Calcular a comissão do dentista na clínica é definir por escrito sobre qual valor ela incide (procedimento realizado ou valor recebido, bruto ou líquido de custos), em que momento é paga (na produção ou no recebimento) e como é conferida todo mês. Com a base e o momento fixados, a conta passa a ser aplicar o combinado ao valor registrado no sistema.
Numa clínica com quatro dentistas, uma pergunta costuma reaparecer a cada fechamento: a comissão sai sobre o que foi atendido ou sobre o que entrou no caixa? Sem resposta escrita, cada profissional conta de um jeito, e a conferência vira discussão.
Por que a base da comissão importa para a clínica?
A base decide quanto a clínica paga e quando. A comissão sobre o realizado leva a clínica a pagar antes de receber, o que pesa quando o paciente parcela o tratamento; sobre o recebido, o pagamento acompanha o caixa, mas o dentista espera mais pelo que lhe cabe.
Por isso a escolha é de gestão antes de ser de cálculo. O cálculo do repasse do dentista associado fica simples depois que a base e o momento estão definidos.
Sobre qual valor a comissão deve incidir?
Quatro bases aparecem na prática, e elas se combinam:
- procedimento realizado: o valor do atendimento no dia em que foi feito, tenha o paciente pago ou não;
- valor recebido: só o que entrou no caixa, conforme cada parcela é paga;
- valor bruto: o total cobrado do paciente, sem deduzir custos;
- valor líquido: o total depois dos custos combinados, como material, laboratório e os custos da forma de pagamento.
Comparadas por critério, as quatro bases se distinguem assim:
| Base | Quando a comissão nasce | O que a clínica acompanha |
|---|---|---|
| Procedimento realizado | No dia do atendimento, tenha o paciente pago ou não | Pagar antes de receber, quando o tratamento é parcelado |
| Valor recebido | A cada parcela paga | O extrato por parcela e o que ainda falta entrar |
| Valor bruto | Sobre o total cobrado do paciente | A margem do procedimento, que pode ser curta |
| Valor líquido | Depois dos custos combinados | Quais custos entram na conta, por escrito |
Uma combinação possível é a do valor recebido com o líquido, e ela precisa constar do contrato. A escolha entre valor bruto ou líquido vale para qualquer das bases, e a produção de cada dentista é o dado que alimenta a base do realizado.
Antes de fixar a base, convém saber se o procedimento dá lucro, porque uma comissão sobre o valor bruto de um procedimento de margem curta pode comprimir o resultado da clínica. Segundo o conteúdo do Sebrae sobre margem de contribuição, ela mostra o quanto realmente sobra das vendas após o pagamento dos custos e despesas variáveis.
Quando a comissão é paga: na produção ou no recebimento?
Na produção, a comissão é paga no mês em que o procedimento foi realizado; no recebimento, no mês em que o valor entra no caixa. Em tratamento parcelado a diferença se amplia: um tratamento feito em um mês e pago em seis parcelas gera uma comissão de uma vez no primeiro modelo e seis comissões menores, uma por parcela, no segundo.
Qualquer que seja o momento, o contrato diz também o que acontece quando o paciente não paga ou o tratamento é cancelado: a comissão é mantida, estornada ou dividida. Sem essa regra, o primeiro caso de atraso vira o primeiro desacordo.
O que o contrato escrito e a conferência mensal precisam ter?
O combinado com cada dentista reúne cinco pontos:
- a base de cálculo escolhida;
- o momento do pagamento;
- os custos que entram na conta, quando a base é líquida;
- a regra para cancelamento, retorno e atraso do paciente;
- a data de fechamento do mês e a forma de apresentar o extrato.
A conferência mensal compara, para cada dentista, o que o sistema registrou com o que ele considera devido, e o extrato mostra os atendimentos, os valores e as datas. O enquadramento tributário da comissão e do repasse é decisão do contador, que define como registrar e pagar cada um.
O tipo de vínculo com cada dentista também merece conferência. Pela CLT, empregado é quem presta serviços de natureza não eventual, sob dependência e mediante salário, e, segundo o art. 442-B, a contratação do autônomo, cumpridas por este todas as formalidades legais, afasta a qualidade de empregado. A leitura do caso concreto cabe ao advogado da clínica.
Como a Capim ajuda a calcular a comissão do dentista?
A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, com uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda, o que permite que cada dentista da equipe tenha o próprio acesso.
Para quem calcula comissão, interessam o financeiro do Capim Dash e a página da Capim sobre relatórios para dentistas. Usada junto com o Capim Dash, a Maquininha Capim faz cada venda entrar no financeiro da clínica ligada ao paciente, dado que interessa a quem calcula a comissão sobre o valor recebido.
Na demonstração, vale confirmar como o sistema registra a base e o momento escolhidos e como gera o extrato de cada dentista.
Perguntas frequentes
Comissão e repasse são a mesma coisa na clínica?
No dia a dia, os dois termos descrevem a parte do valor do tratamento que cabe ao dentista. Comissão é o termo que muitas clínicas usam, e repasse costuma designar o pagamento ao dentista associado; o que importa é que a base e o momento estejam escritos.
O que fazer quando o dentista discorda do valor da comissão no fechamento?
Reabra os atendimentos do período no registro e compare com o combinado escrito. Se os dois concordam, o extrato é explicado ao dentista; se divergem, corrige-se o que estiver errado e o ajuste entra no mês seguinte.
Dá para ter regras de comissão diferentes para cada dentista no mesmo sistema?
Dá quando o sistema permite cadastrar a regra por profissional. Teste na demonstração com dois dentistas de regras distintas, para ver se o extrato de cada um sai correto.
Com que frequência a clínica deve revisar o combinado de comissão?
Sempre que mudar algo que afete a base, como a política de pagamento ou os custos do tratamento, e também em uma revisão periódica combinada entre as partes. Cada revisão vira um novo combinado escrito, com data.
O que fica
Calcular a comissão do dentista é escolher a base, o momento do pagamento e a rotina de conferência, e registrar tudo no contrato. Com essas três decisões, o sistema deixa de ser palco de discussão e passa a ser a fonte do extrato. Para conhecer o financeiro do Capim Dash com a base e o momento da comissão da sua clínica: Fale com especialista.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.