O que é prontuário eletrônico odontológico e como funciona

Prontuário eletrônico odontológico é o registro clínico de cada paciente mantido em sistema informatizado, e não em pasta de papel: reúne identificação, anamnese, odontograma, plano de tratamento, evolução de cada atendimento, exames e documentos assinados, em ordem cronológica. O Código de Ética Odontológica obriga o cirurgião-dentista a mantê-lo legível e atualizado, “seja de forma física ou digital”. Funciona como uma linha do tempo única do paciente, alimentada a cada consulta por quem atendeu e guardada pela clínica por no mínimo 20 anos.

Por que a definição importa para quem opera a clínica

Na recepção, “prontuário” costuma virar sinônimo de “a ficha do paciente”, e é aí que a confusão começa. Ficha, odontograma, anamnese e prontuário são peças diferentes — e o conjunto, preenchido do jeito que a norma pede, é o que costuma valer como registro. A clínica que trata o odontograma como se fosse o prontuário inteiro descobre a lacuna no pior momento: quando o paciente pede cópia, quando há questionamento sobre um procedimento, ou quando é preciso migrar de sistema.

A definição também decide a compra. A pergunta que separa um sistema do outro não é “tem prontuário?”; é “o que entra no prontuário e como cada registro fica identificado”.

Prontuário, ficha clínica, odontograma e anamnese: o que é cada um

Na rotina, esses termos costumam ser usados como sinônimos. A tabela abaixo separa o prontuário e as peças que o compõem, e é essa separação que a secretária e o dentista precisam ter clara:

Peça	O que é	Onde mora
Prontuário	O conjunto de todos os registros clínicos do paciente, em ordem cronológica	É o todo: as outras peças são partes dele
Ficha clínica	O formulário de abertura: identificação, queixa principal, histórico	Primeira folha do prontuário
Anamnese	O questionário de saúde geral e bucal que o paciente responde	Entra no prontuário e precisa ser atualizada
Odontograma	O mapa gráfico dos dentes, com a situação de cada um e o que foi planejado ou feito	Parte do prontuário, atualizada a cada procedimento
Evolução clínica	A anotação de cada atendimento: o que foi feito, por quem, quando	O coração do prontuário: é uma das provas do tratamento
Exames e imagens	Radiografias, fotos intraorais, laudos	Anexos que fazem parte do prontuário
Documentos assinados	Termo de consentimento, plano e orçamento aprovados, atestados	Anexos vinculados ao registro do paciente

A consequência prática é direta: um sistema que só tem odontograma e cadastro guarda duas partes do prontuário, não o prontuário.

O que a norma do CFO exige dentro do prontuário

A regra de base está na Resolução CFO-118/2012, que aprova o Código de Ética Odontológica. Duas passagens decidem o desenho de qualquer prontuário, em papel ou eletrônico:

O art. 9º, inciso X, lista entre os deveres fundamentais “elaborar e manter atualizados os prontuários na forma das normas em vigor, incluindo os prontuários digitais”.
O art. 17 determina que “é obrigatória a elaboração e a manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio seja de forma física ou digital”. O parágrafo único exige que cada avaliação seja registrada “em ordem cronológica com data, hora, nome, assinatura e número de registro do cirurgião-dentista no Conselho Regional de Odontologia”.

O art. 18, inciso I, fecha o outro lado: constitui infração ética “negar, ao paciente ou periciado, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada”. Ou seja, o prontuário precisa ser completo para o dentista e recuperável para o paciente.

Traduzido para o sistema: cada anotação de evolução tem de carregar data, hora, identificação do profissional, número no CRO e assinatura; a ordem cronológica não pode ser alterada em silêncio; e a clínica precisa conseguir gerar cópia do prontuário de um paciente sem montar o arquivo à mão (Código de Ética Odontológica, texto integral no site do CFO, consultado em 20 de setembro de 2026).

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Como funciona o prontuário eletrônico no dia a dia da clínica

O fluxo de uma consulta, do agendamento ao registro, costuma seguir seis passos:

Cadastro. A recepção abre ou localiza o paciente — a mesma base que alimenta agenda e cobrança. O método para evitar duplicados está em como organizar o cadastro de pacientes da clínica odontológica.
Anamnese. O paciente responde o questionário de saúde, na recepção ou antes da consulta, e as respostas entram no prontuário, não num PDF solto.
Exame e odontograma. O dentista registra a situação de cada dente e o que precisa ser feito.
Plano e documentos. O plano de tratamento e o termo de consentimento são apresentados e assinados, e ficam anexados ao paciente.
Evolução. A cada sessão, o profissional anota o que fez; o sistema grava data, hora e quem registrou.
Consulta futura. Na próxima visita — ou na troca de dentista — o histórico inteiro está numa tela, em ordem.

