Quando a operadora comunica o fim do credenciamento, a clínica deve, nessa ordem, ler a comunicação contra o contrato, levantar o que ainda tem a receber na data de efeito e identificar os pacientes em tratamento pelo convênio. O contrato vem primeiro porque é ele que define prazos, procedimento de rescisão e regras de faturamento. Com esse roteiro, recepção, faturamento e dentistas trabalham com a mesma informação desde o primeiro dia.

Por que o fim do credenciamento pesa no caixa da clínica?

Na data em que o credenciamento acaba, costuma haver guias do mês enviadas e ainda não pagas, glosas em contestação e pedidos de auditoria em aberto. Numa clínica com quatro cadeiras e três dentistas, cada profissional atendeu pacientes do convênio em datas diferentes, o que espalha essas pendências por vários lotes.

Para situar o mercado: segundo a ANS, em página atualizada em 05/11/2026, havia 219 operadoras exclusivamente odontológicas com beneficiários em setembro de 2026, ante 305 em dezembro de 2016. O efeito do fim do convênio na agenda e na receita é tema da gestão com convênio; nos primeiros dias, o que está em jogo é não deixar valor nem registro para trás.

Como ler a comunicação da operadora contra o contrato?

Coloque a comunicação e o contrato lado a lado. A Resolução Normativa ANS nº 503/2022, art. 16, I, manda o contrato expressar o prazo de vigência, os critérios e procedimentos de rescisão e o prazo para notificação de rescisão ou não renovação, com suas eventuais exceções. Como a norma não fixa um número de dias, vale o que está escrito no contrato da clínica.

Confira, item por item:

  • quem enviou a comunicação e por qual canal ela chegou;
  • se o texto fala em rescisão ou em não renovação, e qual é a data de efeito;
  • o motivo informado, comparado com os critérios do contrato;
  • a data de recebimento, comparada com o prazo de notificação escrito.

As orientações do CFO para contratos na odontologia suplementar resumem a lógica: “o prestador ou a operadora deve notificar a outra parte formalmente, e um mesmo prazo deve ser estabelecido para ambas as partes para cumprimento da ação”, segundo o guia de contratualização do CFO. Guarde a comunicação original com o protocolo.

O que a clínica ainda tem a receber na data de efeito?

Levante três grupos: guias enviadas e não pagas, glosas em contestação e pedidos de auditoria sem resposta. Os prazos e procedimentos de faturamento e pagamento têm de constar do contrato, conforme a Lei nº 9.656/1998, art. 17-A, § 2º, II.

A RN 503, art. 14, exige que o contrato expresse a rotina de auditoria, as hipóteses de glosa e os prazos para contestação, para resposta da operadora e para pagamento quando a glosa é revogada. O art. 5º, V e VI, veda regras que impeçam o prestador de acessar a justificativa da glosa ou de contestá-la, desde que o faturamento tenha seguido o Padrão TISS (troca de informações na saúde suplementar) vigente.

A conferência dos valores segue a rotina de conferir o repasse, e as contestações seguem os critérios usados para reduzir glosas. Feche uma lista do que fica em aberto naquela data, com guia, paciente, dentista e situação: é ela que a clínica acompanha nos meses seguintes.

Quem cuida dos pacientes em tratamento e o que cabe à operadora?

A RN 503, art. 16, II e III, manda o contrato prever que o prestador identifique formalmente à operadora os pacientes em tratamento continuado, pré-natal, pré-operatório ou com atenção especial, com laudo para a continuidade, e que os comunique. Pelo art. 18, a operadora garante o atendimento deles em prestador com os recursos necessários; o passo a passo está no roteiro para deixar de atender um convênio.

O aviso aos beneficiários é da operadora. A Lei nº 9.656/1998, art. 17, na redação da Lei nº 13.003/2014, permite substituir o prestador por outro equivalente mediante comunicação aos consumidores com 30 dias de antecedência. A RN ANS nº 567/2022, art. 10, § 1º, manda disponibilizar essa informação, para prestadores não hospitalares, com antecedência mínima de 30 dias e mantê-la acessível por 180 dias.

São prazos da operadora com o beneficiário, não com a clínica, e o § 2º do mesmo artigo trata de casos excepcionais, também como dever da operadora.

O que registrar e quando levar o caso ao advogado?

Monte uma linha do tempo com a comunicação, cada resposta enviada, cada pedido feito e quem falou pela clínica em cada contato. Os prontuários dos atendimentos feitos pelo convênio seguem com a clínica: a RDC Anvisa 63/2011, art. 25, diz que a guarda do prontuário é de responsabilidade do serviço de saúde e deve obedecer às normas vigentes.

Em três situações, vale confirmar com o advogado antes de responder à operadora: motivo que não consta do contrato, prazo menor que o escrito, ou valor retido ou glosa sem justificativa.

Como a Capim entra no registro dos atendimentos?

Para preparar o laudo de continuidade ou responder a um pedido de auditoria, a clínica precisa da evolução de cada paciente reunida num prontuário completo. A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente, oferece o Capim Dash, com agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades.

Com o prontuário eletrônico, o registro clínico de cada paciente fica no mesmo sistema da agenda, junto do odontograma e da anamnese digital, e pelo aplicativo o dentista consulta fichas clínicas e documentos. Assim, a evolução de quem estava em tratamento pelo convênio fica à mão, sem depender de pastas espalhadas entre os consultórios.

Perguntas frequentes

A clínica pode continuar mandando guias depois da data de efeito do descredenciamento?

Os prazos e procedimentos de faturamento e pagamento têm de constar do contrato, que é o primeiro lugar para conferir se ele trata do envio dos lotes de atendimentos já feitos. Recomenda-se pedir à operadora, por escrito, a data limite para o envio dos últimos lotes.

O que guardar da comunicação de descredenciamento enviada pela operadora?

Guarde o documento original, o canal, a data e a hora de recebimento e o protocolo, além de cada resposta enviada depois. Se a comunicação chegou por e-mail ou portal, salve uma cópia junto da linha do tempo do caso.

Quem na clínica deve conversar com a operadora durante o descredenciamento?

Uma única pessoa, em geral quem já cuida do faturamento do convênio, com o gestor acompanhando as decisões. Assim a operadora recebe uma versão única, e cada contato fica registrado com data e assunto.

Como explicar à equipe da clínica que o convênio vai acabar?

Reúna recepção, faturamento e dentistas, informe a data de efeito, o que já foi pedido à operadora e quem é o interlocutor, e combine uma resposta única para as dúvidas dos pacientes. A partir dessa data, a recepção confere a situação do convênio antes de marcar novos atendimentos.

O que fica

Diante do descredenciamento, a ordem que protege a clínica é contrato, valores em aberto e pacientes em tratamento, com cada passo registrado. Quando prontuário, agenda e financeiro ficam no mesmo lugar, reunir essa resposta tende a exigir menos busca entre consultórios; se quiser entender como o Capim Dash organiza esses registros, fale com especialista.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.