Centralizar o financeiro de várias unidades é organizar lançamentos, aprovações e conciliações de modo que o dono leia a rede inteira, por unidade e no conjunto, sem pedir planilha a cada gerente. Isso depende de três decisões: quem lança, quem aprova cada conta e quem confere o que entrou contra o extrato. Com essas regras escritas e iguais em todas as unidades, o fechamento do mês vira rotina.

Hoje, muitas clínicas que abriram a segunda ou a terceira unidade mantêm em cada uma a planilha e a maquininha herdadas da primeira, e o fechamento vira uma busca por comprovantes. Definido o percurso do dinheiro, cada gerente sabe o que registra e o dono sabe onde olhar.

Por que centralizar o financeiro importa para a rede?

Quanto entrou e quanto saiu esta semana? Numa rede com três ou quatro unidades, a resposta tende a chegar dias depois, montada com planilhas que cada gerente preenche do seu jeito, enquanto compras e pagamentos são decididos sem esse número.

Cada unidade também tem registro próprio no Conselho: pela Consolidação das Normas para Procedimentos nos Conselhos de Odontologia, publicada pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO), o funcionamento de entidade prestadora de assistência obriga ao registro no Conselho Federal e à inscrição no Conselho Regional (art. 87), regra que alcança também filiais e filiadas.

Quem está na fase das duas unidades costuma sentir esse descompasso primeiro, e centralizar é ganhar a visão do conjunto sem perder a leitura de cada unidade.

Quem lança e quem confere: qual modelo escolher?

Há dois desenhos possíveis, e a escolha depende da equipe de cada unidade: no primeiro, a unidade lança e a central confere; no segundo, a central lança tudo a partir dos documentos enviados.

Critério A unidade lança, a central confere A central lança tudo
Quem registra o recebimento A recepção, no momento do pagamento A central, a partir do comprovante
Quem registra a despesa O gerente, dentro da sua alçada A central, em todos os casos
Onde o erro costuma aparecer Na categoria escolhida pela unidade No atraso entre pagar e lançar
Faz mais sentido quando As recepções são estáveis e há gerente As unidades são novas ou trocam muito de equipe

Nos dois modelos, a regra de categorias precisa ser a mesma em todas as unidades, porque é ela que mostra qual unidade dá mais lucro. O modelo pode mudar com o tempo: a central lança tudo enquanto as recepções se formam e passa a conferir quando elas ganham estabilidade.

Quem paga e quem aprova cada conta?

A alçada é o limite de valor e de tipo de despesa que cada pessoa pode aprovar sozinha. Definida por escrito, ela dá autonomia ao gerente na rotina e leva à central o que mexe no caixa da rede:

  • Fica no caixa da unidade: o fundo fixo para pequenas despesas, com comprovante.
  • O gerente aprova: compras de rotina até o limite combinado.
  • Sobe para a central: fornecedores com contrato, folha, aluguel, impostos e contas acima da alçada.
  • Pede duas aprovações: equipamento, reforma e despesas fora do orçamento do mês.

Uma regra tende a reduzir desencontros: quem lança a conta não libera o pagamento. Na central, o setor financeiro paga o que já foi aprovado, e o dono enxerga a fila da rede inteira. Com CNPJ próprio em cada unidade, transferências entre elas e tributação do grupo pedem a leitura do contador antes de virar rotina.

Como conciliar e fechar o mês por unidade e no conjunto?

Conciliar é conferir, todos os dias, se cada recebimento registrado apareceu no extrato ou na agenda de recebíveis, por unidade antes do total; pela Circular nº 3.952 do Banco Central, a credenciadora registra as unidades de recebíveis e atualiza esse registro até o dia útil seguinte às transações. Pix, cartão, boleto e financiamento entram em momentos diferentes, e o fluxo de caixa depende de registrar cada um na data certa.

Segundo o Manual de Padrões para Iniciação do Pix, do Banco Central, o QR Code dinâmico permite conciliação via identificador da transação, enquanto no estático fixo a conciliação posterior é limitada. Por isso, recomenda-se que cada unidade use cobranças que identifiquem a transação.

A rotina de conferir o pagamento do dia alimenta o fechamento: cada unidade fecha o mês com as diferenças explicadas, e só depois a central soma o conjunto. Vale perguntar ao sistema:

  • se cada recebimento fica ligado ao paciente e à unidade que atendeu;
  • se o relatório por unidade usa a mesma regra do consolidado;
  • se o histórico mostra quem lançou e quem alterou cada valor.

Fechado por unidade e somado pelo mesmo critério, o mês fica comparável entre as unidades e no conjunto.

Como a Capim entra nesse desenho financeiro?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, junta agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único com todas as funcionalidades. Ao lado desse financeiro, a Capim oferece três formas de recebimento:

  • Maquininha Capim: pode ser contratada sem o Capim Dash; usada com ele, cada venda entra no financeiro da clínica ligada ao paciente.
  • Financiamento Capim: o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 2 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.
  • Carnê Capim: no boleto, a clínica define parcelas e valores, faz a consulta de CPF se quiser (ela é opcional e feita pela própria clínica), recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança.

O detalhe de cada produto está nas soluções financeiras da Capim. A Capim atende clínicas com mais de uma unidade, redes e franquias.

Perguntas frequentes

A unidade pode pagar uma conta urgente sem esperar a central?

Pode, desde que o valor esteja dentro da alçada do gerente e o comprovante seja registrado no mesmo dia. Acima desse limite, o mais seguro é uma aprovação rápida da central por um canal registrado.

Como registrar o paciente que começa o tratamento numa unidade e paga em outra?

O recebimento entra ligado ao paciente e à unidade que realizou o atendimento, mesmo que o dinheiro tenha passado por outra recepção. A regra escrita evita que as duas unidades contem a mesma receita.

O que fazer quando o fechamento de uma unidade não bate com o extrato?

Separe a diferença por forma de recebimento e por dia antes de somar o conjunto, porque o erro costuma estar numa data ou categoria trocada. Corrija com uma justificativa registrada.

Centralizar o financeiro tira autonomia do gerente de cada unidade?

Não, desde que a alçada esteja escrita: o gerente segue decidindo a rotina da unidade e deixa de montar planilha para o dono no fim do mês, porque os números já chegam à central pela mesma regra.

O que fica

Quando quem lança, quem aprova e quem concilia estão definidos por escrito, a pergunta de sexta-feira passa a ter resposta no mesmo dia, para cada unidade e para o conjunto. Com as alçadas e a rotina de conciliação já escritas, a gestão da clínica ganha um critério comum, e é com esse desenho em mãos que vale conhecer a Capim.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.