A diferença para o papel, detalhada em prontuário em papel ou prontuário eletrônico: o que muda, não é só guardar em outro lugar. Em um prontuário eletrônico, a anamnese, o odontograma e a evolução podem conversar entre si, e se o procedimento marcado no odontograma aparece na evolução e na agenda depende do sistema.

O que o CFO previa antes da lei de digitalização

Aqui mora um ponto que costuma gerar dúvida. A Resolução CFO-91/2009, anterior à Lei 13.787/2018, aprovava as normas técnicas para digitalização e uso de sistemas informatizados na guarda de prontuários e adotava o tópico de segurança do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, elaborado pelo CFM com a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS).

O art. 3º autorizava o uso de sistemas informatizados “eliminando a obrigatoriedade do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do ‘Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)’”.
O art. 4º não autorizava a eliminação do papel quando o sistema atendia só ao NGS1.
O art. 5º registrava que o NGS2 exigia assinatura digital e autorizava o certificado digital padrão ICP-Brasil.

Esses eram os critérios da Resolução CFO-91/2009 (no sistema de atos do CFO, consultada em 20 de setembro de 2026). Hoje, a digitalização que permite descartar o papel é a da Lei 13.787/2018, tratada na seção seguinte: integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital, com certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito, e revisão da integridade por comissão permanente de revisão de prontuários antes da eliminação do original.

Guarda, digitalização e segurança: o que a lei federal acrescenta

A Lei nº 13.787/2018 rege a digitalização e a guarda de prontuário de paciente. O art. 2º exige que a digitalização assegure “a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital”, com certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito; o art. 5º dá ao documento digitalizado conforme a lei “o mesmo valor probatório do documento original”; e o art. 6º estabelece que, “decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro”, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados. O § 5º do mesmo artigo estende a regra aos prontuários “gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica”.

A Resolução CFO-91/2009, anterior à lei, falava em prazo mínimo de 10 anos para o prontuário em papel não digitalizado; hoje vale o prazo da lei. Quem só usa papel guarda o papel por 20 anos. Quem digitaliza seguindo a Lei 13.787/2018 pode descartar o papel antes, e a versão digital passa a cumprir os 20 anos. Para quem ainda tem armário de fichas, a ordem do trabalho está em como sair do papel na clínica odontológica.

A Lei nº 13.709/2018 (LGPD) completa o quadro: o art. 5º, inciso II, classifica “dado referente à saúde” como dado pessoal sensível, e o art. 46 obriga a adotar “medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados”. A fiscalização é da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Para o prontuário, isso vira senha individual, perfil de acesso por função e registro de quem abriu cada ficha (Lei nº 13.787/2018 e Lei nº 13.709/2018 no Planalto, consultadas em 20 de setembro de 2026).

Os critérios que decidem a escolha de um prontuário eletrônico

Para uma clínica de 1 a 3 cadeiras, cinco perguntas separam um prontuário que protege a clínica de um que só guarda anotação; a comparação completa está em melhor prontuário eletrônico odontológico: como escolher.

Cada evolução traz data, hora e profissional?

É a exigência do art. 17 do Código de Ética: data, hora, nome, assinatura e número no CRO em cada avaliação. Um sistema que carimba data e autor sem digitação facilita cumprir isso.

Anamnese, odontograma e documentos ficam no mesmo registro?

Anamnese em PDF numa pasta e odontograma em outra tela recriam o arquivo de papel em formato digital.

O documento assinado fica anexado ao paciente?

Termo de consentimento e plano aprovado precisam aparecer no prontuário, com a assinatura, quando alguém os procura.

A clínica consegue tirar cópia do prontuário completo?

O paciente tem direito a ela (art. 18, I). Exportar um paciente inteiro em minutos é teste que se faz na demonstração.

Como o sistema assina e protege cada documento?

