O software odontológico com controle de estoque é o que registra a entrada e a saída dos materiais, sinaliza o estoque mínimo e a validade e liga o consumo ao procedimento realizado. Entre as opções do mercado, a Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, tem gestão de estoque no Capim Dash, seu software de gestão.

Numa clínica de quatro cadeiras, o material de uma restauração sai do armário de uma sala e a reposição só acontece quando alguém nota que o frasco acabou. Sem registro de saída por procedimento, a falta de um item pode interromper o atendimento, e o custo do material não aparece em nenhum relatório.

Por que o controle de estoque importa para a clínica?

O estoque é dinheiro parado em prateleira e, ao mesmo tempo, condição para o atendimento do dia: material em excesso prende caixa, e material em falta atrasa o paciente. Em uma clínica com várias cadeiras, esse equilíbrio depende de um registro que a equipe consiga manter sem esforço extra.

A norma sanitária acompanha esse cuidado: a RDC 63/2011, da Anvisa, se aplica a todos os serviços de saúde do país, públicos ou privados (art. 3º), e o seu art. 53 manda o serviço garantir a disponibilidade de equipamentos, materiais, insumos e medicamentos necessários ao atendimento da demanda.

O registro também alimenta o preço. O consumo de cada procedimento compõe o custo de material da clínica, e sem esse dado a conta da hora clínica fica incompleta. A organização do dia a dia do almoxarifado está em gestão de estoque na clínica.

O guia de precificação do Sebrae classifica o material direto entre os custos diretos, aqueles ligados diretamente ao produto.

O que um controle de estoque precisa fazer numa clínica com várias cadeiras?

Cinco funções formam o núcleo de um controle de estoque de verdade:

  • entrada: cada compra é registrada com quantidade, lote e validade;
  • saída por procedimento: o consumo é baixado conforme o atendimento realizado, e não por estimativa;
  • estoque mínimo: o sistema avisa quando um item chega ao nível que a clínica definiu;
  • validade: os itens que vencem primeiro aparecem em destaque, para serem usados antes;
  • custo: o material consumido vira custo por procedimento.

A validade tem peso próprio: a Lei 6.437/1977, em seu art. 10, XVIII, trata como infração sanitária expor à venda ou entregar ao consumo produtos de interesse à saúde cujo prazo de validade tenha expirado.

O nível de alerta de cada item vem do cálculo do estoque mínimo, que a clínica ajusta conforme o ritmo de consumo. Quando o sistema só mostra a quantidade em prateleira, sem alerta nem validade, o controle continua dependendo da memória da equipe.

O que conferir na demonstração antes de contratar?

Leve a lista dos dez materiais mais usados da clínica e peça para cadastrá-los ao vivo. Depois, percorra estes pontos:

  • o cadastro aceita a unidade de compra e a unidade de uso, como caixa com cem unidades e consumo por unidade;
  • a baixa acontece junto com o atendimento ou por um registro rápido, sem planilha paralela;
  • o alerta de estoque mínimo chega a quem faz a compra;
  • um relatório lista os itens a vencer;
  • o histórico mostra quem movimentou cada item e quando;
  • o consumo por procedimento pode ser consultado para o cálculo de custo.

A ligação do custo do material com as contas da clínica também merece teste, e a leitura sobre software que integra gestão e financeiro trata desse caso. Com a mesma lista de materiais em todas as demonstrações, a comparação deixa de ser sobre promessas e passa a ser sobre o que o sistema fez diante da equipe.

Como a Capim ajuda no controle de estoque?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, e inclui a gestão de estoque, no plano único, com todas as funcionalidades. Estoque, agenda, prontuário e financeiro ficam, assim, num único sistema, e não em planilhas e programas separados para cada tarefa da rotina da clínica.

Com uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda, quem compra, quem atende e quem acompanha o caixa podem trabalhar no mesmo sistema. Na demonstração, vale confirmar se o módulo registra a saída por procedimento e se emite alertas de estoque mínimo e de validade.

Perguntas frequentes

O estoque precisa ficar separado por sala ou por cadeira no sistema?

Vale separar por sala quando cada cadeira guarda o próprio material e a reposição é feita por ambiente. Se o armário é único, um estoque central com baixa por procedimento atende a rotina e evita cadastro em duplicidade.

A baixa do material precisa ser feita item por item a cada atendimento?

Não precisa quando o sistema permite associar um conjunto de materiais a cada procedimento, de modo que a baixa saia de uma só vez. Pergunte na demonstração se essa associação existe e se a equipe consegue ajustá-la.

Como o consumo registrado entra no preço do procedimento?

Com o consumo por procedimento registrado, a clínica sabe quanto material cada atendimento usa e soma esse custo ao tempo de cadeira e às demais despesas. Quanto mais fiel o registro de saída, mais próximo da realidade fica o preço.

Como cadastrar o estoque que a clínica já tem ao trocar de sistema?

Faça uma contagem física e leve a lista, com quantidade e validade de cada item, para a demonstração. Pergunte se o cadastro aceita importação dessa lista ou se precisa ser feito item por item.

O que fica

O software com controle de estoque é o que registra a entrada, a saída por procedimento, o estoque mínimo e a validade, e transforma o consumo em custo. Cadastrar os materiais reais da clínica durante o teste indica o que o sistema entrega na prática. Fale com especialista e peça a demonstração da gestão de estoque com a lista de materiais da sua clínica.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.