Um sistema para uma rede de clínicas odontológicas precisa ter cadastro único do paciente, agenda por unidade e por profissional, financeiro consolidado e por unidade, permissões por função e relatórios que comparam as unidades entre si. Essas exigências mantêm o mesmo padrão em toda a rede, enquanto cada clínica fecha o próprio caixa. Para cada uma delas existe uma pergunta que você pode levar ao fornecedor antes de assinar.

Numa rede com três unidades, cada uma com recepção e planilha de caixa próprias, o paciente que troca de unidade preenche a ficha de novo, a mesma consulta recebe condições diferentes conforme o endereço e o dono só enxerga o resultado do mês quando o último fechamento chega. O que muda esse quadro é um sistema escolhido pelas exigências da rede, e não pelas da clínica isolada.

Por que o sistema importa mais numa rede de clínicas?

Numa clínica só, o dono costuma acompanhar tudo de perto e corrigir o rumo na conversa do dia. Numa rede, essa conversa não alcança todas as unidades, e o sistema passa a ser o lugar onde o padrão da marca vira rotina: o mesmo cadastro, a mesma política de pagamento, o mesmo critério para medir cada clínica.

Sem esse lugar comum, cada unidade cria o próprio jeito de lançar, de cobrar e de registrar, e a comparação entre elas perde a confiabilidade. O sistema da rede existe, nesse caso, para tornar comparáveis clínicas que funcionam em endereços diferentes.

Quais são as exigências de um sistema para rede de clínicas?

As seis exigências abaixo cobrem o que costuma travar uma rede, cada uma com a pergunta que você pode fazer ao fornecedor:

  • Cadastro único do paciente: quem é atendido em duas unidades tem uma ficha só, com histórico e prontuário reunidos. Pergunte: “se o paciente muda de unidade, o histórico dele acompanha?”
  • Agenda por unidade e por profissional: o profissional com horários em mais de um endereço aparece na agenda de cada clínica sem choque de horário. Pergunte: “a agenda do profissional mostra todos os endereços em que ele atende?”
  • Financeiro consolidado e por unidade: o dono vê a soma da rede, e o responsável de cada clínica vê o próprio caixa, a receber e a pagar. Pergunte: “consigo abrir o resultado da rede e o de uma unidade com os mesmos critérios de lançamento?”
  • Mesma regra de pagamento e de crédito ao paciente: a regra de pagamento vale igual em todas as recepções, sem condição própria por endereço. Pergunte: “as condições de pagamento e o crédito ao paciente seguem o mesmo cadastro em todas as unidades?”
  • Permissões por função: a recepção de uma unidade vê o que precisa para o dia, o gestor da rede vê o conjunto e o acesso de cada funcionário ao que pode ver e alterar fica definido por função. Pergunte: “posso definir o que cada função enxerga, unidade por unidade?”
  • Relatório que compara unidades: o mesmo indicador, no mesmo período, lado a lado, base para saber qual unidade dá mais lucro. Pergunte: “o relatório compara as unidades sem eu montar planilha?”

Cada exigência que o sistema não cumpre volta como trabalho manual na ponta, em planilha paralela ou relatório montado à mão.

Duas normas rendem perguntas sobre dados. A Resolução CFO-91/2009 autoriza o uso de sistemas informatizados para a guarda e o manuseio de prontuários e para a troca de informação identificada em saúde, e o art. 18, V, da LGPD lista entre os direitos do titular a portabilidade dos dados a outro fornecedor, mediante requisição expressa.

Como conferir cada exigência na demonstração?

Peça ao fornecedor que mostre cada item com um caso real da sua rede, e não com a apresentação padrão. Um roteiro simples cobre os pontos principais:

  • Cadastre um paciente numa unidade e abra a ficha dele em outra.
  • Marque o mesmo dentista em dois endereços no mesmo dia e confira se a agenda acusa o conflito.
  • Lance um recebimento em cada unidade e abra o financeiro da rede e o de uma clínica.
  • Crie dois perfis, o da recepção de uma unidade e o do gestor da rede, e compare o que cada um enxerga.
  • Peça o relatório que põe as unidades lado a lado e registre as respostas por escrito.

Vale levar pessoas de funções diferentes à demonstração: segundo o Nielsen Norman Group, cinco participantes de um teste de usabilidade encontram 85% dos problemas de usabilidade.

Quando a rede ainda tem duas clínicas, a rotina de gerenciar duas unidades mostra quais desses pontos aparecem primeiro. Os indicadores que a rede vai comparar devem estar definidos antes da demonstração.

O que a Capim oferece no financeiro e no crédito ao paciente?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades e com lembretes e confirmações de consulta pelo WhatsApp sem custo por mensagem.

A página de preço da Capim informa o uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda.

No dinheiro da clínica, a Maquininha Capim pode ser contratada sem o Capim Dash; usada com ele, cada venda entra no financeiro ligada ao paciente.

Nas soluções financeiras da Capim, o Financiamento Capim funciona assim: o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF; a clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.

Como as redes se desenham de formas diferentes, vale confirmar na demonstração como o sistema organiza mais de uma unidade.

Perguntas frequentes

O paciente atendido em duas unidades precisa ter duas fichas?

Não: o sistema da rede deve manter uma ficha só, com o histórico e o prontuário de todas as unidades. A ficha única evita cadastro duplicado e permite que qualquer clínica retome o atendimento de onde o paciente parou.

Quem na rede deve enxergar o financeiro de todas as unidades?

O dono ou o gestor da rede enxerga o conjunto, enquanto o responsável por cada unidade enxerga a própria. O sistema precisa permitir essa divisão com perfis diferentes para cada função.

Como começar a implantação de um sistema novo numa rede de clínicas?

Uma unidade-piloto costuma reduzir o risco: a rede testa cadastro, agenda e financeiro numa clínica e leva os ajustes para as demais. O treinamento de cada equipe segue depois o mesmo roteiro.

Que relatório uma rede de clínicas odontológicas deve exigir do sistema?

O relatório que põe as unidades lado a lado no mesmo período, com faturamento, recebimentos, ocupação das cadeiras e orçamentos aprovados. Sem critérios iguais de lançamento, a comparação perde o valor.

A rede pode ter a mesma forma de pagamento ao paciente em todas as unidades?

Pode, desde que o sistema registre as formas de pagamento e o crédito ao paciente do mesmo jeito em cada clínica. A regra definida pela rede passa a valer na recepção de cada unidade, e o financeiro compara os resultados com o mesmo critério.

O que fica

Um sistema para rede reúne cadastro, agenda, financeiro e crédito ao paciente com a mesma regra em cada unidade, e conferir cada exigência com um caso real ajuda a evitar surpresas depois da assinatura. Fale com especialista e leve essas perguntas para a demonstração.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.