escolher o primeiro canal

Antes de escolher, a clínica responde a três perguntas sobre si mesma:

O que a equipe consegue tocar toda semana sem atrapalhar o atendimento?
De quanto tempo a clínica dispõe até precisar do resultado?
Que indicador a clínica consegue acompanhar com o que já anota hoje?

O canal que responde bem às três costuma ser o primeiro. Quando dois empatam, comece pelo que usa a base que já existe, porque ele não depende de conquistar um desconhecido. Antes de publicar qualquer peça do canal escolhido, vale conferir o que o Código de Ética permite: Como divulgar a clínica odontológica sem infringir o Código de Ética.

Um mês de teste com um indicador por canal

A escolha vira rotina com um teste curto e disciplinado. O roteiro abaixo vale para qualquer um dos seis canais:

Escolha o canal pelas três perguntas.
Defina um único indicador para ele, tirado da tabela.
Reserve na agenda da equipe o tempo que o canal exige por semana.
Rode quatro semanas sem trocar de canal, para o resultado não se diluir.
Anote toda entrada no indicador: data, como a pessoa chegou e o desfecho.
Compare com a contagem do mês anterior, se a clínica já anotava.
Decida: manter o canal, ajustar a execução ou testar o próximo.

Exemplo ilustrativo: a clínica escolhe a indicação e adota “pacientes novos que chegaram citando quem indicou” como indicador. No mês de teste ela conta 4 pacientes indicados; no mês anterior havia contado 1. O número é ilustrativo e serve só para mostrar a leitura — o que importa é repetir a contagem no mês seguinte para ver se o canal se sustentou.

O limite do Código de Ética na captação

Todo canal acima passa pela mesma régua. O Código de Ética Odontológica do CFO diz que anúncios, propaganda e publicidade podem ser feitos em qualquer meio de comunicação, desde que obedecidos os preceitos do Código (Código de Ética Odontológica do CFO), e que na comunicação e divulgação é obrigatório constar o nome e o número de inscrição da pessoa física ou jurídica.

O mesmo Código define como infração ética a publicidade com preços, serviços gratuitos, modalidades de pagamento ou outras formas que impliquem comercialização da Odontologia, e também a propaganda enganosa ou abusiva. A regra vale tanto para o anúncio pago quanto para o texto de uma mensagem de divulgação, e em caso concreto a leitura é do CRO.

O encaminhamento entre profissionais tem regra própria: receber ou dar gratificação por encaminhamento de paciente é infração ética. Isso não impede pedir a um paciente que indique alguém, desde que sem oferecer vantagem em troca, como detalha Como pedir indicação de paciente sem constranger.

No Google, o limite é da plataforma: a central de ajuda do Google, consultada em outubro de 2026, afirma que não há como solicitar ou pagar por uma classificação local melhor (Central de ajuda do Google). O que a clínica controla é manter o perfil e o site atualizados, como mostra Como aparecer no Google quando procuram dentista no meu bairro.

O que medir para saber se funcionou

Medir captação é acompanhar, para cada canal ligado, um indicador só — o da tabela — e comparar com o mês anterior. Quatro cuidados deixam a leitura honesta:

Anote a origem no primeiro contato. Sem isso, o paciente entra no total e não se sabe de onde veio.
Separe paciente novo de paciente que voltou. Os dois são bons, mas respondem a canais diferentes.
Não ligue dois canais no mesmo mês. Rodar dois de uma vez impede saber qual funcionou.
Depois do mês de teste, repita a contagem no mês seguinte. Um mês isolado pode ser coincidência.

Não há um número de pacientes que um canal deva trazer que sirva para toda clínica; o parâmetro é o próprio histórico da casa. Para transformar a contagem em custo por paciente novo, veja Quanto custa conseguir um paciente novo na odontologia.

