O software odontológico com prontuário eletrônico completo reúne, em um registro único por paciente, anamnese, odontograma, evolução, plano de tratamento, documentos, imagens e assinatura. Entre as opções do mercado, a Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, tem prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital e assinatura eletrônica no Capim Dash, software de gestão da Capim.

Em uma clínica com vários dentistas, o mesmo paciente passa pelo clínico, pelo ortodontista e pelo cirurgião. Quando os registros ficam em lugares diferentes, o histórico inteiro não aparece para a equipe, e o que deveria ser um prontuário vira um conjunto de fichas.

Por que o prontuário completo importa para a clínica?

O prontuário é a memória clínica do paciente e, ao mesmo tempo, a base das decisões da clínica: o que foi feito, o que falta fazer e o que foi combinado. Quando o registro é completo, o dentista que assume o caso encontra o histórico sem precisar procurar o colega, e a clínica sabe quem registrou cada etapa.

Em uma equipe com vários dentistas, um registro incompleto tende a custar tempo no dia a dia, porque a informação que falta precisa ser buscada com o paciente ou com o colega.

Um registro completo pesa também diante de um questionamento sobre o valor jurídico do prontuário, e conferir cada campo com um checklist do prontuário ajuda a mantê-lo completo.

O que quer dizer prontuário eletrônico completo?

Sete itens formam o registro completo:

  • anamnese: o histórico de saúde do paciente, preenchido antes do tratamento;
  • odontograma: o mapa dos dentes, com o que já foi tratado e o que está planejado;
  • evolução: o registro de cada atendimento, com data, procedimento e profissional;
  • plano de tratamento: as etapas previstas, ligadas ao orçamento;
  • documentos: receitas, atestados e termos, gerados a partir do cadastro do paciente;
  • imagens: radiografias e fotos anexadas ao histórico;
  • assinatura: a confirmação eletrônica nos documentos que a exigem.

Quando um desses itens fica em papel ou em outro programa, o prontuário deixa de ser completo, porque o histórico do paciente se espalha. A anamnese digital merece atenção especial por ser a porta de entrada do registro.

Pelo Código de Ética Odontológica, aprovado pela Resolução CFO-118/2012 (art. 17), é obrigatória a elaboração e a manutenção, de forma legível e atualizada, do prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou digital. O parágrafo único pede que ele seja preenchido, em cada avaliação, em ordem cronológica, com data, hora, nome, assinatura e número de registro do cirurgião-dentista no Conselho Regional de Odontologia.

O que conferir na demonstração numa clínica com vários dentistas?

Seis pontos separam o prontuário que funciona numa equipe do que só serve a um profissional:

  • histórico único: o paciente atendido por mais de um dentista tem um registro só, com a autoria de cada lançamento;
  • quem vê o quê: o acesso se diferencia por função, de modo que a recepção veja o que precisa e o dentista veja o histórico clínico;
  • evolução em ordem: peça para abrir um paciente com três atendimentos de dentistas distintos e ver a sequência por data;
  • documentos: peça para gerar uma receita e um termo dentro do prontuário, com assinatura;
  • cópia: confirme que o registro pode ser entregue em arquivo, caso o paciente peça a cópia do próprio prontuário;
  • histórico de entrada: leve alguns prontuários atuais da clínica, em papel ou em arquivo, e pergunte como o histórico de cada paciente passa para o sistema novo.

O prontuário reúne dado de saúde, e a LGPD (Lei 13.709/2018) classifica o dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II) e determina, no art. 46, que os agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados. É nessa linha que se lê o ponto sobre quem vê o quê.

Na assinatura, a Lei 14.063/2020 (art. 14) dispõe que os documentos eletrônicos subscritos por profissionais de saúde e relacionados à sua área de atuação são válidos para todos os fins quando assinados por meio de assinatura eletrônica avançada ou qualificada. Vale perguntar na demonstração qual tipo de assinatura o sistema oferece.

Leve à demonstração três casos reais da clínica e repita o mesmo teste em cada sistema, porque a comparação passa a ser sobre o que o programa fez diante da equipe, e não sobre o que prometeu.

Como a Capim ajuda a ter um prontuário completo?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades.

O uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda permite que cada dentista e a recepção tenham o próprio acesso ao mesmo sistema. No aplicativo para Android e iOS, o dentista acessa agenda, pacientes, fichas clínicas e documentos.

Para quem vem de outro sistema, a Capim faz a migração dos dados, acompanhada pela equipe dela. Os mesmos seis pontos valem para o Capim Dash, e vale confirmar na demonstração como o prontuário organiza o histórico de um paciente atendido por mais de um dentista.

Perguntas frequentes

O paciente atendido por mais de um dentista da clínica tem um prontuário só?

O ideal é um registro por paciente, com a autoria de cada lançamento, e não um prontuário por profissional. Assim, quem assume o caso vê a história inteira, e a clínica sabe quem registrou cada etapa.

Receitas, atestados e termos de consentimento ficam dentro do prontuário eletrônico?

Sim: num prontuário completo, o documento é gerado a partir do cadastro do paciente e guardado no mesmo histórico. Confira na demonstração se o sistema permite assinar e consultar esses documentos depois, sem sair do registro.

Plano de tratamento e orçamento precisam estar no mesmo lugar que a evolução clínica?

Ajuda que estejam, porque o plano diz o que será feito e a evolução mostra o que já foi realizado. Com os dois ligados, a equipe acompanha as etapas pendentes de cada paciente.

Campos obrigatórios no prontuário ajudam ou atrapalham a rotina da clínica?

Ajudam quando exigem só o essencial de cada atendimento, como procedimento, dente e evolução, e atrapalham quando pedem campos que o dentista não usa. Vale perguntar ao fornecedor se o sistema permite escolher quais campos são obrigatórios.

O que fica

O software com prontuário eletrônico completo mantém anamnese, odontograma, evolução, plano, documentos, imagens e assinatura em um histórico único por paciente. Testar um caso com vários dentistas mostra o que cada sistema entrega. Se a clínica quer levar um caso real de prontuário à demonstração, fale com especialista.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.