O franqueador odontológico precisa acompanhar cada unidade em três camadas: o dinheiro (faturamento, recebimento e atraso por forma de pagamento), a agenda e o paciente (ocupação, faltas, retorno, aceite de orçamento, satisfação e reclamações) e a conformidade (o responsável técnico e os documentos de cada unidade). O painel da franqueadora lê indicadores consolidados, cada um no seu ritmo, e o prontuário fica com a unidade que atende o paciente.

Hoje, muitas redes recebem de cada unidade uma planilha diferente, em datas diferentes; com um painel em camadas, a reunião com o franqueado deixa de conferir números e passa a combinar o que corrigir.

Por que acompanhar as unidades importa para a rede?

Segundo a Associação Brasileira de Franchising (ABF), o franchising brasileiro tinha 202.444 franquias em funcionamento em 2025, ligadas a 3.297 redes. O número reúne todos os segmentos de franquia, e não apenas a odontologia. Nesse mercado, a marca depende da experiência que cada unidade entrega.

Para a franqueadora, o acompanhamento também protege a própria receita, já que a receita da unidade costuma formar a base do royalty, e a gestão de rede começa por enxergar todas as unidades com a mesma régua.

O que a franqueadora deve ler em cada camada?

Cada camada responde a uma pergunta diferente sobre a unidade, e os números chegam à rede a partir do que o franqueado controla na rotina:

  • Dinheiro: faturamento e recebimento, lidos separados (a base do royalty segue o que o contrato define, e o recebimento paga a operação), e o atraso por forma de pagamento.
  • Agenda e paciente: ocupação das cadeiras, faltas, retorno, aceite de orçamento, satisfação e reclamações.
  • Conformidade: responsável técnico, documentos assinados e protocolos de cada unidade.

O ritmo de leitura muda conforme a camada:

O que ler Camada Ritmo sugerido
Recebimento e atraso por forma de pagamento Dinheiro Toda semana
Faturamento e base do royalty Dinheiro No fechamento do mês
Ocupação e faltas Agenda e paciente Toda semana
Retorno e aceite de orçamento Agenda e paciente Todo mês
Satisfação e reclamações Agenda e paciente Reclamação no dia em que chega, pesquisa todo mês
Responsável técnico e termos assinados Conformidade A cada trimestre e a cada troca na equipe clínica

A lista completa de indicadores e os relatórios semanais do dono de clínica servem de ponto de partida; deles, a franqueadora fica com as linhas que comparam unidades entre si.

Como conferir a conformidade de cada unidade?

A Consolidação das Normas para Procedimentos nos Conselhos de Odontologia, do CFO, define três pontos. Toda entidade prestadora precisa de um cirurgião-dentista como responsável técnico (art. 90). As filiais contam como entidades prestadoras (art. 87, § 2º, a). E o mesmo dentista só pode ser responsável técnico de uma única entidade, sendo vedada, inclusive, a acumulação de responsabilidade de filial (art. 90, § 2º).

Na prática, cada unidade da rede tem o seu responsável técnico. Se ele se afastar, a substituição é imediata, e a alteração vai ao Conselho Regional em até 30 dias, sob pena de cancelamento da inscrição da entidade (art. 90, § 4º, da mesma consolidação).

A Resolução CFO-SEC-277/2025, no art. 10, pede que todos os profissionais do serviço assinem documento de ciência e compromisso com os protocolos do responsável técnico, o que vira uma checagem simples em cada visita à unidade.

O que fica fora do painel da franqueadora?

O painel da rede trabalha com indicador consolidado, enquanto o prontuário fica com a unidade que atende o paciente. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) classifica o dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II). Entre os seus princípios está a necessidade, que limita o tratamento ao mínimo necessário para as finalidades (art. 6º, III).

Para acompanhar ocupação, retorno ou aceite de orçamento, o número da unidade basta, sem identificar o paciente. Se a rede pretende auditar registros clínicos, vale confirmar com o advogado da clínica a finalidade, a base legal e quem pode acessar cada informação.

Como conversar com a unidade que fica fora do padrão?

A unidade que passa semanas com faltas ou atraso acima da média da rede pede, antes de tudo, uma conversa para entender a causa. Um roteiro que costuma funcionar:

  • Mostre o indicador ao lado da média da rede e da trajetória da própria unidade.
  • Pergunte pela causa antes de propor a solução: troca na recepção, dentista novo ou mudança de horário costumam aparecer primeiro nos números.
  • Combine uma ou duas ações, um responsável na unidade e a data em que o indicador volta à reunião.
  • Retome no ritmo da camada: toda semana para a agenda, todo mês para o dinheiro.

Quando o desvio está no resultado, a análise de lucro por unidade ajuda a separar a unidade que fatura pouco daquela que fatura bem e gasta demais. O padrão da rede ganha força quando cada desvio termina em um plano com data.

Onde a Capim entra no acompanhamento de cada unidade?

Os números do painel nascem do sistema da unidade. A Capim é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente. Ela oferece o Capim Dash, software de gestão com agenda, prontuário eletrônico, odontograma, anamnese digital, assinatura eletrônica, financeiro e aplicativo para Android e iOS, em plano único, com todas as funcionalidades e uso ilimitado de usuários, pacientes e agenda.

Para ler os números da unidade, o Capim Dash tem relatórios. A Maquininha Capim pode ser contratada sem o Capim Dash, mas, usada com ele, faz cada venda entrar no financeiro da clínica ligada ao paciente.

A Capim atende clínicas com mais de uma unidade, redes e franquias.

Perguntas frequentes

Como comparar uma unidade recém-aberta com as unidades mais antigas da rede?

Compare a unidade nova com o que as outras registravam nos mesmos meses de operação, e não com a média atual da rede. Ocupação, retorno e aceite de orçamento tendem a subir aos poucos no início, e a régua da rede madura faz uma unidade saudável parecer fora do padrão.

O que fazer quando o franqueado atrasa o envio dos números do mês?

Combine uma data fixa de fechamento e registre o atraso como item da conversa mensal. Números que saem direto do sistema da unidade tendem a chegar mais rápido e com menos divergência do que planilhas montadas à mão.

A pesquisa de satisfação precisa ser igual em todas as unidades da rede?

A comparação entre unidades só funciona com a mesma pergunta, enviada pelo mesmo canal e no mesmo momento do atendimento. A unidade pode acrescentar perguntas próprias, desde que o bloco comum da rede continue igual.

Quem dentro da franqueadora deve ver os números de cada unidade?

Cada pessoa vê os indicadores que usa no trabalho: o consultor de campo acompanha agenda e paciente, o financeiro acompanha recebimento e base do royalty, e quem cuida da conformidade confere responsável técnico e documentos.

O que fica

O franqueador odontológico acompanha bem a rede quando lê poucas linhas, sempre as mesmas e no ritmo certo: o dinheiro, a agenda e o paciente, e a conformidade de cada unidade. Com agenda, financeiro e pagamentos registrados no mesmo lugar, a clínica lê os próprios números com mais clareza, e o passo seguinte é falar com um especialista da Capim.

Sobre a autora

Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.