Na rede, atraso quer dizer a mesma coisa em todas as unidades. Por isso, controlar a inadimplência começa por uma regra escrita que define a partir de quando a parcela está atrasada, quem cobra em cada etapa e quem pode renegociar. O restante do controle vem da escolha de quem carrega o risco quando o paciente divide o valor do tratamento.
Por que a inadimplência pesa mais quando a rede tem várias unidades?
Um paciente com duas parcelas em aberto na unidade A marca uma avaliação na unidade B. Se o cadastro e o financeiro correm separados, a recepção da B atende sem saber do débito, enquanto a A dá o paciente como perdido, e a dívida fica sem dono.
O problema é que esse caso some quando cada unidade olha só os próprios números. Os princípios para reduzir a inadimplência valem para qualquer clínica, mas na rede só funcionam com uma regra comum a todas as portas de entrada.
Como definir o que é atraso e quem cobra em cada etapa?
A política começa por três definições, iguais para todas as unidades e registradas por escrito:
- Quando a parcela entra em atraso: no dia seguinte ao vencimento, sem tolerância diferente por unidade.
- Quem faz o primeiro contato: a unidade que atende o paciente e conhece o dentista responsável.
- Quando o caso passa para a equipe central: depois de um prazo fixado pela rede para todas as unidades.
As condições de pagamento nascem no orçamento: pelo Código de Defesa do Consumidor, art. 40, o fornecedor de serviço deve entregar orçamento prévio que discrimine as condições de pagamento e as datas de início e término dos serviços (CDC). Dentro de cada etapa, os contatos seguem uma régua de cobrança única, com o mesmo tom e intervalo em todas as unidades.
Quando a equipe central assume, o art. 42-A do mesmo código exige que os documentos de cobrança tragam o nome, o endereço e o CPF ou CNPJ do fornecedor do serviço (CDC). Se as unidades têm CNPJs diferentes, a cobrança identifica a unidade que atendeu, e vale confirmar esse desenho com o advogado ou o contador.
Como organizar a alçada para renegociar a dívida?
Renegociação sem alçada tende a criar diferenças entre unidades, já que o paciente consegue numa recepção um prazo que outra recusaria. A alçada define até onde cada pessoa decide sozinha:
- A recepção propõe nova data de vencimento dentro de um limite curto fixado pela rede.
- O gerente da unidade aprova mudanças no número de parcelas.
- O financeiro central decide o que foge da política, como a troca da forma de pagamento.
Cada acordo fica no cadastro do paciente, com quem aprovou e a data, para que outra unidade o veja antes de propor um novo. Na prática, a alçada transforma exceção em decisão rastreável.
Como acompanhar o atraso por unidade e por forma de pagamento?
O relatório só compara unidades quando todas aplicam a mesma regra de atraso e classificam o recebimento pelas mesmas formas de pagamento, já que cada forma carrega um risco diferente. Esse recorte depende do sistema usado para o controle da inadimplência.
| Forma de pagamento | Quem fica com o risco do atraso | O que acompanhar no relatório |
|---|---|---|
| Crediário próprio | A clínica que concedeu o parcelamento | Parcelas vencidas e acordos renegociados por unidade |
| Carnê emitido pela clínica | A clínica, que também faz a cobrança | Boletos pagos e em aberto por unidade |
| Boleto avulso | A clínica que emitiu o boleto | Boletos vencidos sem nova data combinada |
| Financiamento com risco de quem concede | A empresa que concede o financiamento | Pedidos aprovados e valores recebidos à vista |
Com a regra única, uma unidade fora do padrão aparece como sinal para agir, e não como diferença de critério.
O que reduz a exposição da rede ao atraso?
A rede reduz a exposição por dois lados. O primeiro é padronizar o parcelamento próprio, com número de parcelas, entrada e limites iguais entre as unidades.
O segundo é oferecer ao paciente que precisa dividir o valor um financiamento, e o caixa da unidade depende menos de parcelas futuras.
Essa necessidade aparece cedo na conversa. Na apresentação do Censo da Odontologia com o CFO, em 23/01/2025, o CEO da ABIMO, Paulo Henrique Fraccaro, afirmou que “Os dados mostram que pouca gente vai ao dentista e quando vai tem recursos somente para uma limpeza e não para um tratamento mais complexo” (CFO).
Como a Capim entra quando o paciente divide o valor?
A Capim, plataforma de gestão para clínicas odontológicas que reúne gestão, soluções financeiras e crédito ao paciente, oferece duas formas de dividir o valor no boleto, que se diferenciam por quem fica com o risco.
No Financiamento Capim, o paciente parcela em até 36x no boleto, mesmo sem cartão de crédito ou limite disponível, com análise de crédito feita a partir do CPF. A clínica recebe à vista, em até 3 dias úteis depois da aprovação, e é a Capim quem assume o risco da inadimplência, não o dentista.
No Carnê Capim, a clínica define parcelas e valores, recebe a cada boleto pago e fica com o risco e a cobrança. A consulta de CPF é opcional e feita pela própria clínica. Por isso o Carnê entra na política da rede pelas mesmas regras do crediário próprio.
Com o Capim Dash, software de gestão da Capim, a gestão da clínica, a Maquininha, o Financiamento e o Carnê ficam no mesmo lugar. Como esse financeiro se apresenta numa operação com várias unidades é um ponto para levar à demonstração, com o desenho da sua rede em mãos.
Perguntas frequentes
A unidade pode atender um paciente que tem parcela atrasada em outra unidade da rede?
Pode, desde que a recepção veja o débito antes do atendimento e siga o que a política da rede define para o caso. Uma forma é acionar quem tem alçada, combinar a regularização e registrar o acordo no cadastro do paciente.
Vale a pena centralizar a cobrança da rede em uma equipe só?
Faz sentido quando o volume de casos sobrecarrega as recepções, porque a equipe central libera a secretaria para o atendimento. O ponto de atenção é o histórico: a central precisa ver os acordos feitos na unidade para não contradizer o que foi combinado.
Cada unidade da rede deve ter um cadastro de pacientes separado?
Um cadastro único por paciente permite ver débitos, acordos e tratamentos em andamento em qualquer recepção da rede. Na unificação, cruzar CPF e telefone ajuda a encontrar fichas duplicadas antes de juntar o histórico.
Quando a rede deve revisar a política de inadimplência?
Na abertura de uma unidade nova, na adoção de outra forma de pagamento e quando o relatório mostrar uma unidade fora do padrão por vários meses. A revisão confere se a definição de atraso, a régua e a alçada continuam iguais em todas as unidades.
O que fica
Numa rede, a inadimplência fica sob controle quando todas as unidades aplicam a mesma regra de atraso, a mesma régua e a mesma alçada, e quando a escolha de quem fica com o risco de cada parcela segue critério. Com essa política apoiada num financeiro organizado, a direção enxerga o que a rede inteira tem a receber; para avaliar isso com os seus números, fale com especialista.
Sobre a autora
Carla Duarte é redatora da Capim e graduanda de Odontologia. Escreve sobre gestão, recebimento e crédito ao paciente para clínicas.