Guardar radiografias e fotos no prontuário eletrônico é uma rotina de oito passos, do registro correto do paciente à entrega do arquivo quando ele pede o exame. O esforço maior não está em digitalizar, e sim em manter cada imagem presa ao cadastro do paciente, com o prazo de guarda sob controle. A orientação do conselho coloca os exames de imagem dentro do prontuário; o formato técnico do arquivo pode ficar com a clínica, que escreve o padrão da própria casa.
Por que a guarda das imagens no prontuário importa
O manual do Prontuário do Paciente em Odontologia, do CFO, publicado em 2026, orienta que o prontuário pode conter exames complementares diversos, entre eles os imaginológicos, e que a condição de saúde facial e/ou bucal do paciente pode ser registrada por imagens obtidas por scanners, por fotografia extra ou intrabucal, ou por vídeo. O mesmo manual orienta que os exames sejam rotulados e identificados para cada paciente, por serem peças a serem arquivadas em suas diversas formas.
Uma imagem guardada fora do prontuário costuma ficar de fora quando a clínica precisa comprovar o que foi feito, e também quando o paciente pede uma cópia. É o caso da radiografia esquecida na pasta de downloads, da foto salva com o nome de um procedimento e do vídeo guardado no celular pessoal de alguém. Quem guarda a imagem responde por protegê-la: a Lei nº 13.787/2018, art. 4º, determina que os meios de armazenamento de documentos digitais os protejam do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados.
Quando o exame impresso ou o filme vira arquivo, entra uma exigência própria da digitalização. A Lei nº 13.787/2018, art. 2º, § 2º, prevê, no processo de digitalização, o uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou de outro padrão legalmente aceito. A regra vale para transformar o original em arquivo: ela trata do processo de digitalização e não diz o que é exigido de um exame que já nasce digital, nem fixa formato de arquivo.
O passo a passo para guardar cada imagem
A ordem abaixo vale tanto para a clínica que ainda trabalha com filme quanto para a que já guarda tudo no sistema. O que muda é quem executa cada etapa e onde ela fica registrada.
- Identifique o paciente antes de salvar. O arquivo precisa trazer o nome do paciente e o número do prontuário, e não um código solto. “rx1” não diz de quem é o exame uma semana depois.
- Rotule o exame. Diga que exame é, qual dente ou região aparece e a data. O manual do CFO pede que os exames sejam rotulados e identificados para cada paciente.
- Date o registro. Separe a data em que o exame foi feito da data em que foi anexado ao prontuário, porque o prazo de guarda conta do último registro.
- Registre quem fez e quem anexou. O nome de quem realizou o exame e de quem o anexou permite reconstruir a origem da imagem quando alguém pergunta por ela.
- Anexe ao prontuário do paciente. O arquivo deve ficar dentro do registro do paciente, e não em uma pasta paralela do computador nem no celular de alguém.
- Restrinja o acesso. Defina quem vê e quem altera a imagem, seguindo a função de cada pessoa; veja Quem pode acessar o prontuário do paciente na clínica.
- Proteja e copie. Guarde em local protegido e mantenha uma cópia de segurança, boa prática que a lei não detalha.
- Registre a entrega ao paciente. O FAQ do manual do CFO recomenda que, quando o paciente pede as radiografias, o profissional mantenha uma cópia arquivada, assim como o registro de entrega dos exames ao paciente.
O pedido do paciente alcança os dados do próprio tratamento. A LGPD (Lei nº 13.709/2018), art. 19, II, prevê que a confirmação de existência ou o acesso aos dados, em declaração clara e completa, seja fornecida em até 15 dias, contado da data do requerimento do titular. Isso ajuda a entender O paciente pode pedir uma cópia do próprio prontuário; a orientação do CFO sobre devolver a radiografia é regra própria, separada da LGPD, e não fixa prazo para entregar o exame.
Tipo de imagem, onde registrar e qual cuidado
Cada tipo de imagem pede um cuidado específico na hora de entrar no prontuário. A tabela abaixo resume a rotina por tipo.
| Tipo de imagem | Onde registrar | Cuidado principal |
|---|---|---|
| Radiografia (periapical, panorâmica, interproximal) | Anexo do prontuário do paciente | Rotular dente ou região e data; guardar o filme original até concluir a digitalização, quando existir |
| Tomografia | Anexo do prontuário, com o laudo quando houver | O arquivo pesa; conferir o recurso de armazenamento do sistema |
| Fotografia extra ou intrabucal | Anexo do prontuário do paciente | Identificar paciente e data na própria imagem |
| Vídeo | Anexo do prontuário do paciente | Guardar o arquivo no mesmo registro, não no celular de quem gravou |
| Escaneamento | Anexo do prontuário do paciente | Exigir certificado digital quando for digitalização de original em papel ou filme |
Onde guardar: papel, pasta de arquivos ou prontuário eletrônico
O mesmo princípio vale para os três suportes: a imagem precisa continuar ligada ao cadastro do paciente e protegida contra alteração. O que muda é o esforço para manter isso. A tabela compara o papel e a pasta de arquivos; no prontuário eletrônico, a imagem entra como anexo do cadastro, e o que cada sistema oferece de registro e de proteção varia de produto para produto. Para escolher o sistema, o critério está em Melhor prontuário eletrônico odontológico: como escolher.
| Critério | Papel ou filme | Pasta de arquivos no computador |
|---|---|---|
| Imagem presa ao cadastro do paciente | Fica por conta de quem arquiva | Fica por conta do nome do arquivo e da pasta |
| Registro de quem anexou | Assinatura e data de quem registrou | Fica por conta de quem anota |
| Proteção contra alteração | Quem guarda o original controla o acesso | Controle de pastas e de quem tem a senha |
| Acesso de fora da clínica | Só com o original em mãos | Só no computador em que os arquivos estão |
| Começar sem configuração | Uma pasta física e um armário | Exige organizar a estrutura antes |
Por quanto tempo guardar as imagens do prontuário
A Lei nº 13.787/2018, art. 6º, fixa o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro para que os prontuários em suporte de papel e os digitalizados possam ser eliminados. O art. 6º, § 5º, estende essas disposições a todos os prontuários de paciente, independentemente da forma de armazenamento, inclusive aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica.
