O paciente de ortodontia é lembrado do retorno mensal em três momentos: na saída da manutenção, com o próximo horário já marcado; perto da consulta, por uma confirmação automática; e depois da data, por uma lista dos pacientes em atraso que a recepção trabalha toda semana. A periodicidade é definida pelo ortodontista, e cabe à clínica garantir que o paciente chegue no dia combinado.

Imagine uma clínica em que o ortodontista atende muitos pacientes de aparelho, cada um com a sua manutenção. Quando as confirmações atrasam, alguns horários ficam vazios e outros pacientes passam do intervalo combinado sem que a equipe perceba.

Por que o retorno mensal da ortodontia pede um cuidado próprio?

O tratamento ortodôntico se sustenta em consultas recorrentes, e a manutenção perdida tende a deslocar a seguinte. Para a clínica, isso significa uma agenda que depende de um fluxo constante de retornos: quando o paciente não volta, a cadeira fica ociosa e o acompanhamento do caso perde o ritmo.

O problema é que o retorno mensal é fácil de esquecer justamente por ser rotineiro. O paciente tende a não sentir urgência, o intervalo entre as consultas é longo o bastante para a data sair da memória, e a recepção só percebe a falta quando o horário já passou. Lembrar bem depende de método, e não de lembrança individual.

Num estudo em um Centro de Especialidades Odontológicas regional do Ceará, publicado na Revista ROBRAC, foram contabilizadas 50.918 consultas especializadas e 11.537 (22,6%) registros de não comparecimento. As consultas de retorno representaram 67% do total de faltas, e a ortodontia teve o maior percentual de faltas às consultas de retorno (55,3%).

Como deixar a próxima manutenção marcada na saída?

A medida de maior efeito acontece antes de o paciente deixar a clínica: sair da manutenção com a próxima consulta marcada. A recepção abre a agenda da clínica, oferece o horário no intervalo definido pelo ortodontista e confirma com o paciente, ou com o responsável quando o paciente é menor de idade.

Alguns cuidados tornam esse passo mais confiável:

  • reservar blocos de manutenção na agenda do ortodontista, para que haja horário disponível no intervalo combinado;
  • registrar a data no cadastro do paciente, e não apenas na agenda;
  • entregar ao paciente a data por escrito ou por mensagem, no mesmo dia.

Assim, o retorno deixa de ser uma intenção e passa a ser um compromisso com data.

Como confirmar a manutenção sem sobrecarregar a recepção?

Com muitos pacientes de ortodontia, ligar um a um para confirmar consome o tempo da recepção. A saída é automatizar a confirmação, de modo que a equipe cuide apenas das exceções: quem pede para remarcar, quem não responde e quem avisa que não poderá ir. Quem for implantar essa rotina encontra o detalhamento em como automatizar a confirmação de consulta.

A confirmação também pode reduzir o prejuízo de um horário vazio, porque a clínica fica sabendo da falta a tempo de oferecer o horário a outro paciente. Os demais cuidados contra o não comparecimento estão em como reduzir faltas de pacientes.

O que fazer quando o paciente falta à manutenção?

A recepção entra em contato no mesmo dia, sem tom de cobrança, e oferece uma nova data o mais próxima possível. Em seguida, registra o motivo informado e avisa o ortodontista, a quem cabe decidir o que a ausência muda no acompanhamento do caso. A recepção cuida da data, e a orientação sobre o tratamento permanece com o profissional.

Em outro estudo no Ceará, que examinou 237 prontuários de tratamentos ortodônticos concluídos em 20 municípios, 2.665 das consultas foram faltas (32,17%), e a chance de falta ficou em torno de duas vezes maior quando houve mudança de profissional, segundo a Ciência & Saúde Coletiva, na SciELO.

Vale ainda registrar a falta no cadastro. Um paciente que falta com frequência merece uma conversa sobre o motivo, e esse histórico só existe se o registro for feito toda vez.

Como achar os pacientes que estão atrasados?

O paciente que não voltou não aparece na agenda, e por isso precisa de uma lista própria. Uma vez por semana, a recepção levanta os pacientes de ortodontia cuja última manutenção ficou para trás do intervalo combinado e que não têm nova data marcada, e chama cada um para reagendar.

Essa lista só é simples quando o sistema da clínica cruza a data da última consulta com a próxima marcada, e quem está escolhendo o sistema para esse perfil de clínica encontra os critérios em qual software usar em clínica de ortodontia. Sem esse cruzamento, a conferência vira uma busca manual no prontuário de cada paciente.

Como a Capim ajuda a lembrar o paciente do retorno?

A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas, reúne no Capim Dash, software de gestão da Capim, a agenda, o prontuário eletrônico, o financeiro e o aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades. Os lembretes e as confirmações de consulta pelo WhatsApp saem de forma automática, no agendamento, 24 horas antes e 1 hora antes da consulta, sem custo por mensagem.

O Capim Dash conta ainda com o controle de retornos, e tem uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda, inclusive para a clínica que acumula muitos pacientes de aparelho em manutenção. Se a clínica depende de um recurso muito específico, como filtrar a lista de pacientes em atraso por tipo de tratamento, vale confirmar na demonstração.

Perguntas frequentes

Como lembrar o paciente de aparelho que costuma esquecer a manutenção?

Deixe a próxima consulta marcada na saída e acrescente a confirmação automática pelo WhatsApp. Para quem esquece com frequência, a recepção pode ligar no dia anterior e combinar um horário fixo, que seja fácil de lembrar.

Quanto tempo o paciente pode ficar sem voltar à manutenção do aparelho?

Quem responde é o ortodontista, que define o intervalo de cada caso. À recepção cabe avisá-lo quando o paciente passa do intervalo combinado e reagendar o mais rápido possível.

Quem deve receber o lembrete quando o paciente de ortodontia é menor de idade?

O contato do responsável deve constar no cadastro, e a clínica combina com ele o canal em que prefere receber os avisos. Assim, a confirmação chega a quem de fato organiza a ida do paciente à consulta.

Como saber quantos pacientes de ortodontia estão sem manutenção marcada?

Faça uma lista dos pacientes cuja última consulta passou do intervalo combinado e que não têm nova data na agenda. Repetir esse levantamento toda semana mantém o número pequeno e o acompanhamento em dia.

O que fica

Lembrar o retorno mensal da ortodontia é uma rotina de três passos: sair com a próxima consulta marcada, confirmar de forma automática e buscar toda semana quem ficou para trás. Com agenda, confirmações e controle de retornos no mesmo sistema, a recepção acompanha tudo em um só lugar. Para avaliar se isso atende ao volume de pacientes de aparelho da clínica, fale com especialista da Capim.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.