Para descartar o papel, a Lei 13.787/2018 pede integridade, autenticidade e confidencialidade, com certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito. A pergunta a qualquer fornecedor é como o sistema garante isso, e vale pedir a resposta por escrito.

Onde o prontuário encontra o resto da gestão

O prontuário é a parte clínica de uma rotina que também é financeira. Em alguns sistemas, o procedimento registrado vira orçamento, o orçamento aprovado vira agenda e a sessão realizada vira recebimento. Quando cada etapa mora num fornecedor diferente, a secretária costuma copiar o mesmo dado três vezes — e o erro aparece na cobrança, não no prontuário. O papel do sistema de gestão na clínica inteira está em o que é um software de gestão odontológica e para que serve.

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, cobre a rotina da clínica num lugar só: agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS. Ao lado dele estão a Maquininha Capim, que pode ser contratada sem o Capim Dash e, usada junto com ele, leva cada venda ao financeiro da clínica ligada ao paciente, e o Carnê Capim, parcelamento por boleto em que a clínica define parcelas e valores, recebe conforme o paciente paga cada boleto e fica com o risco e a cobrança.

No Financiamento Capim, o paciente parcela em até 36x, a Capim analisa o crédito, a clínica recebe o valor à vista em até 3 dias úteis depois que o financiamento é aprovado e o risco e a cobrança ficam com a Capim. A Capim tem mais de 12 mil clínicas e dentistas e presença em mais de 400 cidades (página de impacto da Capim). Se a clínica depende de um recurso clínico muito específico, vale confirmar na demonstração.

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Perguntas frequentes

Ficha clínica e prontuário odontológico são a mesma coisa?

Não. A ficha clínica é o formulário de abertura, com identificação, queixa principal e histórico. O prontuário é o conjunto de todos os registros clínicos do paciente — ficha, anamnese, odontograma, evolução de cada atendimento, exames e documentos assinados —, mantido em ordem cronológica, como exige o art. 17 do Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012).

O paciente pode pedir cópia do prontuário odontológico?

Pode. O art. 18, inciso I, do Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012) classifica como infração ética negar ao paciente acesso ao seu prontuário ou deixar de fornecer cópia quando solicitada, além de deixar de dar as explicações necessárias à compreensão. Por isso o sistema precisa exportar o prontuário completo de um paciente.

O que era o NGS2, citado pelo CFO para prontuário eletrônico?

Era o Nível de Garantia de Segurança 2, requisito do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde (CFM e SBIS) adotado pela Resolução CFO-91/2009, anterior à Lei 13.787/2018. Por essa resolução, só sistemas que atendiam integralmente ao NGS2 permitiam eliminar o registro em papel, e o NGS2 exigia assinatura digital, com certificado ICP-Brasil. Hoje, o descarte do papel segue a Lei 13.787/2018.

Quem é o dono do prontuário odontológico: a clínica ou o paciente?

Os dois, em sentidos diferentes. A Resolução CFO-91/2009, norma anterior do conselho, registrava que o prontuário era propriedade física da instituição ou do consultório onde o paciente é atendido, a quem cabia o dever de guarda, e que os dados pertenciam ao paciente, só podiam ser divulgados com a autorização dele e deviam estar disponíveis para cópia. Na prática, a clínica faz a guarda, e os dados são do paciente.

Radiografias e fotos intraorais fazem parte do prontuário odontológico?

Fazem. A Resolução CFO-91/2009, norma anterior do conselho, partia do princípio de que os serviços de apoio, diagnóstico e terapêutica produziam documentos próprios que integravam o prontuário do paciente. No prontuário eletrônico, radiografias, fotos e laudos entram como anexos do registro, sob a mesma regra de guarda e sigilo.

Em resumo

Prontuário eletrônico odontológico é o registro clínico completo do paciente em sistema: ficha, anamnese, odontograma, evolução, exames e documentos assinados.
O Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012, art. 17) exige cada avaliação com data, hora, nome, assinatura e número no CRO, em ordem cronológica.
Quem só usa papel guarda o papel por 20 anos; quem digitaliza seguindo a Lei nº 13.787/2018 pode descartar o papel antes, e a versão digital passa a cumprir os 20 anos.
A LGPD trata o dado de saúde como sensível.
Na escolha, os critérios são evolução com data, hora e autor, tudo no mesmo paciente, documento assinado anexado, cópia completa e assinatura e integridade explicadas por escrito.

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Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.