O sistema odontológico que ajuda a controlar a inadimplência mostra as parcelas em aberto por paciente, avisa antes do vencimento e organiza a cobrança. Entre as opções do mercado está a Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, cujas soluções financeiras incluem o Carnê Capim, em que a clínica mantém o risco e a cobrança, e o Financiamento Capim, em que o risco fica com a Capim.
Numa clínica com seis cadeiras, o tratamento de reabilitação costuma ser pago em vários meses, e cada parcela em atraso vira uma conversa na recepção. Sem um sistema que mostre quem deve o quê, a equipe descobre o atraso pelo extrato, e a cobrança chega tarde.
Por que controlar a inadimplência pesa no caixa da clínica?
Muitas vezes, quando a parcela vence, o tratamento já foi realizado, de modo que cada atraso é um custo já pago pela clínica e ainda não recuperado: material, laboratório e hora de cadeira. Quanto mais cedo o atraso aparece, mais simples é resolvê-lo, e por isso o controle importa tanto quanto a cobrança em si.
Segundo o e-book de capital de giro do Sebrae/RS, quanto mais longo o ciclo financeiro, maior será a necessidade de capital de giro, e cada parcela em atraso é mais tempo entre o gasto e o recebimento. Em pesquisa do Sebrae noticiada pela Agência Brasil em junho de 2021, a falta de capital de giro foi primordial para o fechamento do negócio de 22% dos empresários que fecharam.
É também o que explica a diferença entre lucro e caixa: o procedimento entrou no faturamento, mas o dinheiro ainda não entrou. Parte do atraso pode ser evitada antes de acontecer, ao reduzir a inadimplência na origem, mas o sistema entra quando a parcela já venceu.
O que um sistema precisa ter para controlar a inadimplência?
Quatro recursos formam o núcleo desse controle:
- parcelas em aberto por paciente: cada tratamento mostra o que foi pago, o que vence e o que está atrasado, no cadastro do próprio paciente;
- alerta de vencimento: a equipe é avisada antes e depois da data, para cobrar no momento certo;
- apoio à cobrança: o contato fica registrado, e os lembretes seguem a régua de cobrança definida pela clínica;
- relatório de atrasos: a lista por paciente, por vencimento e por profissional alimenta o fechamento de caixa.
Na cobrança, o Código de Defesa do Consumidor (art. 42) estabelece que o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça, e a régua de contato da clínica se desenha dentro desse limite.
Na demonstração, peça para registrar um tratamento em parcelas, deixar uma delas vencer e mostrar onde o atraso aparece, quem é avisado e como o contato com o paciente é anotado.
Qual a diferença entre controlar o atraso e transferir o risco?
Existem duas formas de lidar com o atraso, e cada uma resolve um problema distinto. No primeiro, a clínica parcela por conta própria, como no carnê de boletos: define parcelas e valores, recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança, o que torna os recursos de controle indispensáveis.
No segundo, o crédito ao paciente passa por uma empresa que concede o financiamento, e a pergunta que separa as ofertas é de quem ficam o risco e a cobrança. Quando ficam com quem concede o crédito, a recepção deixa de cobrar aquela parcela, e a clínica de várias cadeiras tende a combinar as duas formas conforme o tratamento.
Ao comparar ofertas de crédito, vale perguntar também quando a clínica recebe: o valor entrar à vista ou conforme cada parcela é paga muda o caixa do mês.
Como a Capim ajuda a controlar a inadimplência?
A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. No Carnê Capim, que é por boleto, a clínica define parcelas e valores, recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança; a consulta de CPF é opcional e feita pela própria clínica.
No Financiamento Capim, o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.
Lado a lado, os dois caminhos se distinguem por critério:
| Critério | Carnê Capim | Financiamento Capim |
|---|---|---|
| Como o paciente paga | Boleto, com parcelas e valores definidos pela clínica | Boleto, em até 36x, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível |
| Quando a clínica recebe | A cada boleto pago | À vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação |
| Quem fica com o risco | A clínica fica com o risco e a cobrança | A Capim, que assume o risco da inadimplência, não o dentista |
| Consulta de CPF | Opcional, feita pela própria clínica | Análise de crédito feita a partir do CPF |
O financeiro do Capim Dash, software de gestão da Capim, acompanha essas soluções, e vale confirmar na demonstração como ele mostra as parcelas em aberto e os atrasos de cada paciente.
Perguntas frequentes
O relatório de inadimplência precisa mostrar o quê para ser útil ao gestor?
Precisa mostrar o paciente, o valor em aberto, a data de vencimento, o tempo de atraso e o profissional responsável pelo tratamento. Com esses cinco dados, o gestor decide quem cobrar primeiro e vê com quais profissionais os atrasos se concentram.
Como separar o paciente que esqueceu a parcela do que parou de pagar?
O histórico de contatos mostra a diferença: quem esqueceu costuma responder ao primeiro aviso e pagar logo em seguida, enquanto quem parou de pagar tende a deixar mensagens sem resposta ou promessas sem cumprimento. Por isso o sistema precisa registrar cada contato com data e resultado.
O aviso de vencimento deve ir para a equipe ou para o paciente?
Para os dois, com funções diferentes: ao paciente, um lembrete que evita o esquecimento; à equipe, uma lista dos vencimentos do dia, para acompanhar quem não pagou. Vale conferir se o sistema faz as duas coisas.
Quem usa financiamento ao paciente ainda precisa controlar a inadimplência no sistema?
Precisa, porque parte dos recebimentos continua sendo da clínica, como o carnê próprio, e esses seguem exigindo controle. Já a parcela de um financiamento cujo risco fica com quem concede o crédito deixa de ser tarefa de cobrança da recepção.
O que fica
O sistema que ajuda a controlar a inadimplência mostra as parcelas em aberto, avisa os vencimentos, apoia a cobrança e entrega o relatório de atrasos, e o crédito ao paciente completa o quadro quando o risco deixa de ser da clínica. Para avaliar o Carnê e o Financiamento no controle dos atrasos da sua clínica: Fale com especialista.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.