O franqueado odontológico precisa controlar, toda semana, a ocupação das cadeiras, os orçamentos apresentados e aprovados, os recebíveis, a inadimplência do parcelamento próprio e o custo de laboratório e de material. A unidade segue o padrão da marca, mas a conta do mês é do franqueado. Acompanhar esses pontos com o mesmo critério dá a você a base para corrigir o rumo antes do fechamento.

Imagine uma unidade franqueada de quatro cadeiras que cumpre a meta de atendimentos da marca e, ainda assim, fecha o mês sem sobra: o paciente parcelou, o laboratório cobrou, o material subiu e o dinheiro entrou depois de a conta vencer.

Por que a gestão financeira da unidade importa tanto para o franqueado?

A marca padroniza o atendimento, mas não paga a conta da unidade. O franqueado costuma responder pela equipe, pelo laboratório, pelo material e pelo espaço, e recebe do paciente em datas que nem sempre coincidem com essas saídas.

Quando a entrada de dinheiro e as despesas não andam juntas, a agenda pode estar cheia e o caixa vazio. Controlar a gestão, para o franqueado, é ligar agenda, recebimento e custo na mesma leitura.

A falta de dinheiro em caixa pesa nos negócios pequenos: na pesquisa do Sebrae divulgada pela Agência Brasil, 22% dos empresários que fecharam apontaram a falta de capital de giro como fator primordial.

O que o franqueado acompanha toda semana?

A leitura semanal cabe em seis itens, cada um com a pergunta que ele responde:

  • Ocupação das cadeiras: quanto da agenda está preenchido, medido pela taxa de ocupação.
  • Orçamentos: quantos foram apresentados e quantos fecharam no período.
  • Recebíveis: o que a unidade tem a receber e em que data cada valor entra.
  • Inadimplência do parcelamento próprio: o que a unidade parcelou por conta própria e está em atraso, tema de reduzir a inadimplência.
  • Custo de laboratório e material: quanto cada tratamento consome em relação ao que gera de receita.
  • Ponto de equilíbrio: o faturamento mínimo para a unidade cobrir os custos, que o cálculo do ponto de equilíbrio mostra mês a mês.

Nos recebíveis de cartão, a Circular BCB nº 3.952 manda a credenciadora registrar as unidades de recebíveis em sistema de registro e atualizar esse registro até o dia útil subsequente ao das transações.

O ponto de equilíbrio depende de separar os custos: segundo o guia de precificação do Sebrae, os gastos fixos não variam no curto prazo em função do volume de vendas, como aluguel e condomínio, enquanto os gastos variáveis variam com o volume de vendas.

Para ampliar a lista, os indicadores da clínica trazem outros números que o franqueado pode incluir.

O que o franqueado costuma reportar à franqueadora?

O contrato da franquia define o que a unidade informa e com que frequência, e o franqueado cumpre melhor essa rotina quando os dados saem do sistema sem montagem manual. Costuma entrar nesse relatório o recorte da leitura semanal que a marca pede: faturamento e recebimentos do período, ocupação da agenda, orçamentos apresentados e aprovados e a forma de pagamento escolhida pelos pacientes.

Quando o registro diário está correto, o relatório da marca vira consequência do trabalho da semana, e não tarefa de fim de mês.

Onde a unidade franqueada costuma perder dinheiro?

O dinheiro costuma escapar da unidade por vários pontos ao mesmo tempo, e cinco deles aparecem com frequência:

  • Cadeira parada por falta de encaixe ou de retorno de paciente.
  • Orçamento apresentado que não fecha por falta de acompanhamento.
  • Desconto concedido sem regra, que reduz a margem sem que o franqueado perceba.
  • Parcelamento próprio que se transforma em inadimplência.
  • Laboratório e material comprados sem comparação com o que cada tratamento gera.

Cada um desses vazamentos aparece primeiro em um item da leitura semanal, e olhar para ele no dia certo ajuda a evitar que o problema chegue ao fechamento do mês.

O que a Capim oferece para o dinheiro que entra no caixa da clínica?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente.

Nas soluções financeiras da Capim, o Financiamento Capim funciona assim: o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.

O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS. A Maquininha Capim pode ser contratada sem o Capim Dash; usada com ele, cada venda entra no financeiro ligada ao paciente.

A página de preço da Capim informa o uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda.

Como o desenho varia de uma franquia para outra, vale confirmar na demonstração como o sistema organiza mais de uma unidade.

Perguntas frequentes

Com que frequência o franqueado deve fechar o caixa da unidade?

O fechamento diário confere o que entrou e o que saiu no dia, e a leitura semanal compara o resultado com a meta do mês. Os dois juntos ajudam a evitar que a diferença só apareça no fechamento mensal.

O que fazer quando a unidade franqueada tem agenda cheia e pouco caixa?

Confira o prazo em que os pagamentos chegam, o parcelamento próprio em aberto e o custo de laboratório e de material de cada tratamento. A agenda cheia só vira caixa quando o recebimento acompanha o atendimento.

Como o franqueado separa o dinheiro da unidade do dinheiro pessoal?

Defina desde o início uma conta própria da unidade e um valor de retirada do franqueado (o pró-labore), de modo que o financeiro mostre só as receitas e as despesas dela. Vale confirmar com o contador a forma da retirada.

O franqueado pode oferecer crédito ao paciente na unidade?

Vale considerar quando o tratamento tem valor alto e o paciente não pagaria à vista, desde que a forma de pagamento esteja dentro do padrão da marca. O contrato de franquia costuma indicar o que a unidade pode oferecer.

Quais custos o franqueado costuma esquecer no resultado da unidade?

Laboratório, material e inadimplência do parcelamento próprio costumam ficar fora da conta quando o lançamento é feito só no fim do mês. Lançar cada um no dia em que acontece mostra o resultado real da unidade.

O que fica

O franqueado que acompanha a ocupação, os orçamentos, os recebíveis e os custos toda semana chega ao fechamento do mês com mais clareza sobre o resultado da unidade. Fale com especialista e conheça o que a Capim reúne de financeiro e de crédito ao paciente para essa rotina.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.