Para controlar os custos de laboratório, a clínica liga cada pedido ao paciente e ao orçamento, confere a cobrança do laboratório com o que foi pedido e entregue, acompanha o prazo de entrega e inclui o custo no valor cobrado pelo tratamento. Assim, o gasto deixa de aparecer só na conta paga no fim do mês e passa a ser visto procedimento a procedimento.

Prótese, coroa e alinhador têm em comum um custo de laboratório que sai antes do recebimento: a clínica paga o trabalho para entregá-lo ao paciente, e o dinheiro do tratamento pode chegar semanas ou meses depois. Sem controle por pedido, esse gasto se mistura às demais contas e some da margem.

Por que o custo de laboratório pesa no caixa da clínica?

O laboratório cobra pelo trabalho entregue, e a cobrança vence no calendário dele, não no do paciente. Numa clínica com vários dentistas, costuma haver muitos pedidos em andamento ao mesmo tempo, e o pedido que passa sem registro deixa uma conta que não se liga a nenhum tratamento.

O custo pesa duas vezes: na margem do procedimento e no momento em que o dinheiro sai do caixa.

Como controlar o custo de laboratório passo a passo?

A rotina cabe em cinco ações:

  1. Registre cada pedido com o nome do paciente, o procedimento e o orçamento ao qual ele pertence.
  2. Combine por escrito com o laboratório a tabela de valores, o prazo de entrega e a regra para peças que voltam para ajuste.
  3. Acompanhe a entrega na lista de pendências com laboratório, para que o prazo não atrase a consulta de instalação.
  4. Confira a cobrança contra os pedidos entregues antes de pagar, e registre as peças refeitas com o motivo.
  5. Lance o custo no tratamento do paciente, para enxergar a margem de cada procedimento.

Ao fim do mês, vale somar o custo por laboratório, por tipo de peça e por dentista: essa leitura mostra onde o gasto se concentra e quais peças voltam com mais frequência, o que orienta a conversa com o fornecedor.

O laboratório é um custo direto, que se soma ao custo de material no resultado de cada tratamento, e é essa soma que mostra se o procedimento dá lucro. Segundo o Sebrae, a margem de contribuição indica quanto cada produto ou serviço contribui para cobrir os custos fixos e gerar lucro.

Como incluir o custo de laboratório no valor cobrado pelo tratamento?

O custo entra no valor do tratamento da mesma forma que o material e o tempo de cadeira. Para cada tipo de peça, a clínica registra o custo do laboratório e o revisa quando a tabela do laboratório muda, de modo que o valor cobrado acompanhe o gasto real.

Peças cujo custo varia por caso, como a prótese sob medida, pedem registro por pedido, e as de custo estável podem seguir a tabela. O custo de laboratório é uma das parcelas ao precificar procedimentos, junto com material e tempo de cadeira.

É no orçamento que esse custo vira preço. Pelo Código de Defesa do Consumidor (art. 40), o fornecedor de serviço é obrigado a entregar orçamento prévio discriminando o valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, as condições de pagamento e as datas de início e término, e, salvo estipulação em contrário, o valor orçado vale por dez dias.

Na odontologia, o Código de Ética Odontológica classifica como infração ética abusar da confiança do paciente submetendo-o a tratamento de custo inesperado (art. 20, V).

Como o tratamento parcelado muda a conta do laboratório?

Considere um exemplo fictício, sem moeda: um tratamento de 100, com 30 de laboratório, vendido em 10 parcelas de 10. No primeiro mês, a clínica paga 30 e recebe 10; só quando a terceira parcela entra o gasto com o laboratório está coberto, e a margem do tratamento aparece nas parcelas seguintes.

Por isso, a clínica projeta o desembolso do laboratório no caixa antes de fechar o tratamento, e escolhe a forma de pagamento sabendo em que mês o dinheiro volta.

Como a Capim ajuda a casar o recebimento com a conta do laboratório?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. Para o tratamento parcelado, duas soluções financeiras mudam o momento do recebimento.

No Financiamento Capim, o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.

Com o financiamento, o dinheiro do tratamento entra após a aprovação, em vez de acompanhar as parcelas, o que o aproxima da data em que o laboratório cobra.

Já o Carnê Capim é boleto: a clínica define parcelas e valores, recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança. Os dois produtos fazem parte das soluções financeiras da Capim.

Perguntas frequentes

Quem deve conferir a fatura do laboratório na clínica?

Quem não fez o pedido: o financeiro ou o gestor confere a fatura contra a lista de pedidos entregues. A separação entre quem pede e quem paga reduz erros e cobranças repetidas.

Como comparar dois laboratórios além do valor da peça?

Compare o custo total: o valor da peça, o prazo de entrega, a proporção de peças que voltam para ajuste e a rapidez na resposta quando há problema. Um laboratório que atrasa ou refaz com frequência pode custar mais caro para a cadeira parada.

Como registrar o custo de laboratório quando o tratamento ainda não terminou?

Lance o pedido como custo previsto, ligado ao orçamento do paciente, e confirme o valor quando a cobrança chegar. Assim a margem do tratamento aparece desde o início, com o ajuste final depois.

Quem arca com a refação de uma peça devolvida pelo laboratório?

Vale o que foi combinado com o laboratório, por isso a regra para peças refeitas deve estar por escrito antes do primeiro pedido. Registrar o motivo de cada devolução ajuda a negociar e a comparar fornecedores.

O que fica

Controlar o custo de laboratório é ligar cada pedido ao paciente, conferir a cobrança, acompanhar o prazo e levar o custo ao valor do tratamento, sobretudo quando o recebimento é parcelado. Fale com especialista da Capim para avaliar a forma de receber que acompanha o custo do laboratório.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.