Os erros que fazem o esforço se perder

Ligar todos os canais ao mesmo tempo e não conseguir manter nenhum.
Divulgar sem o nome e o número de inscrição na peça.
Usar preço, serviço gratuito ou modalidade de pagamento na chamada, ou fazer propaganda enganosa ou abusiva.
Não anotar de onde o paciente veio.
Julgar o canal por sensação, sem indicador.
Abandonar o teste no primeiro mês mais fraco.
Esperar que um único canal traga todos os pacientes, sozinho.

O que dá para fazer só com processo — e onde entra ferramenta

Boa parte da captação funciona só com processo. Separar a base por tempo de ausência, registrar de onde cada paciente chegou e reservar uma hora por semana para trabalhar a lista são tarefas de planilha, de agenda e de disciplina; nenhuma delas depende de um recurso pago.

A ferramenta entra onde a disciplina sozinha falha: manter o cadastro do paciente ligado ao histórico de contato, guardar a origem de cada entrada e acompanhar a campanha dentro do próprio cadastro. Quando o sistema de gestão tem o recurso, a recepção deixa de depender de anotação paralela; os recursos variam de sistema para sistema, e vale confirmar na demonstração se o que a clínica precisa está incluído. No mercado há vários fornecedores, como Clinicorp, Simples Dental e Codental.

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. A Capim tem mais de 12 mil clínicas e dentistas, presença em mais de 400 cidades e foi fundada em 2021 (página de impacto da Capim). A Capim reúne a gestão da clínica com o Capim Dash, a Maquininha, o Financiamento e o Carnê no mesmo lugar.

Fale com especialista

Perguntas frequentes

Por qual canal a clínica odontológica deve começar a captar pacientes?

Em geral, comece pelo canal que a equipe consegue tocar toda semana, que produz efeito no prazo que a clínica precisa e cujo indicador ela já sabe anotar. Quando dois canais empatam, o que usa a base que já existe costuma ser o mais simples de testar, porque não depende de conquistar um desconhecido.

É obrigatório informar o nome e o número de inscrição na divulgação?

O Código de Ética Odontológica do CFO diz que, na comunicação e divulgação, é obrigatório constar o nome e o número de inscrição da pessoa física ou jurídica. A regra vale para o anúncio, para o post e para a mensagem de divulgação.

A clínica pode pagar para subir no mapa do Google?

Segundo a central de ajuda do Google, não há como solicitar ou pagar por uma classificação local melhor. Anúncio pago é outro recurso e segue os limites do Código de Ética. O que a clínica controla é manter o perfil e o site atualizados.

A clínica pequena dá conta de manter vários canais de captação ao mesmo tempo?

Dificilmente com a mesma qualidade. Cada canal exige tempo da equipe e um indicador próprio; ligar vários de uma vez costuma diluir o resultado e impedir saber qual funcionou. O caminho mais seguro é somar um canal por vez, medindo antes de acrescentar o seguinte.

O que a clínica precisa organizar antes de começar a captar pacientes?

Antes de divulgar, três coisas: o cadastro dos pacientes com a data da última consulta e o telefone; a agenda em ordem, para que o contato termine em consulta marcada; e o nome e o número de inscrição em toda peça de divulgação. Sem cadastro organizado, a captação vira disparo.

Em resumo

Os canais que uma clínica pequena costuma trabalhar são indicação, Google, Instagram, retorno de inativos, convênio e parcerias locais, cada um com esforço, ritmo e limite ético próprios.
A escolha do primeiro canal sai de três perguntas: o que a equipe sustenta na semana, de quanto tempo a clínica dispõe e que indicador ela consegue acompanhar.
O primeiro canal se testa por um mês, com um indicador só, antes de somar o próximo.
Toda divulgação segue o Código de Ética: o nome e o número de inscrição constam na divulgação, sem preço, serviço gratuito ou modalidade de pagamento, nem propaganda enganosa ou abusiva.
Processo resolve boa parte; a ferramenta entra onde a disciplina falha.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.