Fechar a clínica odontológica não encerra o prazo de guarda dos prontuários: a Lei nº 13.787/2018 fixa o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro. O encerramento se organiza em três tempos: o que decidir antes de fechar, o que fazer no dia e o que fica pendente depois. A ordem importa porque parte dessas decisões, como o destino do arquivo e o aviso aos pacientes, é mais simples enquanto a clínica ainda tem acesso aos dados.
Por que a guarda dos prontuários importa depois do fechamento
O prontuário não desaparece quando a clínica deixa de atender. O considerando da Resolução CFO-91/2009, anterior à Lei nº 13.787/2018, já tratava o prontuário, em qualquer meio de armazenamento, como propriedade física da instituição onde o paciente é assistido, à qual cabe o dever da guarda. O FAQ do Manual do Prontuário do Paciente, do Conselho Federal de Odontologia (FAQ do CFO, consultado em outubro de 2026), diz que a propriedade do prontuário é do paciente, mas a posse ou guarda cabe ao profissional, e registra que esse é um aspecto bastante sensível e debatido.
É aí que o fechamento cria a dúvida prática. A Resolução CFO-91/2009 fala da guarda pela instituição e o FAQ do CFO, pelo profissional, ambos enquanto a clínica existe; nenhum dos dois define quem assume o arquivo quando a pessoa jurídica encerra a atividade. Para esse ponto, vale confirmar com o CRO e com o advogado, com a decisão registrada por escrito.
Há ainda o lado do dado pessoal. A Lei nº 13.709/2018 (LGPD) determina que os dados pessoais sejam eliminados após o término do tratamento, com conservação autorizada para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, e o prazo de guarda do prontuário é uma dessas obrigações. Encerrar a clínica, portanto, não se confunde com apagar o arquivo.
O que a lei e o CFO dizem sobre os prontuários
A lei e as resoluções do CFO tratam de prazo e de guarda, mas não desenham o caso da clínica que fecha. A tabela mostra, lado a lado, o que cada norma diz e o que ela não diz.
| O que a norma diz | O que a norma não diz |
|---|---|
| Lei nº 13.787/2018, art. 6º: decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados. | Não diz o que fazer com os prontuários quando a clínica fecha nem quem fica com eles. |
| Lei nº 13.787/2018, art. 6º, § 5º: as regras valem para todos os prontuários, independentemente da forma de armazenamento, inclusive os constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica. | Não detalha exigência por tipo de arquivo nem como organizar o armazenamento. |
| Lei nº 13.787/2018, art. 6º, § 2º: alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente. | É alternativa à eliminação, que a lei só permite depois do prazo mínimo; não trata do fechamento. |
| Resolução CFO-91/2009 (considerando), anterior à Lei nº 13.787/2018: tratava o prontuário como propriedade física da instituição onde o paciente é assistido, a quem cabe a guarda do documento. | Trata da guarda enquanto a instituição existe; não diz para quem ela passa quando a instituição encerra. |
| FAQ do Manual do Prontuário do Paciente (CFO): a propriedade é do paciente, e a posse ou guarda cabe ao profissional; o próprio texto admite que o tema é bastante debatido. | É orientação de manual, não resolução; fala do profissional, não da pessoa jurídica que fecha. |
| Resolução CFO-63/2005, art. 157, § 4º: o cancelamento da inscrição por encerramento da atividade é instruído com declaração do encerramento e, na pessoa jurídica, com declaração de todos os sócios e do responsável técnico. | Não menciona prontuários nem exige informar o destino deles. |
| Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 16, I: os dados são eliminados após o término do tratamento, autorizada a conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. | Não define quem é o controlador depois que a empresa encerra. |
O passo a passo para encerrar sem perder o arquivo
O encerramento fica mais simples quando é tratado em ordem de tempo. O checklist abaixo organiza o que não pode escapar.
- Antes de fechar — organize os prontuários. Separe o acervo por paciente e defina onde ele será mantido depois do encerramento. Amarre essa decisão enquanto a clínica ainda tem acesso ao sistema e aos arquivos, porque depois o acesso depende de quem tem permissão.
- Antes de fechar — escolha o destino do arquivo. Decida entre manter a guarda, devolver o que a norma permite devolver e, no caso da pessoa jurídica, encaminhar o acervo conforme a orientação jurídica. Leve ao advogado e ao CRO, por escrito, a pergunta de para quem vão os prontuários, inclusive se a clínica for vendida ou sucedida, antes de cancelar a inscrição.
- Antes de fechar — prepare o aviso aos pacientes. Redija a comunicação do fechamento e informe o que o paciente deve fazer para obter o que for dele. Se houver paciente com tratamento em andamento, o Código de Ética Odontológica (art. 11, VI) trata abandonar o paciente como infração ética, salvo motivo justificável; por isso o aviso deve dizer também o que acontece com o tratamento. Como as normas sobre prontuário não fixam prazo nem forma para o aviso, registre o envio.
- Antes de fechar — separe radiografias e exames. Deixe pronta a devolução dos exames a quem pedir, com cópia arquivada e registro de entrega. O tema da cópia para o paciente tem detalhes próprios em o paciente pode pedir uma cópia do próprio prontuário.
- No dia — cancele a inscrição no CRO. O pedido de cancelamento da inscrição por encerramento da atividade é instruído com declaração do encerramento e, tratando-se de pessoa jurídica, com declaração de todos os sócios e do responsável técnico.
- No dia — feche os acessos. Revise quem ainda tem login no sistema da clínica e nos arquivos, e encerre as permissões que não façam mais sentido.
