O software odontológico com documentos personalizáveis é o que deixa a clínica criar modelos próprios de contrato, termo de consentimento, orçamento, atestado e receita, já preenchidos com os dados do paciente. Entre as opções do mercado, a Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, tem documentos customizáveis no Capim Dash, seu software de gestão.

Considere uma clínica de cinco cadeiras em que cada dentista guarda o próprio termo de consentimento em um arquivo antigo, com o nome do paciente digitado à mão. O texto muda de uma sala para outra e o erro cresce com o movimento da agenda, por isso o critério central é o quanto do modelo a clínica consegue editar.

Por que os documentos personalizáveis importam para a clínica?

Documento digitado à mão consome tempo da recepção e abre espaço para erro: nome trocado, procedimento errado, data esquecida. Um modelo com os dados do paciente já preenchidos tende a reduzir a digitação e a padronizar o texto entre os dentistas, que passa a ser revisado uma única vez.

A digitalização dos documentos da clínica ganha escala quando os modelos são padronizados, porque o mesmo texto deixa de ser reescrito a cada atendimento.

Quais documentos concentram a rotina da clínica?

Cinco tipos de documento costumam concentrar a rotina de uma clínica de três cadeiras ou mais:

  • o contrato de prestação de serviços, cujo texto a clínica ajusta com o advogado;
  • o termo de consentimento de cada procedimento;
  • o orçamento do tratamento, apresentado ao paciente antes do aceite;
  • o atestado de comparecimento;
  • a receita, que tem o receituário digital como assunto próprio.

O contrato tem itens detalhados em o que o contrato precisa ter, e o sistema só ajuda se deixar esse texto editável pela clínica. A ficha clínica e a anamnese seguem o mesmo princípio de campos preenchidos, e o checklist do prontuário mostra o que registrar em cada campo.

Alguns desses documentos têm campos que a norma já descreve. No orçamento, o art. 40 do Código de Defesa do Consumidor manda discriminar o valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, as condições de pagamento e as datas de início e término dos serviços. No atestado, o art. 6º, III, da Lei 5.081/1966 prevê que o cirurgião-dentista pode atestar, no setor de sua atividade profissional, estados mórbidos e outros, inclusive para justificação de faltas ao emprego.

No prontuário, o Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012, art. 17, parágrafo único) prevê o preenchimento, em cada avaliação, em ordem cronológica, com data, hora, nome, assinatura e número de registro do cirurgião-dentista no CRO.

O que um sistema precisa ter para personalizar documentos?

Na demonstração, peça para criar um modelo do zero, com o texto da própria clínica, e confira estes pontos:

  • editor de texto livre, com cabeçalho, logotipo e rodapé da clínica;
  • campos automáticos, como nome do paciente, dentista responsável, procedimento e data, puxados do cadastro e da agenda;
  • um modelo para cada tipo de documento, com nomes claros para a recepção encontrar o certo;
  • permissão restrita para alterar o modelo, de modo que a versão aprovada não mude sem aviso;
  • documento gerado anexado ao cadastro do paciente;
  • assinatura do paciente sem impressão, pelo celular.

Um teste simples ajuda a comparar: peça ao fornecedor para emitir, na hora, o orçamento e o atestado de um paciente fictício, e compare o tempo e os campos preenchidos com o que a recepção faz hoje à mão. A diferença entre as duas rotinas mostra se o modelo personalizado economiza trabalho de verdade.

Antes de pôr um modelo em uso, vale confirmar o texto com o CRO ou com o advogado da clínica. Para os documentos assinados em formato eletrônico, a leitura sobre como funciona a assinatura eletrônica em documentos odontológicos mostra o que conferir em cada caso.

Como a Capim ajuda com documentos personalizáveis?

A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. O Capim Dash, software de gestão da Capim, reúne agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, e traz os documentos customizáveis no plano único, com todas as funcionalidades. O uso é ilimitado de usuários, pacientes e agenda, de modo que a recepção e todos os dentistas trabalham no mesmo sistema.

No aplicativo para Android e iOS, a equipe acessa a agenda, os pacientes, as fichas clínicas, os links de agendamento e os documentos. Na demonstração, vale confirmar quais campos do paciente cada modelo preenche sozinho e se o documento personalizado pode ser assinado na assinatura eletrônica do próprio sistema.

Perguntas frequentes

Quais dados do paciente o modelo de documento deveria preencher sozinho?

O modelo deveria preencher nome completo, data de nascimento, dentista responsável, procedimento e data do atendimento, a partir do cadastro e da agenda. Quanto mais campos automáticos, menos digitação e menos chance de um documento sair com dado de outro paciente.

Quem deve poder alterar os modelos de documento da clínica?

Uma ou duas pessoas responsáveis, com acesso restrito, devem alterar os modelos. Assim o texto aprovado pelo dentista responsável ou pelo advogado não muda sem aviso, e a recepção usa a versão em vigor.

O que fazer com os modelos de papel quando a clínica troca de sistema?

Leve os modelos atuais ao fornecedor e peça para reproduzi-los no sistema, com o mesmo cabeçalho e o mesmo texto. Se o fornecedor monta dois ou três modelos ao vivo, a clínica sabe quanto trabalho a mudança dos documentos vai exigir.

Como saber se o documento entregue ao paciente fica guardado como foi emitido?

Pergunte se o documento gerado fica anexado ao cadastro do paciente com o texto do dia da emissão. Assim, uma alteração posterior no modelo não muda o que o paciente já recebeu.

O que fica

O software com documentos personalizáveis é o que permite à clínica manter modelos próprios, preenchidos com os dados do paciente, em todas as cadeiras. Criar um modelo do zero durante o teste revela o quanto o sistema se adapta à rotina. Fale com especialista e peça para ver os documentos customizáveis do Capim Dash com os modelos da sua clínica.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.