Quem só usa papel guarda o papel por no mínimo 20 anos; quem digitaliza o prontuário seguindo a lei pode descartar o papel, e a versão digital passa a cumprir os 20 anos. As radiografias e fotos são peças do prontuário e seguem o prazo dele; para uma imagem isolada, vale confirmar com o advogado ou o CRO. Como exemplo ilustrativo, se o último registro de um prontuário é de 2010, o prazo mínimo de guarda vai até 2030, porque 2010 + 20 anos = 2030.
A lei não define formato de arquivo, resolução, tamanho nem organização de pastas para as imagens: ela cuida de integridade, autenticidade e proteção contra acesso não autorizado.
O que dá para fazer só com processo — e onde entra a ferramenta
Boa parte da rotina de guarda é processo puro. Identificar, rotular, datar e registrar a entrega não dependem de software; o que a rotina pede é que a imagem fique no cadastro do paciente, protegida e com cópia.
A ferramenta passa a sustentar a rotina quando o número de arquivos por paciente cresce. Como cada sistema armazena as imagens, se integra aparelhos de radiografia digital e faz a cópia de segurança varia de produto para produto; vale perguntar ao fornecedor antes de contratar.
A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente, tem no Capim Dash, software de gestão, agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para iOS e Android, a rotina da clínica num lugar só. A Maquininha Capim pode ser contratada sem o Capim Dash e, usada junto com ele, cada venda entra no financeiro da clínica ligada ao paciente. A Capim foi fundada em 2021, tem mais de 12 mil clínicas e dentistas e presença em mais de 400 cidades, números da página de impacto da Capim. Se a clínica depende de um recurso muito específico, vale confirmar na demonstração.
Os erros que tiram a imagem do prontuário
O primeiro erro é guardar a imagem fora do cadastro do paciente. Uma radiografia na área de trabalho do computador ou uma foto no WhatsApp de alguém até existe, mas não está no prontuário.
O segundo é nomear o arquivo sem o paciente. “foto1” e “panorâmica final” não dizem de quem é a imagem nem quando ela foi feita, e a identificação faz parte da rotina.
O terceiro é esquecer o registro de entrega. Quando o paciente leva a radiografia, a recomendação do CFO é manter cópia arquivada e anotar a entrega, e esse registro é o que mostra o que saiu da clínica.
O quarto é deixar o arquivo sem controle de quem acessa, o que não atende à proteção contra acesso não autorizado que a lei pede.
Perguntas frequentes
Radiografia e foto fazem parte do prontuário do paciente?
Em regra, sim: o manual do CFO orienta que o prontuário pode conter exames complementares, entre eles os imaginológicos, e que a condição de saúde facial e/ou bucal pode ser registrada por imagens obtidas por scanners, por fotografia extra ou intrabucal, ou por vídeo. A imagem entra como peça do prontuário, ao lado do registro descritivo.
A clínica precisa devolver as radiografias quando o paciente pede?
Sim, diante de uma solicitação do paciente, segundo a orientação do FAQ do manual do CFO, que recomenda manter uma cópia arquivada e o registro de entrega dos exames ao paciente. A orientação não fixa prazo para essa entrega nem diz se vale também para o arquivo digital.
Por quanto tempo a clínica deve guardar as imagens do prontuário?
No mínimo 20 anos a partir do último registro do prontuário, pela Lei nº 13.787/2018, que vale para os prontuários em papel, para os digitalizados e para os que nascem eletrônicos. As radiografias e fotos são peças do prontuário e seguem o prazo dele.
Precisa de certificado digital para digitalizar o prontuário?
Sim, no processo de digitalização: a Lei nº 13.787/2018 prevê certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito. A lei trata do processo de digitalização; não diz o que é exigido de um arquivo que já nasce digital, nem define formato de arquivo.
A clínica pode guardar a imagem só em uma pasta no computador?
Não é o caminho indicado: a imagem deve ficar no cadastro do paciente, e a Lei nº 13.787/2018 exige que o meio de armazenamento proteja o documento digital do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados, o que uma pasta sem controle de acesso atende mal.
O que fazer quando o paciente pede uma cópia dos próprios dados?
O paciente, como titular, pode pedir confirmação de existência ou acesso aos próprios dados; pela LGPD (Lei nº 13.709/2018), a declaração clara e completa (art. 19, II) deve ser fornecida em até 15 dias, contado da data do requerimento. Quando o pedido é pelas radiografias, vale a orientação do CFO de manter cópia arquivada e registrar a entrega. São duas regras separadas.
Em resumo
No fim, o que sustenta a guarda das imagens é a rotina dos oito passos, não o aparelho nem o arquivo. O prazo mínimo de guarda do prontuário é de 20 anos contados do último registro. A ferramenta ajuda a manter cada imagem presa ao cadastro do paciente, mas o processo vem antes: o sistema não resolve uma imagem que não chegou a ser anexada. Para se aprofundar, vale ler Prontuário em papel ou prontuário eletrônico: o que muda.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.