O software odontológico com assinatura eletrônica é o que permite ao paciente assinar o documento da clínica em formato digital, sem impressão, e guarda o documento assinado no cadastro dele. Entre as opções do mercado, a Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, tem assinatura eletrônica no Capim Dash, seu software de gestão.

Numa clínica com cinco cadeiras, o orçamento aprovado precisa de assinatura, o termo de consentimento também, e o paciente muitas vezes tem pressa. Quando tudo depende de papel, alguém imprime, colhe a assinatura, digitaliza e arquiva, e cada etapa abre espaço para extravio. O que varia entre os sistemas é onde a assinatura acontece e para onde o documento vai depois.

Por que a assinatura eletrônica importa para a clínica?

A assinatura em papel exige impressão, caneta, digitalização e arquivo, e o ciclo só termina quando o paciente está na recepção. A assinatura eletrônica leva o documento até a tela do paciente e devolve o resultado ao sistema da clínica, o que tende a encurtar o caminho entre o aceite e o início do tratamento.

O alcance do canal digital é amplo: segundo a pesquisa TIC Domicílios 2024, do Cetic.br, os usuários de Internet representavam 84% da população com 10 anos ou mais, ou 159 milhões de pessoas.

A assinatura eletrônica completa a rotina de digitalizar os documentos da clínica, porque o documento já nasce e termina no sistema, sem cópia em papel para guardar. Para a recepção, isso significa menos impressão e menos arquivo físico a organizar.

Em quais documentos a clínica usa a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica aparece em quatro pontos da rotina de uma clínica de três cadeiras ou mais:

  • o plano de tratamento, apresentado ao paciente na consulta de avaliação;
  • o orçamento, no momento do aceite;
  • o termo de consentimento, antes do procedimento;
  • o contrato de prestação de serviços, quando a clínica o adota.

A validade de cada um desses documentos assinados de forma eletrônica pode ter exigências próprias, e vale confirmar com o CRO ou com o advogado da clínica antes de adotar a rotina. A dúvida sobre se o orçamento assinado pelo paciente vale como contrato tem leitura própria, assim como os itens do contrato de prestação de serviços.

Para os documentos assinados pelo próprio dentista, o CFO informa que o portal do ITI permite à categoria emitir online atestados, pedidos de exames, relatórios e prescrição de medicamentos, com garantia de autenticidade e aceitabilidade.

O que conferir num sistema com assinatura eletrônica?

Peça para testar o caminho completo, do envio ao arquivo, com o seu próprio celular:

  • o paciente assina pelo celular, sem baixar aplicativo nem criar conta;
  • o documento assinado segue para o cadastro do paciente, junto do prontuário eletrônico;
  • o sistema registra quem assinou, em que data e hora e qual versão do texto;
  • a equipe consulta uma lista com os documentos aguardando assinatura e os já assinados;
  • os modelos de documento da clínica podem ser enviados para assinatura, sem refazer o texto;
  • a busca encontra o documento pelo nome do paciente e pelo tipo.

O registro importa porque, segundo o art. 4º, § 1º, da Lei 14.063/2020, os três tipos de assinatura eletrônica caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular.

Observe também o tempo do caminho: do envio ao documento arquivado, quantos toques o paciente dá e quantos a recepção precisa fazer. Um fluxo com muitos passos tende a voltar ao papel justamente nos horários de maior movimento.

Para entender o que está em jogo em cada tipo de assinatura, a leitura sobre como funciona a assinatura eletrônica em documentos odontológicos serve de roteiro antes da demonstração. Com o mesmo teste aplicado a cada fornecedor, a comparação fica sobre o que o paciente realmente vê na tela.

Como a Capim ajuda com a assinatura eletrônica?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, no plano único, com todas as funcionalidades. A visão geral das funcionalidades do Capim Dash apresenta o conjunto.

Como o Capim Dash tem uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda, a clínica não precisa escolher quais pessoas da equipe terão acesso.

No aplicativo do Capim Dash, para Android e iOS, a equipe consulta os pacientes, as fichas clínicas e os documentos fora do computador.

Na demonstração, vale confirmar se o paciente consegue receber e assinar o documento pelo celular e onde o documento assinado fica guardado.

Perguntas frequentes

Como saber se o paciente assina pelo próprio celular no sistema?

Faça o teste na demonstração: peça ao fornecedor para enviar um documento ao seu celular e assine como o paciente faria. Confira se o caminho exige cadastro, senha ou aplicativo, porque cada etapa a mais atrasa a assinatura na recepção.

Quais documentos vale a pena passar primeiro para a assinatura eletrônica?

Comece pelos documentos que circulam todos os dias, como o orçamento aprovado e o termo de consentimento, e deixe o contrato para a etapa seguinte. Assim a equipe ganha ritmo com o fluxo antes de levá-lo aos documentos mais extensos.

A recepção pode colher a assinatura no tablet da clínica?

Pode, se o sistema abrir o documento na tela do tablet ou do celular da clínica e registrar a assinatura feita com o dedo. Confira também se o texto fica legível na tela, sobretudo em documentos longos como o contrato.

O que fazer quando o paciente prefere assinar no papel?

Mantenha o papel como alternativa e digitalize o documento depois, anexando a cópia assinada ao cadastro. Pergunte ao fornecedor se o sistema aceita esse anexo, para que o histórico do paciente fique completo.

O que fica

O software com assinatura eletrônica é o que leva o documento até o celular do paciente e devolve o resultado ao cadastro, sem papel no meio do caminho. Quem testa o envio e a assinatura com o próprio celular compara os fornecedores pela rotina real, e não pela lista de funções. Fale com especialista e conheça a assinatura eletrônica do Capim Dash.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.