- Depois — mantenha a guarda pelo prazo mínimo. Preserve o arquivo e trate cada prontuário pela data do seu último registro: quem só tem papel guarda o papel por 20 anos, e quem digitaliza seguindo a Lei nº 13.787/2018 pode descartar o papel, porque a versão digital passa a cumprir os 20 anos. A diferença entre os dois está em prontuário em papel ou prontuário eletrônico: o que muda.
- Depois — defina quem consulta o arquivo. Depois do fechamento, o acervo precisa de um responsável com nome e de uma regra de acesso; na prática, é o mesmo cuidado de quem pode acessar o prontuário do paciente na clínica.
A conta do prazo de guarda, com um exemplo
O prazo mínimo conta do último registro, não da abertura do prontuário nem da data do fechamento. Num exemplo ilustrativo, se o último registro de um prontuário é de 2023, a guarda mínima vai até 2043 — 2023 mais 20 anos. Cada ficha tem, portanto, seu próprio relógio, e um acervo antigo pode reunir prazos diferentes; quem organiza o encerramento trabalha com o ano do último registro, não com a idade do papel. O art. 6º, § 5º, da Lei nº 13.787/2018 confirma que a regra alcança todos os prontuários, inclusive os mantidos originalmente em meio eletrônico.
Onde guardar o acervo
Boa parte do encerramento é processo: separar por paciente, definir quem acessa, registrar a entrega das radiografias e escolher onde o arquivo fica. A tabela compara dois caminhos para guardar o acervo.
| Critério | Caixa física | Arquivo digital |
|---|---|---|
| Começar a guardar | O armário e as pastas que a clínica já tem | Exige digitalizar e escolher onde os arquivos ficam |
| Encontrar um prontuário antigo | Depende de organização manual | Busca por nome quando os arquivos estão indexados |
| Risco de perda | Vulnerável a umidade, incêndio e extravio | Depende de cópias e de backup |
| Controle de quem acessa | Limitado a um caderno de empréstimo | Depende de permissões configuradas |
Para o que acontece com os dados quando o contrato do software termina, veja o que acontece com os dados da clínica se eu cancelar o software.
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Os erros que transformam o fechamento em problema
O primeiro é eliminar o prontuário por conta própria antes de 20 anos do último registro; a exceção é descartar o papel já digitalizado seguindo a Lei nº 13.787/2018, descrita no passo 7. Eliminar antes do prazo deixa a clínica sem o documento e sem a resposta.
O segundo é deixar o aviso aos pacientes para o dia do fechamento. Sem a comunicação preparada, o paciente fica sem o canal para pedir o que é dele, como as radiografias.
O terceiro é cancelar a inscrição no CRO sem antes resolver o destino do arquivo. O cancelamento é um ato separado, e a decisão sobre os prontuários precisa existir fora dele.
O quarto é supor que apagar os dados resolve a LGPD. A eliminação, pela lei, vem depois do término do tratamento, com a conservação autorizada para cumprir obrigação legal — o que inclui o prazo de guarda do prontuário.
O quinto é devolver radiografias sem registro. O FAQ do CFO recomenda manter cópia arquivada e registrar a entrega, e é justamente esse registro que mostra o que saiu e o que ficou.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo os prontuários precisam ficar guardados depois do fechamento?
O prazo mínimo é de 20 anos a partir do último registro (Lei nº 13.787/2018), para o papel e para o prontuário digitalizado seguindo a lei. Num último registro de 2023, a guarda mínima vai até 2043. O FAQ do Manual do Prontuário do Paciente, do CFO, recomenda guardar o prontuário ao longo de toda a vida do profissional.
De quem é o prontuário: do paciente ou da clínica?
A propriedade é do paciente, e a posse ou guarda cabe ao profissional, segundo o FAQ do Manual do Prontuário do Paciente, do CFO, que registra que o tema é bastante debatido. A Resolução CFO-91/2009, anterior à Lei nº 13.787/2018, tratava o prontuário como propriedade física da instituição onde o paciente é assistido, à qual cabe a guarda.
Preciso avisar os pacientes que a clínica vai fechar?
As normas sobre prontuário não fixam prazo nem forma para esse aviso, mas a orientação prática é comunicar com antecedência, registrar o envio e informar o que o paciente deve fazer para obter o que for dele, como as radiografias, e o que acontece com o tratamento, se houver algum em andamento.
A clínica precisa devolver as radiografias ao paciente?
Sim, quando o paciente pede. O FAQ do Manual do Prontuário do Paciente, do CFO, orienta devolver os exames diante de uma solicitação, mantendo cópia arquivada e registro de entrega; é orientação de manual, não resolução nem lei, e não define prazo para a devolução.
Como cancelar a inscrição da clínica no CRO?
Na Consolidação das Normas para Procedimentos nos Conselhos de Odontologia (Resolução CFO-63/2005, texto atualizado em setembro de 2023), o pedido de cancelamento da inscrição por encerramento da atividade é instruído com uma declaração do encerramento e, tratando-se de pessoa jurídica, com declaração de todos os sócios e do responsável técnico. Esse pedido não exige informar o destino dos prontuários.
Em resumo
Fechar a clínica não encerra o prazo mínimo de 20 anos de guarda, contado do último registro (Lei nº 13.787/2018, art. 6º). O encerramento segue três tempos: antes de fechar (organizar o acervo, decidir o destino, preparar o aviso e separar as radiografias), no dia (cancelar a inscrição no CRO e fechar os acessos) e depois (manter a guarda pelo prazo devido e definir quem consulta o arquivo). Para acompanhar o prazo e os tipos de documento, veja quais documentos a clínica odontológica precisa guardar e por quanto tempo.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.